Hướng dẫn triển khai Lean – Hệ thống Sản xuất Tinh gọn

Tại Sao Doanh Nghiệp Việt Nam Cần Chuyển Đổi Sang Lean?

Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu và cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức từ cả trong nước và quốc tế. Những yếu tố như chi phí lao động ngày càng tăng, áp lực từ chuỗi cung ứng, và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và cải tiến. Đặc biệt, khi xu hướng phát triển bền vững và chuyển đổi số ngày càng lan rộng, việc duy trì và nâng cao hiệu suất sản xuất trở thành yếu tố sống còn.

Mô hình Lean, với trọng tâm là tối ưu hóa dòng chảy giá trị và loại bỏ lãng phí, chính là một trong những phương pháp hiệu quả nhất mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để giải quyết những thách thức này. Lean không chỉ giúp cải thiện hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm, mà còn giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng thích ứng với biến động thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.

Việc chuyển đổi sang mô hình Lean không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện nay.

Bài viết này được chia sẻ bởi CiCC – một là đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo về cải tiến liên tục 5S Kaizen Lean TPM và quản lý chất lượng TQM Six Sigma. Với kinh nghiệm thực tiễn qua hàng trăm dự án chuyển đổi Lean thành công tại Việt Nam, CiCC đã và đang hỗ trợ các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua tối ưu hóa quá trình, giảm lãng phí, và phát triển văn hóa cải tiến liên tục.

Chuyên gia MBB. Phạm Thanh Diệu, Chủ Tịch & Giám đốc của CiCC, với hơn 20 năm kinh nghiệm, ông đã trực tiếp hướng dẫn và tư vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước trong hành trình chuyển đổi Lean. Bài viết này tổng hợp những kinh nghiệm quý báu từ chuyên gia, với hy vọng giúp các doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ hơn về Lean transformation và cách thức áp dụng vào thực tiễn, từ đó sẵn sàng cho một bước chuyển mình mạnh mẽ trong thời đại mới.

Thông qua những chia sẻ trong bài viết, CiCC mong muốn mang đến cái nhìn toàn diện và các hướng dẫn cụ thể cho các doanh nghiệp Việt Nam, giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi Lean và bắt đầu hành trình cải tiến để đạt được hiệu quả bền vững.

Chuyển Đổi Lean Là Gì? Hướng Dẫn Toàn Diện

Tìm hiểu về khái niệm chuyển đổi Lean và cách nó giúp bạn giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa dòng chảy giá trị.

Khi nói về Lean, những yếu tố đầu tiên mà chúng ta thường nghĩ đến là giá trị khách hàng và loại bỏ lãng phí. Mặc dù rất quan trọng, cả hai đều là hệ quả của quá trình chuyển đổi Lean liên tục và toàn diện. Điều này có vẻ như chỉ là một sự khác biệt nhỏ đối với một số người, nhưng việc phân biệt đúng thực sự rất quan trọng.

Nếu chúng ta chỉ nhìn Lean từ góc độ giảm lãng phí, thì rất dễ nhầm lẫn một sáng kiến Lean với việc cắt giảm chi phí hoặc giảm ngân sách. Thật đáng tiếc, nhưng nhiều doanh nghiệp thực sự hiểu Lean theo cách này khi họ tuyên bố đang thực hiện chuyển đổi Lean. Điều này hoàn toàn sai và xa rời với mục đích thực sự.

Trong các đoạn dưới đây, bạn sẽ tìm hiểu về các yếu tố cốt lõi của chuyển đổi Lean và tầm quan trọng của nó.

Chuyển Đổi Lean Là Gì?

Chuyển đổi Lean là một phương pháp tiếp cận có hệ thống để cải tiến quá trình nhằm giải quyết các thách thức ở cấp độ tổ chức hoặc nhóm bằng cách giới thiệu các thay đổi. Mục tiêu của quá trình chuyển đổi Lean là tối đa hóa dòng chảy giá trị bằng cách chuyển đổi khỏi các phương pháp kinh doanh truyền thống. Kết quả là, các hoạt động không mang lại giá trị sẽ được xác định, loại bỏ hoặc tối ưu hóa. Điều này trái ngược với quan niệm phổ biến rằng Lean chỉ là loại bỏ lãng phí.

Chuyển đổi Lean là tình huống cụ thể và phụ thuộc rất nhiều vào ngành công nghiệp và các vấn đề cần được giải quyết. Nó có thể được áp dụng trong một nhóm hoặc phòng ban và mở rộng ra toàn doanh nghiệp.

Tại Sao Chuyển Đổi Lean Quan Trọng?

Chuyển đổi Lean giúp các doanh nghiệp thích ứng với các xu hướng mới nổi, duy trì tính linh hoạt và khả năng phản ứng với sự thay đổi. Nó cho phép phát triển một văn hóa định hướng giá trị bền vững, đồng thời tập trung vào nhu cầu và mong đợi của khách hàng và thúc đẩy tư duy cải tiến liên tục.

Vì vậy, điều này ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc đáp ứng đúng mức với trải nghiệm khách hàng ngày càng cao hoặc các mong đợi ưu tiên số hóa, điều này làm cho sự linh hoạt của tổ chức trở thành một đặc điểm quan trọng của các doanh nghiệp thành công.

Cách tiếp cận của chuyển đổi Lean có thể được sử dụng để triển khai các cải tiến chiến lược hoặc vận hành như giải quyết các vấn đề quá trình công việc hoặc năng suất của nhóm. Đây là một phương pháp phổ quát có thể được áp dụng lặp lại để giải quyết nhiều vấn đề yếu kém trong hệ thống.

Năm Khu Vực Trọng Tâm Của Quá Trình Chuyển Đổi Lean

Dù bạn có ý định triển khai các nguyên tắc quản lý Lean trong nhóm, một phòng ban hay toàn bộ công ty, mọi mô hình chuyển đổi Lean đều có năm khu vực trọng tâm. Để điều hướng qua quá trình này, bạn có thể đặt các câu hỏi cụ thể ở mỗi giai đoạn.

  1. Phương Pháp Tiếp Cận Tình Huống: Mục tiêu ban đầu là đảm bảo mọi người đều đồng lòng về các mục tiêu chung của quá trình chuyển đổi. Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm: Mục đích của thay đổi là gì? Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì? Điều này cần phải rõ ràng với ban lãnh đạo và nhân viên về lý do tại sao bạn bắt đầu quá trình chuyển đổi Lean. Là người khởi xướng, bạn cần có sự ủng hộ vững chắc ở tất cả các cấp độ của tổ chức, nếu không bạn có nguy cơ quay trở lại “cách cũ” nhanh chóng. Hãy minh bạch về các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết với Lean và xác thực vấn đề của bạn với ban điều hành để đảm bảo họ đứng sau bạn.
  1. Cải Tiến Quá trình: Đánh giá các quá trình cần được tối ưu hóa và cung cấp danh sách các cải tiến. Trả lời câu hỏi “Chúng ta đang cải thiện công việc thực tế như thế nào?” sẽ giúp bạn truyền đạt rõ ràng những gì sẽ xảy ra trong và sau quá trình chuyển đổi Lean để tránh sự kháng cự hàng loạt.
  2. Phát Triển Năng Lực: Trả lời câu hỏi “Chúng ta đang xây dựng năng lực như thế nào?” sẽ giúp bạn hiểu rõ về điểm mạnh và yếu của đội ngũ, đồng thời đặt việc phát triển kỹ năng làm ưu tiên chiến lược. Bạn cần đặc biệt chú ý đến việc đào tạo các quản lý và nhân viên về các thực hành của Lean. Bạn không thể mong đợi bất cứ điều gì thay đổi trừ khi đội ngũ của bạn thay đổi tư duy và cách làm việc.
  3. Lãnh Đạo Có Trách Nhiệm: Các hành vi lãnh đạo và hệ thống quản lý nào là cần thiết? Những nhà lãnh đạo Lean có trách nhiệm hỗ trợ các thành viên trong nhóm trở nên độc lập hơn và tự tổ chức, đồng thời thúc đẩy việc học hỏi và cải tiến liên tục. Việc chấp nhận văn hóa lãnh đạo chia sẻ sẽ cho phép các thành viên trong nhóm khai phá tiềm năng lãnh đạo của họ, và trao quyền cho họ ra quyết định mà không cần xin phép rõ ràng từ cấp trên sẽ là điều quan trọng để làm cho quá trình chuyển đổi thành công.
  4. Tư Duy, Tâm Lý, Giả Định Cơ Bản: Để hiểu rõ tâm lý nào là cần thiết để triển khai thành công Lean vào tổ chức của bạn, việc đánh giá văn hóa và tư duy hiện tại của tổ chức là quan trọng để bạn có thể xác định những giá trị thiếu sót và những thay đổi cần thực hiện. Chuyển đổi Lean sẽ yêu cầu bạn phát triển văn hóa của công ty để phù hợp với những gì mà Lean đề cao.

Đào Tạo Về Chuyển Đổi Lean

Chuyển Đổi Lean Được Triển Khai Như Thế Nào?

Hiểu về mô hình chuyển đổi Lean chỉ là bước đầu tiên trên con đường chuyển đổi tổ chức của bạn. Vì quá trình này đòi hỏi thời gian, bạn nên chuẩn bị một lộ trình rõ ràng cho hành trình phía trước.

Có tám giai đoạn điển hình của lộ trình chuyển đổi Lean:

  1. Đánh Giá: Đánh giá các vấn đề thực sự và xác định các giải pháp tiềm năng. Ở giai đoạn này, bạn cần lựa chọn cẩn thận liệu nên bắt đầu từ nhỏ và lan rộng Lean theo thời gian hay bắt đầu với quy mô lớn và thay đổi toàn diện.
  2. Khởi Động: Thuyết phục ban lãnh đạo cấp cao tham gia vào quá trình chuyển đổi và đảm bảo ngân sách cho việc đào tạo và các công cụ cần thiết.
  3. Đào Tạo và Cung Cấp Công Cụ: Đầu tư vào đào tạo cho đội ngũ quản lý. Điều này có thể yêu cầu tìm một chuyên gia tư vấn để cung cấp kiến thức thực tiễn về các công cụ bạn cần và hướng dẫn bạn trong việc triển khai Lean.
  4. Dòng Chảy Qua Một Dịch Vụ Đơn Lẻ: Một dịch vụ trong bối cảnh của một tổ chức kinh doanh là một chức năng nhận đầu vào, xử lý và tạo ra đầu ra. Việc trực quan hóa các bước cần thiết để tạo ra đầu ra là rất quan trọng để tận dụng tối đa Lean. Trong giai đoạn này của lộ trình, bạn nên giới thiệu khái niệm lập bản đồ chuỗi giá trị, nơi mà quá trình của nhóm bạn được trực quan hóa để bắt đầu cải tiến liên tục.
  5. Phân Tích và Tối Ưu Hóa: Phân tích quá trình làm việc của bạn để tìm thêm không gian cho việc cải tiến. Ở giai đoạn này của chuyển đổi Lean, bạn nên thiết lập các chỉ số hiệu suất chính thống nhất cho quá trình của mình và đảm bảo rằng cả công ty đều ủng hộ chúng.
  6. Dòng Chảy Qua Nhiều Dịch Vụ Kết Nối: Mở rộng lập bản đồ chuỗi giá trị ra toàn bộ công ty từ quản lý sản phẩm đến việc trực tiếp cung cấp giá trị cho khách hàng của bạn.
  7. Thiết Lập Các Phương Pháp Quản Trị: Khi bạn đã có một chuỗi giá trị hoàn chỉnh, bạn sẽ cần một phương pháp thống nhất để quản lý nó. Các phương pháp như Portfolio Kanban có thể vô cùng hữu ích ở giai đoạn này vì chúng sẽ làm cho mọi quá trình trong công ty trở nên minh bạch qua các cấp bậc.
  8. Liên Tục Cải Tiếp Các Quá trình và Dịch Vụ: Cuối cùng, hãy áp dụng cải tiến liên tục như một giá trị cốt lõi trong công ty của bạn. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và sử dụng các nguyên tắc Lean là điều cốt yếu để thúc đẩy sự phát triển và bền vững của quá trình chuyển đổi.

MASTER BLACK BELT LSS. PHẠM THANH DIỆU

Chairman and Director at CiCC | Leading Lean Six Sigma Consulting Firm in Vietnam

Contact Me on Zalo