Dự án Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng TP.HCM là chương trình 5S Kaizen nhằm chuẩn hóa môi trường làm việc, giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ và xây dựng thói quen cải tiến trong cơ quan quản lý nhà nước.
Tổng quan dự án
Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng TP.HCM thực hiện chức năng quản lý và hỗ trợ công tác tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm hàng hóa. Khối lượng hồ sơ, tài liệu và yêu cầu phối hợp lớn đòi hỏi nơi làm việc có tổ chức, quy trình rõ và khả năng truy xuất nhanh.
Thách thức trước cải tiến
- Hồ sơ và tài liệu được lưu ở nhiều vị trí, khó nhận diện phiên bản.
- Thời gian tìm kiếm thông tin chưa ổn định giữa các bộ phận.
- Quy trình luân chuyển và bàn giao cần trực quan hơn.
- Tiêu chuẩn duy trì nơi làm việc chưa thống nhất.
Giải pháp CiCC triển khai
Đào tạo nhận thức 5S Kaizen
Đội ngũ được thống nhất về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng; đồng thời hiểu Kaizen là cải tiến nhỏ, liên tục và có sự tham gia của người làm việc.
Đánh giá hiện trạng
Nhóm dự án khảo sát bàn làm việc, tủ hồ sơ, khu vực lưu trữ và luồng xử lý. Các vấn đề được ghi nhận bằng hình ảnh, tiêu chí và dữ liệu trước cải tiến.
Thực hành tại chỗ
Hồ sơ được phân loại, định vị và nhận diện trực quan. Nhóm xây dựng quy tắc đặt tên, sơ đồ vị trí, checklist và tiêu chuẩn cho từng khu vực.
Cơ chế duy trì
Audit 5S, bảng điểm, owner và lịch review giúp duy trì kết quả. Sáng kiến được ghi nhận, thử nghiệm và đánh giá theo PDCA.
Quy trình triển khai dự án 5S Kaizen
- Thống nhất mục tiêu và phạm vi thí điểm.
- Đo hiện trạng về thời gian tìm kiếm, lỗi và tồn đọng.
- Thực hiện Sàng lọc và Sắp xếp theo nhu cầu sử dụng.
- Chuẩn hóa nhận diện, vệ sinh và cách bàn giao.
- Audit, cải tiến và nhân rộng khu vực đạt kết quả.
Kết quả và bài học
Dự án tạo nền tảng để nơi làm việc khoa học hơn, thông tin dễ truy xuất hơn và trách nhiệm duy trì rõ hơn. Kết quả cần được xác nhận bằng dữ liệu trước-sau như thời gian tìm hồ sơ, tỷ lệ sai vị trí và điểm audit 5S; không nên chỉ đánh giá bằng cảm nhận.
Bài học quan trọng là 5S Kaizen trong cơ quan hành chính phải gắn với quy trình hồ sơ và nhu cầu người sử dụng. Khi cán bộ trực tiếp tham gia thiết kế tiêu chuẩn, khả năng duy trì sẽ cao hơn.
CiCC đồng hành cùng dự án
CiCC hỗ trợ đào tạo 5S, Kaizen, Lean Office, quản lý trực quan và cải tiến quy trình dịch vụ. Xem thêm 5S và Lean TPM, Balanced Scorecard và tài liệu đào tạo online. Liên hệ info@cicc.com.vn để khảo sát.