Các nguyên tắc chủ đạo của hệ thống lean
Lean Principles là một hệ thống tư duy và phương pháp làm việc tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất và loại bỏ lãng phí trong các quy trình và hoạt động của tổ chức. Tinh gọn không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn được mở rộng và áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác như quản lý dự án, quản lý dịch vụ, y tế, giáo dục, và thậm chí cả trong cuộc sống cá nhân.
Tinh gọn tập trung vào mục tiêu chính: tạo ra giá trị cho khách hàng và loại bỏ những hoạt động không cần thiết, không đóng góp vào giá trị cuối cùng. Bằng cách tập trung vào việc cải thiện liên tục và tối ưu hóa quy trình làm việc, triết lý này thúc đẩy sự linh hoạt, sự đổi mới và tăng cường khả năng thích ứng của tổ chức với môi trường thay đổi.
Một số nguyên tắc cốt lõi của triết lý tinh gọn bao gồm:
- Loại bỏ lãng phí: Tập trung vào việc loại bỏ mọi hoạt động không cần thiết, không tạo giá trị và tiêu tốn tài nguyên.
- Tập trung vào giá trị: Đặt khách hàng là trung tâm và tập trung vào việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao nhất cho họ.
- Cải thiện liên tục: Khuyến khích việc luôn luôn cải thiện quy trình và hoạt động để tối ưu hóa hiệu suất.
- Sự linh hoạt: Khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và khả năng điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu mới.
- Tự động hóa: Sử dụng công nghệ và tự động hóa để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.
- Tôn trọng con người: Đặt sự tôn trọng và hỗ trợ người lao động làm việc trên mọi cấp độ trong tổ chức.
Triết lý tinh gọn không chỉ đơn thuần là một phương pháp làm việc mà còn là một triết lý quản lý tổ chức, hướng đến việc cải thiện liên tục, tối ưu hóa hiệu suất và tạo ra giá trị cho khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Thích ứng Lean trong Thời đại Cách mạng Công nghiệp 4.0: Sức mạnh của Kết hợp với Chuyển đổi Số”
Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang thúc đẩy các công ty tại Việt Nam phải thay đổi để áp dụng Lean một cách sáng tạo nhằm tận dụng sức mạnh của Chuyển đổi Số. Một ví dụ minh họa rõ nét về sự kết hợp này là việc áp dụng Lean trong việc tối ưu hóa dòng sản xuất thông qua việc sử dụng các giải pháp kỹ thuật số.
Một doanh nghiệp sản xuất xe hơi, chẳng hạn, đã kết hợp nguyên tắc Lean với công nghệ IoT Big Data và Trí tuệ Nhân tạo Máy học (AI). Họ sử dụng cảm biến trên các dây chuyền sản xuất để thu thập dữ liệu về hiệu suất và tình trạng của máy móc. Dữ liệu này được tự động chuyển đến một hệ thống phân tích dữ liệu lớn, sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích và dự đoán sự cố tiềm ẩn hoặc lỗi thường gặp. Kết quả, họ có thể dự đoán và ngăn chặn sự cố trước khi nó xảy ra, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu thời gian dừng máy.
Hơn nữa, việc kết hợp Lean với chuyển đổi số không chỉ là về sản xuất. Một công ty dịch vụ khách hàng đã áp dụng nguyên tắc Lean để tối ưu hóa quá trình hỗ trợ khách hàng. Họ sử dụng các công cụ tự động hoá và trí tuệ nhân tạo (Chatbot, ChatGPT…) để phân loại và xử lý yêu cầu hỗ trợ, từ đó tối ưu hóa thời gian phản hồi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Như vậy, chuyển đổi Lean để thích ứng trong thời đại Công nghiệp 4.0 không chỉ liên quan đến việc cải thiện quá trình sản xuất mà còn mở ra nhiều cơ hội trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Sự kết hợp thông minh giữa Lean và chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp tại Việt Nam tăng cường năng suất, cải thiện chất lượng và tăng cường sự linh hoạt để thích ứng với môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và thách thức.
Tham khảo bài viết về Chuyển đổi số cho lãnh đạo doanh nghiệm SME Việt Nam: https://cicc.com.vn/chuyen-doi-so-danh-cho-lanh-dao-doanh-nghiep-sme-keieijuku/
Hướng dẫn thay đổi để thích ứng với những nguyên tắc mới của Lean 4.0 được trình bày và chia sẻ bởi Master Black Belt Phạm Thanh Diệu – Chủ tịch & CEO CiCC, và là chuyên gia tư vấn Lean Six Sigma hàng đầu Việt nam hiện nay. Giúp Doanh nghiệp nắm rõ cách thức tổ chức triển khai.
Lean là một phương pháp kinh doanh, sinh ra từ thực hành sản xuất, đang biến đổi thế giới của công việc tri thức. Không giống như nhiều phương pháp kinh doanh khác, Lean không phải là một thực hành quy định đi kèm với các quy tắc cứng nhắc, công cụ và thực tiễn cụ thể. Lean khuyến khích một thực hành cải tiến liên tục, được gọi continuous improvement (CI) , căn cứ vào sự tôn trọng cơ bản đối với con người. Đó là một cách suy nghĩ, được hình thành bởi các nguyên tắc Lean được trình bày trong bài viết này.
Những nguyên tắc Lean (Lean principles) này có thể áp dụng cho bất kỳ nhóm nào, trong bất kỳ tổ chức nào, trong bất kỳ ngành nghề nào. Thực hành Lean hiệu quả phụ thuộc vào việc biết cách áp dụng những nguyên tắc Lean một cách hiệu quả trong môi trường kinh doanh của bạn. Điều quan trọng cần nhớ: các nguyên tắc quản lý Lean tập trung nhóm vào việc thúc đẩy cải tiến liên tục. Khi Lean được triển khai hiệu quả, nhóm và các quá trình họ sử dụng để mang giá trị đến cho khách hàng trở nên mạnh mẽ hơn theo thời gian.
Thường, cải tiến liên tục có nghĩa là xem xét các quá trình kinh doanh hiện có nhằm đơn giản hóa và tăng tốc độ đưa ra giá trị cho khách hàng. Tư duy Lean (Lean thinking) thường dẫn đến những cải tiến quá trình từng bước mà tổng cộng chuyển dịch thành những cải tiến lớn về hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Phản hồi từ khách hàng thông tin cho quá trình tiến triển theo từng bước. Các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin từ công việc tri thức với nhau, làm mạnh mẽ thêm các quá trình.
Khi triển khai hiệu quả, các nguyên tắc quản lý Lean tạo ra một vòng lặp phản hồi tự tạo rất động (feedback loop) giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng. Creating feedback loops that enable more effective team members to deliver higher quality products to customers faster is at the core of Lean thinking.
Đó chính là lý do tại sao Lean dành nhiều sự tập trung vào việc cải tiến quá trình cũng như làm việc đầu ra. Và cũng chính vì vậy mà các nguyên tắc Lean cung cấp cho việc xây dựng những vòng lặp phản hồi hiệu quả.
Ngoài việc cải tiến quá trình, một mục tiêu khác là xác định đúng các rào cản đối với tiến triển; ví dụ, nhận ra rằng việc lập kế hoạch cho một công việc từ vài tháng trước đó sẽ được xem xét là lãng phí theo quan điểm của Lean – một chủ đề được trình bày cụ thể hơn ở phần dưới đây.
Nhưng điều này không chỉ là việc xác định và giảm thiểu lãng phí. Đó là việc tiếp tục tập trung vào việc loại bỏ các rào cản làm chậm con đường của bạn đến việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Khi bạn nhận ra một điều gì đó không phù hợp với nguyên tắc Lean, hãy sử dụng nó như một cơ hội để phát triển. Chia sẻ điều đó với đồng đội của bạn. Chia sẻ những thành công, nhưng quan trọng hơn, hãy thảo luận về những thất bại, cũng vậy. Đây là cách bạn thực hành cải tiến liên tục trong Lean – bằng cách chia sẻ những điều đã hoạt động tốt hoặc không hoạt động tốt hoàn toàn – bạn đang học hỏi cùng với nhóm của mình và cũng thể hiện nguyên tắc của Lean là tạo ra tri thức.
Hãy xem xét những điều cơ bản về các nguyên tắc của Lean. Tham khảo nội dung này khi bạn đối mặt với một quyết định khó khăn và bạn không chắc chắn về việc làm “đúng theo Lean”. Theo thời gian, bạn sẽ bắt đầu nhìn thấy cách suy nghĩ Lean có thể dẫn bạn đến một môi trường làm việc lành mạnh, hiệu quả hơn và bền vững hơn.
Cập nhật bảy Nguyên Tắc Lean (Sử dụng số 7 yêu thích):
Tối ưu hóa toàn diện Optimize the whole:
Mọi doanh nghiệp đều đại diện cho một chuỗi giá trị (value stream), chuỗi các hoạt động cần thiết để thiết kế, sản xuất và giao hàng sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Nếu mục tiêu của bạn là cung cấp nhiều giá trị (value) nhất cho khách hàng của bạn một cách nhanh chóng nhất có thể, thì bạn phải tối ưu hóa các chuỗi giá trị của mình để có thể làm được điều đó. Để hiểu cách tối ưu hóa các chuỗi giá trị của bạn, trước hết bạn phải xác định chúng một cách đúng đắn.
Toyota đã mở đầu cho suy nghĩ Lean vào những năm 1940 với mục tiêu cải thiện hiệu suất và chất lượng sản xuất trên các dây chuyền của họ. Họ đã sử dụng bản đồ chuỗi giá trị để đạt được điều đó và họ đã cách mạng hóa ngành công nghiệp sản xuất trong quá trình đó.
“Trực quan hóa” hoặc “Sơ đồ / bản đồ hóa” “Visualizing” or “mapping” quá trình là hình thức hiện đại của việc đặt ra bản đồ chuỗi giá trị (visual stream mapping VSM) mà nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để cải thiện từng bước quá trình nhằm cung cấp giá trị cho khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Khi thực hiện một cách hiệu quả, việc đặt ra bản đồ chuỗi giá trị khuyến khích suy nghĩ hệ thống (systems thinking), thường mang lại lợi ích vượt ra ngoài hiệu quả, bao gồm cải thiện giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Dưới đây là một số bước đơn giản bạn có thể tuân theo để bắt đầu với việc đặt ra bản đồ chuỗi giá trị (VSM):
- Xác định chuỗi giá trị để triển khai các mức độ hiệu quả mới
- Tận dụng bảng Kanban doanh nghiệp kỹ thuật số để trực quan hóa quá trình làm việc
- Mô tả hiện trạng ra bản đồ cho quá trình hiện tại
- Xây dựng chiến lược và tạo ra bản đồ cho quá trình tương lai
- Thiết kế bảng cân bằng của bạn để ghi lại các chỉ số đúng cho việc cải thiện
- Phát triển một kế hoạch hành động chi tiết để địa chỉ các không hiệu quả
- Đối mặt với các thách thức như thời gian chờ đợi hoặc công việc ẩn
Đừng quên, đây là một quá trình lặp đi lặp lại. Nó không cần phải hoàn hảo – việc đặt ra bản đồ chuỗi giá trị là một quá trình lặp đi lặp lại và liên tục.
Loại bỏ lãng phí Eliminate waste
Việc hiểu tư duy lean thông qua góc nhìn của định nghĩa lãng phí này sẽ hữu ích: Nếu khách hàng của bạn không được hưởng lợi từ nó hoặc không sẵn sàng trả tiền cho nó, thì đó là lãng phí. Trong ngữ cảnh kinh doanh, lãng phí xuất hiện dưới nhiều hình thức:
- Chuyển đổi ngữ cảnh Context switching – Mặc dù khái niệm này bắt nguồn từ lĩnh vực khoa học máy tính, nhưng nó cũng áp dụng vào các luồng công việc trong doanh nghiệp. Để loại bỏ lãng phí, bạn phải tập trung nhóm vào các mục công việc quan trọng. Đối mặt với quá nhiều việc cùng một lúc và việc chuyển đổi ngữ cảnh sẽ làm chậm hoặc làm trật lộ trình tiến triển. Nhóm Agile của bạn có đang làm việc với các ưu tiên đúng không?
- Hệ thống thông tin không hiệu quả Inefficient information systems – Điều này cũng có nguồn gốc từ việc Toyota làm việc để tối ưu hóa quá trình sản xuất của mình cách đây hàng thập kỷ. Trong môi trường sản xuất, đặc biệt là những môi trường tập trung vào sản xuất ngay lập tức, việc tất cả nhân viên có quyền truy cập thông tin kịp thời là cực kỳ quan trọng. Điều này ngày càng trở nên đúng khi doanh nghiệp đấu tranh với cách để giao tiếp với các lực lượng lao động toàn cầu ngày càng đa dạng với các mức độ truy cập công nghệ khác nhau.
- Sản xuất quá mức / kho hàng không được sử dụng Overproduction / sitting inventory – Sản xuất quá nhiều một sản phẩm là không hiệu quả. Một nhà sản xuất ô tô có thể giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng từ các đại lý để dự báo chính xác khối lượng sản xuất tiếp theo cần thiết. Một nhà bán lẻ có thể làm việc để tích hợp hệ thống bán hàng và tồn kho thời gian thực với mục tiêu tối ưu hóa quá trình mua hàng cho độ chính xác cao hơn.
Xây dựng chất lượng vào Build quality in
sản phẩm Khi doanh nghiệp phát triển, các hạn chế của các hệ thống tự chế (homegrown systems) đã bộc lộ. Các công ty Lean thiết lập mình cho sự phát triển bền vững bằng cách thực hành nguyên tắc Lean xây dựng chất lượng vào sản phẩm.
Khái niệm này đơn giản: Tự động hóa và chuẩn hóa (Automate and standardize) bất kỳ quá trình nào đơn điệu, có thể lặp lại, hoặc bất kỳ quá trình nào dễ gặp lỗi của con người (human error). Điều này cho phép các công ty Lean loại bỏ lỗi (Poka Yoke – Error Proof) từng phần quan trọng của chuỗi giá trị của họ, để họ có thể tập trung năng lượng vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng.
Toyota đã dẫn đầu trong những thập kỷ đó khi tìm cách tự động hóa các phần của quá trình sản xuất. Vào những năm 1990, Dell thực hiện cách để sản xuất máy tính và máy chủ bằng cách chỉ cung cấp các bộ phận cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng cho bất kỳ ngày nào. Gần đây nhất, Amazon đã chứng minh tài năng trong việc tự động hóa các quá trình cần thiết để giao hàng số lượng đơn đặt hàng ngày càng tăng đến khách hàng trong vòng hai ngày hoặc ít hơn.
Giao hàng nhanh chóng Deliver fast
Khi một công việc đạt được khách hàng của bạn, nó có giá trị. Cho đến lúc đó, nó không có giá trị.
Nguyên tắc Lean về việc giao hàng nhanh chóng thông qua việc quản lý luồng công việc dựa trên ý tưởng rằng bạn càng nhanh chóng giao các yếu tố giá trị cho khách hàng, bạn càng sớm có thể bắt đầu học hỏi từ phản hồi của khách hàng. Bạn càng học hỏi từ khách hàng, bạn càng tốt trong việc đáp ứng đúng những gì họ muốn.
Để giao hàng nhanh chóng, tổ chức phải quản lý luồng công việc bằng cách giới hạn công việc đang diễn ra (WIP – work in process) và duy trì một tập trung không ngừng vào việc cung cấp giá trị. Mô hình phát triển phần mềm Agile được tạo ra để giúp các công ty giao nhanh chóng giá trị. Việc cung cấp các bản vá bảo mật liên tục và định kỳ cho hệ điều hành máy tính cá nhân và máy chủ hoặc hệ điều hành di động là một ví dụ.
Nhưng điều này cũng áp dụng đối với các công ty sản xuất sản phẩm. Các nhà cung cấp máy tính cá nhân thường muốn thiết kế và giao sản phẩm xây dựng dựa trên công nghệ bộ xử lý hoặc công nghệ xử lý đồ họa mới nhất ngay khi các sản phẩm này trở nên có sẵn.
Tạo tri thức Create knowledge
Data – Dữ liệu: Là một tập hợp các sự kiện thực tế như: con số, từ ngữ, chỉ số đo lường, quan sát… đã được dịch thành một định dạng mà máy tính có thể xử lý.
Information – Thông tin: Là một tập hợp các sự kiện thực tế như: con số, từ ngữ, chỉ số đo lường, quan sát… đã được dịch thành một định dạng mà con người có thể xử lý.
Knowledge – Tri thức: Tri thức hay kiến thức là sự mô tả, phân tích, giải thích hay hiểu biết đối với các sự kiện thực tế như: con số, từ ngữ, chỉ số đo lường, quan sát… có được nhờ trải nghiệm hay thông qua học và hành (KNOW-HOW).
Nguyên tắc Lean về việc tạo tri thức liên quan đến khái niệm tối ưu hóa toàn bộ. Một tổ chức Lean là một tổ chức học tập; nó phát triển thông qua việc phân tích kết quả của các lô / thử nghiệm nhỏ, từng phần của một quá trình cụ thể theo thời gian. Ngay cả những cải tiến quá trình nhỏ cũng có thể có tác động lớn đối với sản xuất, giao hàng hoặc chất lượng tổng thể – đặc biệt là khi triển khai trong các quá trình có khối lượng lớn.
Hơn nữa, những cải tiến quá trình nhỏ này có thể đến từ bất kỳ thành viên nào trong nhóm, từ nhân viên cá nhân trên dây chuyền sản xuất đến một chủ sở hữu sản phẩm hoặc một Scrum Master. Đó là lý do tại sao sự tự chủ là một khái niệm quan trọng đối với các nhóm Agile và trong tư duy lean.
Mặc dù sự tự chủ cho phép các cải tiến đến từ cấp độ nhóm, cũng quan trọng để thu thập thông tin từ các vòng lặp phản hồi một cách có hệ thống. Ở cấp độ tổ chức, điều này cho phép việc học được giữ lại và chia sẻ. Đó là lý do tại sao nguyên tắc Lean về việc tạo tri thức nói rằng các tổ chức Lean phải cung cấp cơ sở hạ tầng để tài liệu và giữ lại những học được quý báu.
Trì hoãn cam kết Defer commitment
Suy nghĩ Lean xuất phát từ triết lý sản xuất của Toyota, với sự nhấn mạnh vào hệ thống quản lý hàng tồn kho ngay khi cần thiết. Đối với nhiều doanh nghiệp, có áp lực cảm thấy cần phải lập kế hoạch và đôi khi hoàn thành công việc trước hạn chót, đặc biệt khi có nhiều điều quan trọng liên quan.
Nhưng làm như vậy có thể dẫn đến sự thiếu linh hoạt có thể ảnh hưởng đến khả năng của một công ty cung cấp liên tục giá trị cho khách hàng. Bắt đầu quá sớm thường dẫn đến lãng phí dưới dạng lập kế hoạch quá mức hoặc việc chuyển đổi ngữ cảnh khi nhóm tập trung tài nguyên của mình vào các ưu tiên không đúng.
Nguyên tắc Lean về việc trì hoãn cam kết nói rằng các tổ chức Lean cũng nên hoạt động như các hệ thống ngay lúc cần đúng lục – đúng loại – đúng lượng JIT (just-in-time systems), chờ đến phút cuối cùng để đưa ra quyết định có trách nhiệm. Điều này cho phép các tổ chức Lean có tính linh hoạt để đưa ra quyết định có thông tin đầy đủ, cập nhật nhất có sẵn.
Tôn trọng con người Respect people
Sự thành công của bất kỳ sáng kiến Lean nào phụ thuộc vào một nguyên tắc Lean: Tôn trọng con người. Các doanh nghiệp thiết kế và cung cấp sản phẩm phục vụ khách hàng. Nếu chúng ta nhìn vào điều này từ góc độ quá trình, hành trình đến với khách hàng bắt đầu từ một ý tưởng, sau đó đến kế hoạch, thiết kế, sản xuất và cuối cùng là giao hàng.
Effective product development depends on strong teams collaborating across departments, strengthened both by the work stream experience and by the knowledge obtained through ongoing customer feedback.
Làm đúng đồng nghĩa với việc một công ty tôn trọng con người ở nhiều mức độ, mang lại lợi ích đôi bên cho tất cả:
- Tôn trọng khách hàng, chúng ta đưa ra quyết định sẽ mang đến cho họ giá trị lớn nhất với sự lãng phí tối thiểu.
- Tôn trọng nhân viên của chúng ta, chúng ta tạo ra môi trường cho phép mọi người làm việc tốt nhất của họ.
- Tôn trọng đồng nghiệp của chúng ta, chúng ta liên tục cố gắng tối ưu hóa các quy trình của mình để mọi người có thể mang đến giá trị tốt nhất mà họ có thể cung cấp.
Quá trình tạo ra các nhóm Lean
Lean bao gồm việc hình thành các nhóm xung quanh các quá trình hiện tại:
- Xác định những quá trình đó, phân tích những quá trình đó, sau đó tạo ra các nhóm tập trung vào việc cải thiện những quá trình đó.
- Cần phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi nhóm, cũng như phương pháp để cải thiện quy trình.
- Mỗi nhóm phải chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi hợp lý mà không cần phải di chuyển qua cấu trúc kinh doanh theo hệ thống phân cấp truyền thống.
Các lợi ích của việc hình thành các nhóm Lean bao gồm:
- Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và giữa các nhóm
- Tạo điều kiện cho các nhóm có thể ra quyết định và tác động đến sự thay đổi
- Tạo ra các nhóm chức năng chéo thay vì các phân ban dựa trên kỹ năng
- Cải thiện chất lượng của sản phẩm và dịch vụ của công ty
- Rút ngắn thời gian cần để cung cấp giá trị cho khách hàng
Khi áp dụng nguyên tắc Lean trong tổ chức của bạn, hãy để nguyên tắc quản lý Lean hướng dẫn bạn. Hãy tiếp nhận tư duy Lean. Xem xét lựa chọn của bạn một cách cẩn trọng – ngay cả nếu điều đó có nghĩa là phải thay đổi tổ chức để hỗ trợ hoàn toàn các sáng kiến của bạn. Điều này sẽ đặt nền tảng cho một trải nghiệm Lean thành công.
Tác giả: MBB.Phạm Thanh Diệu
