I. Giới thiệu về 5S

Đến với CiCC chương trình 5S + SAFETY = 6S không đơn thuần là 5S, Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng: 6S theo quan điểm của Lean là loại trừ lãng phí và bất hợp lý, giúp tổ chức cải tiến năng suất, chất lượng, môi trường làm việc an toàn và phát huy tính sáng tạo cho nhân viên. Vì vậy chương trình được thiết kế lồng ghép vào các triết lý của Lean TPM và các công cụ cải tiến tiên tiến khác.
Khi triển khai 5S đơn thuần thì thường S3-Sạch sẽ được người ta diễn giải như là lau chùi vệ sinh hay quét dọn, nhưng không phải: Hoạt động trong S3 phải gắn liền với phân tích và nhận diện các vấn đề bất thường có thể xẩy ra vì vậy chương trình được thiết kế kèm theo với phương pháp Bảo trì năng suất toàn diện (TPM) nhận diện và loại trừ 6 loại tỗn thất của máy móc và thiết bị. Kèm theo đó là khởi động chương trình Kaizen bằng cách thành lập các nhóm đặc nhiệm (taskforce) nhằm duy trì và cải tiến liên tục chương trình 6S trong tương lai và giúp Cty tiếp cận các phương pháp và công cụ tiên tiến khác sau này (ví dụ Lean6sigma . . .)

5S trong Dịch vụ

• Áp dụng 5S trong dịch vụ: Từ việc cải thiện trải nghiệm khách hàng đến tăng cường hiệu quả của dịch vụ.
• Ví dụ cụ thể: Áp dụng 5S trong ngành dịch vụ khách hàng, bán lẻ, hoặc các lĩnh vực cung cấp dịch vụ tài chính.

5S trong Hoạt động Văn phòng

• Ý nghĩa của 5S trong văn phòng: Xây dựng môi trường làm việc có tổ chức, tăng hiệu suất và giảm lãng phí.
• Ví dụ thực tế: Cách thức áp dụng 5S trong môi trường văn phòng, bao gồm việc sắp xếp không gian làm việc, quản lý tài liệu, và cải thiện quá trình làm việc hàng ngày.

II. Các thách thức khi triển khai 5S trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng là gì?

Triển khai 5S trong môi trường dịch vụ hoặc văn phòng thực sự mang lại những thách thức đặc biệt so với các cài đặt trong môi trường sản xuất do tính chất không rõ ràng và hình thức công việc ít hơn so với môi trường sản xuất. Một số khó khăn và điểm bất lợi phổ biến trong quá trình triển khai bao gồm:

1. Thiếu nhận thức và sự chấp nhận:

Một trong những thách thức đầu tiên khi triển khai 5S là nâng cao nhận thức và thu hút sự chấp nhận từ những người sẽ bị ảnh hưởng bởi các thay đổi. Nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về lợi ích và mục tiêu của 5S, nhân viên có thể chống đối hoặc bỏ qua các quy định và thủ tục mới. Để tránh điều này, quan trọng để truyền đạt mục đích và giá trị của 5S đến tất cả các bên liên quan và có họ tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động 5S. Bạn cũng có thể sử dụng các hình ảnh trực quan, như poster, biển báo hoặc nhãn dán, để nhắc nhở và củng cố các nguyên tắc và tiêu chuẩn 5S.

2. Thiếu nguồn lực và thời gian:

Một thách thức khác khi triển khai 5S là phải phân bổ đủ nguồn lực và thời gian để thực hiện các công việc 5S. Trong môi trường dịch vụ hoặc văn phòng bận rộn, có thể có ý định trì hoãn hoặc bỏ qua các hoạt động 5S, như sàng lọc, vệ sinh, hoặc kiểm tra, do ưu tiên hoặc thời hạn cạnh tranh. Tuy nhiên, điều này có thể làm suy yếu hiệu quả và tính bền vững của 5S, gây ra rối loạn, nhầm lẫn, và không hiệu quả. Để vượt qua điều này, bạn cần lên lịch và phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ 5S, và biến chúng thành một phần của hằng ngày hoặc hàng tuần. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như checklist, biểu đồ hoặc lịch để theo dõi và giám sát tiến độ và hiệu suất của 5S.

3. Thiếu sự nhất quán và tiêu chuẩn hóa:

Một thách thức thứ ba khi triển khai 5S là đảm bảo sự nhất quán và tiêu chuẩn hóa trong các khu vực và nhóm khác nhau trong môi trường dịch vụ hoặc văn phòng. Nếu thiếu một bộ quy tắc và kỳ vọng chung, các thực hành 5S có thể biến đổi hoặc suy giảm theo thời gian, dẫn đến sự không nhất quán, trùng lặp hoặc lãng phí. Để tránh điều này, bạn cần thiết lập và ghi chép các tiêu chuẩn và quá trình 5S cho mỗi khu vực và nhóm, và đào tạo và hướng dẫn nhân viên về cách thực hiện chúng. Bạn cũng có thể sử dụng các kiểm tra, phản hồi hoặc việc công nhận để đánh giá và củng cố việc tuân thủ và cải tiến 5S.

4. Thiếu sự thích nghi và sáng tạo:

Một thách thức thứ tư khi triển khai 5S là tránh trở nên quá cứng nhắc hoặc tự mãn với các thực hành 5S. Trong khi duy trì các tiêu chuẩn và quá trình 5S là quan trọng, việc thích nghi và đổi mới chúng khi nhu cầu và điều kiện thay đổi cũng vô cùng quan trọng. Nếu không, các thực hành 5S có thể trở nên lỗi thời, không liên quan hoặc có hại. Để ngăn chặn điều này, bạn cần khuyến khích và trao quyền cho nhân viên để đề xuất và thực hiện các thay đổi và cải tiến đối với các thực hành 5S, dựa trên quan sát, kinh nghiệm hoặc dữ liệu của họ. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như cuộc khảo sát, ý tưởng đồng tâm hoặc các thử nghiệm để xác định và thử nghiệm ý tưởng và giải pháp mới.

5. Thiếu tính tích hợp và phối hợp:

Một thách thức thứ năm khi triển khai 5S là tích hợp và phối hợp nó với chiến lược tổng thể và tầm nhìn của tổ chức. Nếu thiếu một kết nối và phối hợp rõ ràng, các thực hành 5S có thể được coi là các hoạt động cô lập hoặc nông cạn, thay vì là một phần của một hệ thống lớn hơn và văn hóa của sự xuất sắc. Để tránh điều này, bạn cần liên kết và điều chỉnh các mục tiêu và biện pháp 5S với các mục tiêu và giá trị tổ chức, và cho thấy cách chúng đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng, chất lượng và lợi nhuận. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như bảng điều khiển, báo cáo hoặc các câu chuyện để truyền thông và vinh danh những thành tựu và ảnh hưởng của 5S.

III. Tích hợp chặt chẽ 5S với triết lý Lean Thinking để triển khai thành công

Cách tiếp cận Lean Thinking hỗ trợ việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quá trình làm việc thông qua 5S. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần chú ý:

• Tiếp cận Lean Thinking: Lean Thinking tập trung vào loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quá trình làm việc. Khi triển khai 5S, cần xác định các lãng phí trong quá trình làm việc văn phòng hoặc dịch vụ và tìm cách cải thiện chúng thông qua 5S.
• Hướng dẫn từ cấp lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao cần hướng dẫn và ủng hộ 5S. Họ cần thể hiện mối quan tâm với việc triển khai 5S và thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên.
• Thực hiện đúng mục tiêu: Mục tiêu của 5S phải tập trung vào tăng hiệu suất, giảm lãng phí và cải thiện quá trình làm việc. Cần thúc đẩy nhân viên hiểu rõ giá trị và lợi ích mà 5S mang lại.
• Tích hợp 5S vào quá trình làm việc hàng ngày: 5S không chỉ là một chương trình tạm thời mà nó phải trở thành một phần của văn hóa và quá trình làm việc hàng ngày của tổ chức.
• Đào tạo và ủy quyền cho nhân viên: Cần cung cấp đào tạo cần thiết và ủy quyền cho nhân viên để họ có thể tham gia và đóng góp vào việc triển khai 5S.
• Đo lường và theo dõi: Thiết lập các chỉ số hoặc tiêu chí để đo lường sự tiến triển của 5S và thực hiện việc theo dõi và điều chỉnh cần thiết.
• Thúc đẩy sự cải tiến liên tục: 5S không chỉ là việc duy trì mà còn liên quan đến việc không ngừng cải tiến và phát triển hệ thống làm việc.

Bằng cách kết hợp các nguyên tắc của Lean Thinking và 5S, môi trường dịch vụ và văn phòng có thể thấy được những cải tiến rõ rệt trong hiệu suất và quá trình làm việc hàng ngày.

IV. 5S giúp nhận diện và loại trừ lãng phí trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng

Với hệ thống Lean sản xuất thì có tồn tại 7 lãng phí trong Sản xuất tinh gọn bao gồm: Lãng phí do Sai lỗi/ Khuyết tật (Defect), Sản xuất dư thừa (Over Production), Tồn kho (Inventory), Thao tác (Motion), Vận chuyển (Transportation), Chờ đợi (Waiting), Gia công/xử lí thừa (Over processing).

Cũng như vậy, tương ứng với 7 lãng phí trong dịch vụ và hoạt động văn phòng ví dụ là:

1. Lãng phí do Sai lỗi/Khuyết tật (Defect): Đây có thể là lỗi trong các dự án, thông tin không chính xác trong tài liệu hoặc trục trặc trong quá trình cung cấp dịch vụ. Ví dụ: Sự cố thông tin gây ra nhầm lẫn khiến khách hàng nhận thông tin không đúng.
2. Sản xuất dư thừa (Over Production): Trong dịch vụ và hoạt động văn phòng, sản xuất dư thừa có thể xuất hiện khi tạo ra hoặc thu thập thông tin không cần thiết hoặc quá trình xử lý thông tin không hiệu quả. Ví dụ: Tạo nhiều bản sao tài liệu không cần thiết.
3. Tồn kho (Inventory): Trong môi trường văn phòng, lãng phí do tồn kho có thể xảy ra khi thông tin hoặc tài liệu được lưu trữ mà không được sử dụng, hoặc khi có nhiều công việc đang đợi được hoàn thành mà chưa được tiến hành. Ví dụ: Dự án bị trì hoãn và tài liệu liên quan không được sử dụng.
4. Thao tác (Motion): Trong dịch vụ và hoạt động văn phòng, lãng phí do thao tác có thể bao gồm việc di chuyển không cần thiết hoặc tìm kiếm thông tin trong quá trình làm việc hàng ngày. Ví dụ: Mất thời gian tìm kiếm thông tin trên máy tính hoặc trong tài liệu văn phòng.
5. Vận chuyển (Transportation): Trong môi trường văn phòng, lãng phí này có thể ám chỉ việc chuyển tài liệu hoặc thông tin giữa các bộ phận hoặc từ nguồn tới đích mà không cần thiết. Ví dụ: Việc chuyển email hoặc tài liệu giữa các bộ phận không cần thiết.
6. Chờ đợi (Waiting): Đây có thể là thời gian mà nhân viên hoặc dự án phải chờ đợi để tiếp tục công việc hoặc nhận thông tin cần thiết. Ví dụ: Chờ đợi phê duyệt hoặc thông tin từ các bộ phận khác.
7. Gia công/xử lí thừa (Over Processing): Trong hoạt động văn phòng, lãng phí này có thể xuất hiện khi xử lý hoặc làm việc với thông tin nhiều hơn cần thiết, hoặc khi thực hiện các bước quá trình không cần thiết. Ví dụ: Sử dụng quá trình phê duyệt phức tạp hơn cần thiết cho các công việc nhỏ.

Ngoài 7 loại lãng phí cơ bản trên, trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng còn có thêm các loại lãng phí gây tác động lớn đến hiệu năng như:

8. Thông tin rời rạc:

Lãng phí về “thông tin rời rạc” xuất hiện khi thông tin không được tổ chức hoặc không được lưu trữ một cách cấu trúc, dẫn đến việc tìm kiếm và sử dụng thông tin trở nên khó khăn hoặc gây mất thời gian. Đây là một dạng của lãng phí “Tồn kho” và “Thao tác” trong môi trường văn phòng.

Ví dụ về lãng phí này trong văn phòng có thể là:

1. Emails hoặc tài liệu không được sắp xếp hoặc phân loại:

• Thông tin được lưu trữ trong email hoặc tài liệu mà không có cấu trúc rõ ràng hoặc không được đặt vào các thư mục/chủ đề phù hợp. Điều này có thể làm mất thời gian khi tìm kiếm thông tin cụ thể.

2. Thông tin được lưu trữ không có hệ thống:

• Các dự án, tài liệu hoặc thông tin quan trọng không được tổ chức hoặc gắn liền với hệ thống quản lý tài liệu/chủ đề. Điều này có thể gây ra việc không tìm thấy thông tin khi cần thiết hoặc sự lãng phí thời gian khi phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

3. Thiếu hệ thống quản lý tri thức hoặc không chia sẻ thông tin một cách hiệu quả:

• Không có hệ thống quản lý tri thức hoặc việc chia sẻ thông tin không được thực hiện một cách hiệu quả có thể dẫn đến thông tin rời rạc và không đồng nhất trong tổ chức.

Lãng phí thông tin rời rạc có thể tạo ra tình trạng không hiệu quả, gây mất thời gian và tăng thêm khó khăn trong việc sử dụng thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày.

9. Kiến thức rời rạc:

Lãng phí về “kiến thức rời rạc” xuất hiện khi kiến thức và thông tin quan trọng không được chia sẻ hoặc truy cập một cách hiệu quả, dẫn đến sự mất mát hoặc đắp đắp trong việc sử dụng kiến thức tổng hợp và tối ưu hóa sự hiểu biết trong tổ chức. Đây cũng có thể được coi là một dạng của lãng phí “Tồn kho” và “Thao tác” trong môi trường văn phòng.

Ví dụ về lãng phí này trong hoạt động văn phòng có thể bao gồm:

1. Thiếu chia sẻ kiến thức:

• Không có hệ thống hoặc phương tiện để chia sẻ kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc hay thông tin quan trọng giữa các bộ phận hoặc nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc một số người có kiến thức chi tiết trong khi những người khác không biết hoặc không truy cập được thông tin cần thiết.

2. Kiến thức không được tổ chức hoặc lưu trữ một cách cấu trúc:

• Các bản ghi, tài liệu hay kiến thức quan trọng không được tổ chức hoặc lưu trữ theo cấu trúc rõ ràng. Điều này làm giảm khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin cần thiết, gây lãng phí thời gian và tạo ra sự bất tiện.

3. Thiếu hệ thống quản lý tri thức hoặc hệ thống đào tạo hiệu quả:

• Không có hệ thống quản lý tri thức hoặc cách thức đào tạo để chia sẻ và đào tạo kiến thức hiệu quả trong tổ chức. Điều này có thể dẫn đến việc mất mát kiến thức và kỹ năng quý báu, không tận dụng được tiềm năng từ những nguồn tài nguyên có sẵn.

Lãng phí về kiến thức rời rạc có thể gây mất mát thông tin quý giá và cơ hội tận dụng kiến thức có sẵn trong tổ chức.

10. không tận dụng được TÀI NĂNG:

Lãng phí về không tận dụng được tài năng của mọi người trong tổ chức gây ra khi tổ chức không khai thác và phát triển đầy đủ tiềm năng, kỹ năng và tài năng của nhân viên. Điều này có thể xảy ra khi không có cơ chế để nhận biết, phát triển, và sử dụng tài năng của cá nhân một cách hiệu quả, gây lãng phí và hạn chế khả năng sáng tạo, đóng góp và phát triển toàn diện.

Ví dụ về lãng phí này trong tổ chức bao gồm:

1. Không phát hiện và phát triển tài năng:

• Tổ chức không có cơ chế để xác định và phát triển tài năng của nhân viên. Điều này dẫn đến việc một số nhân viên có thể có kỹ năng và tiềm năng cao nhưng không được nhận ra hoặc phát triển.

2. Thiếu cơ hội thăng tiến và đào tạo:

• Không có chương trình thăng tiến hoặc cơ hội đào tạo cho nhân viên để phát triển kỹ năng và tiềm năng của họ. Điều này gây lãng phí về tài năng bởi vì những người có khả năng cao không có cơ hội phát huy tối đa.

3. Không khí làm việc không khuyến khích sự đóng góp:

• Môi trường làm việc không khích lệ sự đóng góp sáng tạo và ý kiến đóng góp từ tất cả nhân viên. Điều này làm mất đi sức mạnh tổng hợp của các ý kiến và tài năng đa dạng.

Lãng phí này có thể gây lãng phí lớn về tiềm năng sáng tạo, sức sáng tạo và hiệu suất tổ chức nếu không tận dụng và phát triển đầy đủ tài năng của mọi người trong tổ chức.

V. Cách tiếp cận triển khai 5S trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng

Cách tiếp cận triển khai 5S trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng để loại trừ Lãng phí theo tư duy tinh gọn Lean Thinking có thể được mô tả như sau:

• Phân Tích Quá Trình Làm Việc: Tư duy Lean đề xuất việc phân tích quá trình làm việc từng bước, nhằm nhận diện và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc tạo ra lãng phí.
• Nhận Diện Các Loại Lãng Phí: Áp dụng tư duy Lean để xác định rõ các dạng lãng phí như thời gian chờ đợi, sự chậm trễ, thất thoát thông tin, hoặc sự không hiệu quả trong quá trình làm việc.
• Sử Dụng Công Cụ và Kỹ Thuật Của Lean: Áp dụng các công cụ như Value Stream Mapping để đánh giá dòng giá trị và xác định các điểm lãng phí. Tiếp theo, sử dụng phương pháp Kaizen để liên tục cải thiện và loại bỏ lãng phí.
• Khuyến Khích Đề Xuất Cải Tiến: Tạo môi trường cho phép mọi người đề xuất cải tiến, khuyến khích họ tham gia vào việc loại trừ lãng phí một cách chủ động mà không sợ hãi.
• Thực Hiện 5S Trong Văn Phòng: Áp dụng nguyên tắc 5S để sắp xếp, làm sạch và tiêu chuẩn hóa môi trường làm việc. Từ việc loại bỏ đồ dùng không cần thiết đến tối ưu hóa bố trí không gian làm việc, tất cả nhằm tăng hiệu suất và giảm lãng phí.
• Xác Định Giá Trị: Tập trung vào việc cung cấp giá trị thực sự cho khách hàng. Loại bỏ hoặc cải thiện những công việc không tạo ra giá trị cho khách hàng.
• Thúc Đẩy Văn Hóa Cải Tiến Liên Tục: Khuyến khích nhân viên không chỉ nhận diện lãng phí mà còn tìm kiếm cách cải thiện và loại bỏ chúng, tạo nên một văn hóa chung trong tổ chức.

Tư duy này không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

VI. Hướng dẫn triển khai 5S trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng:

Hướng dẫn đánh giá hiện trường 5S