5S & Quản lý trực quan

5S quan luc truc quan CiCC

Thân gửi các bạn đọc.

Trong thời gian qua tôi nhận được rất nhiều các yếu cầu về đào tạo- huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, vì thế tôi cố gắng chia sẻ với mọi người các kinh nghiệm để áp dụng triển khai 5S thành công và mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, nó được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng và lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng của mình nữa.

Tôi xin bắt đầu với yêu cầu khi đào tạo 5S là phải gắn liền với công cụ hỗ trợ để 5S thành công là Quản lý hiển thị, 5S không thể nào truyền tải một cách cứng nhắc, nếu chúng ta cứ rập khuôn và sử dụng cái văn hóa luôn chia sẻ,  luôn sẵn sàng làm việc nhóm với tính nguyên tắc và luôn tuân thủ các quy định của người Nhật mà áp vào văn hóa doanh nghiệp Việt Nam thì quả thật rất gian nan.

Hiện nay các tổ chức và các doanh nghiệp ở Mỹ hay ở Châu Âu họ cũng đào tạo và triển khai áp dụng 5S và Quản lý hiển thị, nhưng họ nói rằng hoạt động này là sự khởi động cho một kế hoạch triển khai dài hơi đó là Doanh nghiệp Lean6sigma.

Vậy làm sao để hướng dẫn áp dụng 5S và Quản lý hiển thị gắn liền với các hoạt động cải tiến liên tục Lean6sigma.

Chúng ta nên bố cục lại chương trình đào tạo 5S truyền thống như sau: 

5S & Quản Lý Hiển Thị

GIỚI THIỆU CHUNG:

Khóa học 5S & Quản lý hiển thị được giới thiệu cho bất cứ tổ chức nào đang chuẩn bị bước vào giai đoạn đầu thực hiện Lean6sigma hoặc nhắm đến việc quản lý cơ cấu tổ chức của mình một cách hiệu quả nhất.

NỘI DUNG KHÓA HỌC T/GIAN
Tổng quan về cải tiến liên tục, cấu trúc tổ chức, quản lý điều hành và thực thi các dự án cải tiến, thúc đẩy và duy trì các hoạt động bao gồm cả Kaizen va Innovation trong tổ chức. Hoạt động 5S và Quản lý hiển thị cũng là một phần công việc của Cải tiến liên tục (CI). Ngày 1
Tổng quan về hệ thống sản xuất tinh gọn Lean, nền tảng cơ bản của Lean và công cụ nên bắt đầu là 5S và quản lý hiển thị, nó giúp cho mọi thứ trong tổ chức được phơi bày và thấy rõ, cũng như giúp tổ chức dự đoán trước được tình hình trong tương lai. bên cạnh đó còn rất nhiều các công cụ khác của Lean có thể giúp 5S và Quản lý hiển thị tốt lên, . .
Giới thiệu các loại lãng phí, với triết lý của Lean là loại trừ lãng phí, các lãng phí được lần lượt giới thiệu và tìm cách nhận diện và áp dụng vào mỗi S theo kiểu 5S truyền thống và các hoạt động để loại trừ triệt để các nguyên nhân cốt lõi . . gây ra sai hõng
Giới thiệu & thực tập căn bản 5S (Bài tập trong lớp) cho tới đây bạn sẽ được giới thiệu một cách bài bản mỗi S nhưng theo triết lý của Lean, lúc này đây bạn sẽ cảm nhận được 5S là gì và sự khao khát của bạn đối với hoạt động cải tiến tại khu vực mà mình phụ trách trong đó bao gồm cả khu vực của tôi (my area), Máy móc của tôi (My Machine) và công việc của tôi (My Job). Cứ thế bạn được dẫn dắt qua các cách thức để trực quan các vấn đề, các cải tiến và các đề xuất của mình nhằm cải tiến liên tục khu vực làm việc của bạn.
Ôn tập – kiểm tra. Cách tốt nhất để bạn ghi nhớ và luôn trau dồi các kỹ năng của mình là ôn tập và làm một ít các kiểm tra nho nhỏ, có thể là cùng nhau hỏi đáp, có thể là các ý tưởng được trình bày.
Giới thiệu & thực tập căn bản Quản lý hiển thị (Bài tập trong lớp). Bạn sẽ được giới thiệu về các mức độ của quản lý hiển thị, và lý do tại sao chúng ta phải làm điều đó, lý do tại sao nó phải gắn liền với mỗi S trong chương trình 5S . . . . các cách thức trình bày và các form mẫu được giới thiệu nhằm giúp cho mỗi vị trị có được cách tốt nhất và nhanh nhất mang lại hiệu quả nhiều nhất. Ngày 2
Mối liên hệ giữa 2 công cụ 5S & Quản lý hiển thị, tới đây thì bạn hoàn toàn liên tưởng được mình phải làm gì trong thực tế triển khai, lúc này bạn luôn được suy nghĩ về mỗi S và làm sao để hiển thị, cải tiến nó, được mọi người nhìn thấy cùng chia sẻ và luôn chấp nhận. . .
Vai trò & trách nhiệm trong phát triển và duy trì 5S & Quản lý hiển thị, sự thanh công hay thất bại của các chương trình thì đối với tôi nó đến từ khoảng 50% là sự ủng hộ theo đuổi và quan tâm đôn đốc thúc đẩy của Lãnh đạo, 20% tiếp theo là kỹ thuật, là những thứ mà các chuyên gia truyền tải cho bạn, còn lại 30% tôi nghĩ là đến từ chính bản thân bạn, nếu bạn không chấp nhận thay đổi các thói quen thì có 70% trên là vô nghĩa nếu có thì cũng chỉ mang tính đối phó trong ngắn hạn.
Hướng dẫn lập kế hoạch triển khai 5S & Quản lý hiển thị, đên đây thì mọi chuyện đã trở nên hoàn toàn đơn giản, bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng các phần mềm, các form mẫu, các kiểu lên kế hoạch và theo dõi đôn đốc, thúc đẩy triển khai, bạn cũng sẽ được truyền tải cách thức quản lý 1 dự án là như thế nào. . .
Hướng dẫn đánh giá và duy trì hoạt động 5S & Quản lý hiển thị, vậy làm sao bạn duy trì và luôn khuyến khích được mọi người cùng tham gia, cách mà bạn được học là rất uyển chuyển trong mọi tình huống, và trong tương lai bạn sẽ được đào tạo thành các chuyến gia đánh giá hiện trạng và cải tiến liên tục . . .
Thực hành nhóm thực tế và trình bày, bạn đã bao giờ sử dụng 1 máy ảnh để chụp 1 hiện trạng của 1 khu vực nào đó chưa, trong phần này bạn được chia thành nhóm và thực hành thực tế theo chủ đề của nhóm và làm một bài trình bày ngắn theo nội dung khóa học đã hướng dẫn . .
Ôn tập – kiểm tra,

NHỮNG KẾT QUẢ MONG MUỐN:

  • Hiểu được nguồn gốc lịch sử Lean và sự khác biệt giữa Lean & sản xuất truyền thống.
  • Hiểu được sự cần thiết và quan trọng của 5S & Quản lý hiển thị tại nơi làm việc
  • Nắm được phương pháp thiết lập, tổ chức và cải tiến nơi làm việc
  • Nắm được cách thức giảm chi phí và thời gian tại nơi làm việc
  • Hiểu được vai trò và trách nhiệm của bản thân và tổ chức trong duy trì và phát triển 5S & Quản lý hiển thị  tại nơi làm việc.
  • Khuyến khích, động viên bản thân và mọi người tạo ra nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và hiệu quả mọi nơi và mọi lúc.

PHƯƠNG PHÁP:

Trình bày nội dung, chia sẻ cá nhân, thuyết trình cá nhân/đội nhóm, trò chơi vận động kết hợp hoạt động…

HỌC VIÊN: Nhân viên, các cấp Giám Sát và Quản Lý (từ cấp cơ sở đến cấp cao)

THỜI GIAN HỌC:  2 ngày (8.30am – 5.00pm)

SỐ LƯỢNG HỌC VIÊN: Tối đa 24 người

Tránh những cạm bẫy (pitfalls) và nhận ra lợi ích thiết thực khi áp dụng và triển khai chương trình 5S tại Doanh nghiệp Việt Nam

5S quan luc truc quan CiCC

5S là một phương pháp nền tảng cho các hoạt động cải tiến tại doanh nghiệp giúp doanh nghiệp “tổ chức” được nơi làm việc hiệu quả và giữ nơi đó một cách có “tổ chức”.

5S là 5 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITION”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng việt là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”, mỗi S tương ứng với mỗi bước triển khai áp dụng.

Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi, thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất làm việc sẽ cao hơn, tạo điều kiện cho việc phát huy tính sáng tạo của nhân viên và một văn hóa cải tiến liên tục tại doanh nghiệp đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S rất dễ hiểu nhầm, nó như những cạm bẫy làm cho doanh nghiệp khó áp dụng và duy trì thành công chương trình, thông thường 5S hay bị xem như là một phương pháp luận cho công việc giữ vệ sinh nhà xưởng, song việc này hoàn toàn không chính xác vì việc tổ chức một nơi làm việc có tổ chức hơn hẳn viện việc lau chùi quét dọn và giữ vệ sinh. Để làm rõ điều này chúng ta bắt đầu tìm hiểu về lịch sử hình thành phương pháp 5S.

Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ khác, 5S hình thành với quá trình phát triển của các hệ thống quản lý sản xuất trên thế giới. Bỏ qua giai đoạn trước thế chiến thứ II chính là sự  kế thừa và phát triển hệ thống sản xuất làm thay đổi thế giới của người Nhật (Hệ thống sản xuất TOYOTA). Người sáng lập Toyota, Sakichi Toyoda và kỹ sư Taiichi Ohno đã phát triển thành công hệ thống sản xuất Toyota gọi tắt là (TPS: Toyota production system), được xem như một triết lý luôn loại bỏ/giảm thiểu các hoạt động/thao tác gây ra lãng phí và bất hợp lý trong các quá trình sàn xuất/kinh doanh nhằm rút ngắn thời gian từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi khách hàng nhật được hàng với chi phí thấp nhất và chất lượng cao nhất. Đó chính là nền tảng cho sự phát triển ngành ô tô khổng lồ của Nhật Bản ngày hôm nay.

Trong một chuyến thăm đến Mỹ, các lãnh đạo Toyota đặc biệt là Taiichi Ohno (người được coi như là cha đẻ của TPS) khảo sát và nghiên cứu các dây chuyền lắp ráp tại Ford, trong khi thừa nhận tầm cỡ to lớn của các day chuyền và nhà máy sản xuất, nhưn họ cũng rất thất vọng bởi sự lãng phí máy móc/thiết bị, con người, phương pháp, nguyên vật liệu (4M: Man, Machine, Method, Material) đặc biệt là liên tưởng đến sự khan hiếm nguyên vật liệu tại Nhật. Mặc dù nó là một dây chuyền lắp ráp, nhưng trong thực tế quan sát được đã có rất nhiều sự chờ đợi, chờ người, chờ máy móc/thiết bị, chờ nguyên vật liệu, công đoạn này chờ công đoạn khác, trong khi thành phẩm và bán thành phẩm thì chất đống vì sai hõng và sản xuất dư thừa. Tòan bộ nơi làm việc vô tổ chức và mất khả năng kiểm sóat. Với các xe nâng di chuyển hàng núi vật liệu ở khắp nơi, nhà máy trông giống như nhà kho nhiều hơn.

Trong chuyến thăn này các lãnh đạo Toyoda cũng đến thăm siêu thị Piggly Wiggly và đã rất ấn tượng với hệ thống của siêu thị về sắp xếp lại và cất lại xe khi khách hàng mua xong, bên cạnh lượng hàng hóa trên kệ được bổ sung chính xác bằng số khách hàng vừa lấy đi, nghĩa là việc sản xuất hòan tòan phù hợp số lượng vừa tiêu thụ. Đây là cơ sở cho những gì bây giờ được gọi là “JIT: just In Time/ Vừa đúng lúc” được xem như hệ thống không kho (hệ thống kéo/ Pull system).

Kế thừa bài học của Henry Ford cộng với việc nhìn thấy “hệ thống kéo: Pull System” tại siêu thị ở Mỹ và Toyota cũng trân trọng áp dụng bài giảng về chất lượng của W.Edwards Deming (sư tổ của quản lý chất lượng hiện đại) liên tục đáp ứng vượt qua yêu mọi sự mong đợi của khách hàng là nhiệm vụ của tổ chức. Tất cả đã tạo nên Hệ thống sản xuất Toyota.

Để đạt được điều này ở Toyota, họ giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất có thể, nhằm đảm bảo và duy trì cho quá trình sản xuất được tiếp tục gọi là tồn kho an toàn. Đối với lượng tồn kho àn toàn này họ sẽ tiêu chuẩn hóa rất cụ thể và được sắp xếp gọn gàng rõ ràng theo nguyên tắc (FIFO: First In First Out/ Vào trước ra trước). Đây là điểm thực sự bắt đầu của lịch sử 5S.

Khái niệm 5S đã nổi lên như là công cụ quan trọng nhất của hệ thống Lean (tạm dịch là Tinh gọn/tinh giản) được áp dụng cho hầu như tất cả các ngành công nghiệp, bao gồm khoa học và đời sống, bởi vì nó được cho là nền tảng cơ bản nhất cho việc triển khai áp dụng các công cụ và phương pháp cải tiến tiên tiến hiện đại khác. Với 5S, tình trạng không ổn định và các lãng phí/bất hợp lý bị phơi bày và hiện ra sớm hơn, nó giúp chúng ta nhanh chóng có các hành động hiệu quả và giải quyết nhanh các vấn đề đang phát sinh.

Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo- huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp song trong thực tế còn rất nhiều các kho khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng văn phòng/ nhà xưởng/ kho bãi và lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng. . .

Chúng ta nên bắt đầu với nhận thức khác hơn về 5S, triết lý của 5S phải gắn liền với triết lý của hệ thống sản xuất tinh gọn/tinh giản là loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong tất cả các quá trình, và là nền tảng của một văn hóa cải tiến liên tục tại doanh nghiệp, khi triển khai 5S nên gắn liền với các công cụ hỗ trợ để 5S thành công như hệ thống quản lý hiển thị và kiểm soát trực quan, khi triền tải 5S không thể nào truyền tải một cách cứng nhắc, nếu chúng ta cứ rập khuôn và sử dụng giống với văn hóa luôn chia sẻ, luôn sẵn sàng làm việc nhóm với tính nguyên tắc và luôn tuân thủ các quy định của người Nhật mà áp vào văn hóa doanh nghiệp Việt Nam thì khởi đầu sẽ rất  gian nan. Vì thế chúng ta nên tạo ra một môi trường riêng một phong cách riêng tương ứng với mỗi loại hình doanh nghiệp đặc biệt làm sao để luôn nhận được sự động viên khích lệ từ lãnh đạo cấp cao, bên cạnh đó cũng nên có các chế tài cụ thể cho việc hời hợt không tuân thủ.

Một lợi ích khác, thường bị bỏ qua khi triển khai 5S là “Chuẩn hóa” và “Duy trì” tương ứng với S4 và S5 nó bắt buộc các tổ chức áp dụng các nguyên tắc của công việc được chuẩn hóa và kèm theo là mức độ kỷ luật và tính tuân thủ cao để thực hiện 5S thành công. Song hầu hết các tiêu chuẩn thao tác/làm việc tại các doanh nghiệp vẫn chưa được chuẩn hóa hoặc là chuẩn hóa chưa đầy đủ. Vì vậy 5S và tiêu chuẩn hóa công việc/thao tác không thể nào tách rời, tiêu chuẩn hóa là sản phẩm của quá trình thực hiện 5S.

Trong khi 5S chắc chắn áp dụng rất tốt trong các môi trường sản xuất, điều quan trọng cần lưu ý là nó được áp dụng tốt như nhau trong các bộ phận khác của doanh nghiệp, từ thiết kế phát triển, văn phòng, kinh doanh . . . Nhưng trong thực tế các doạnh nghiệp khi áp dụng lại không mang tính hệ thống và đồng bộ, điều này cũng có thể tạo ra sự mất cân đối trong việc áp dụng 5S thành công. Vì vậy, với việc áp dụng trên diện rộng doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi ích hơn với 5S.

Như đã đề cấp phía trên, điều tối quan trong là lãnh đạo và quản lý cấp cao của doanh nghiệp phải giao tiếp và truyền tải liên tục hàng tuần hàng tháng hàng quý về 5S nhằm củng cố và kết nối 5S với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Xem 5S như cách tạo ra động lực để làm việc với các chủ để cải tiến cụ thể cho mỗi thời đoạn để có được một môi trường sản xuất/kinh doanh bền vững và lâu dài. Ngoài ra, thành công của 5S được dựa trên việc thay đổi hành vi/thói quen của mỗi thành viên trong tổ chức.