Săn Sóc: Seiketsu (Standardize)
Bước Săn Sóc (S4) là một phần không thể thiếu trong quá trình 6S, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và xây dựng sự ổn định cùng hiệu suất tốt trong môi trường làm việc. Săn Sóc (S4) có nghĩa là luôn nâng cao và duy trì sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh và an toàn nơi làm việc thông qua việc thường xuyên thực hiện S1, S2, S3 và S6.
Chú ý: Nếu việc thực hiện quá trình S1, S2, S3, S6 chỉ diễn ra một lần và chỉ có một vài cải tiến đơn lẻ mà không có sự nỗ lực duy trì, thì tình trạng của môi trường làm việc sẽ nhanh chóng trở lại với tình trạng ban đầu hoặc còn tệ hơn xưa. Thực hiện một lần dễ dàng, nhưng duy trì thói quen thực hiện hàng ngày lại là một thách thức khác.
- Tầm quan trọng của lãnh đạo: Lãnh đạo công ty không chỉ cam kết mà còn hỗ trợ và tham gia trực tiếp vào chương trình 6S là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của quá trình này. Ban lãnh đạo cần phải đưa ra các quyết định liên quan đến việc thực hiện S1, S2, S3 và S6, chẳng hạn như tần suất thực hiện và người chịu trách nhiệm. Các quyết định này có thể được thảo luận trong các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như cuộc họp giao ban hoặc cuộc họp chiến lược của công ty.
Hướng dẫn:
- Xây dựng hệ thống tài liệu 6S: Để thực hiện bước S4 một cách hiệu quả, công ty cần phải xây dựng các tài liệu cần thiết như sau (theo thứ tự):
- Chính sách và mục tiêu:
- Chính sách 6S của công ty.
- Mục tiêu 6S của cả công ty và từng bộ phận (bao gồm cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn).
- Kế hoạch và tổ chức:
- Kế hoạch thực hiện 6S để thực hiện các mục tiêu đề ra, bao gồm sơ đồ tổ chức theo 6S.
- Sơ đồ phân công trách nhiệm cho từng khu vực cụ thể.
- Tài liệu đào tạo và quảng bá:
- Các tài liệu đào tạo về 6S để đảm bảo mọi người hiểu và thực hiện đúng cách.
- Các tài liệu quảng bá và giới thiệu về 6S.
- Hướng dẫn thực hiện từng bước:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện Sàng lọc (S1): Trong phần này, sẽ được mô tả tiêu chí phân loại và xác định các thẻ vàng thẻ đỏ cần xử lý. Các nguyên tắc và qui định về việc xử lý các vấn đề gây nguy hiểm hoặc không đảm bảo an toàn sẽ được trình bày. Mục tiêu là đảm bảo rằng các vấn đề an toàn được ưu tiên và giải quyết kịp thời.
- Tài liệu hướng dẫn Sắp xếp (S2): Phần này sẽ đề cập đến các qui định về màu sắc, nhãn hiệu, dấu hiệu cảnh báo và hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc tổ chức sắp xếp. Ngoài ra, hình ảnh mẫu về cách sắp xếp an toàn và tiện ích cũng sẽ được cung cấp để hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện đúng cách.
- Tài liệu hướng dẫn Sạch sẽ (S3): Trong phần này, sẽ có kế hoạch vệ sinh cụ thể, bao gồm phân công trách nhiệm, lịch vệ sinh và tiêu chuẩn chấp nhận về mức độ sạch sẽ cần đạt được. Hướng dẫn về các qui trình vệ sinh cụ thể cho từng đối tượng, bao gồm các công cụ và chất liệu sẽ được đề cập. Mục tiêu là đảm bảo rằng các không gian làm việc luôn đảm bảo vệ sinh và an toàn.
- Tài liệu hướng dẫn An Toàn (S6): là một phần quan trọng trong quá trình triển khai 6S, nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động và quá trình được thực hiện một cách an toàn, đảm bảo an toàn sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Dưới đây là nội dung chi tiết của phần tài liệu hướng dẫn An Toàn:
- Qui định và nguyên tắc an toàn: Trong phần này, sẽ mô tả các qui định và nguyên tắc cơ bản về an toàn. Các quy tắc an toàn chung mà tất cả nhân viên cần phải tuân theo sẽ được đề cập. Điều này bao gồm việc sử dụng các thiết bị bảo hộ cá nhân, quy trình xử lý chất gây nguy hiểm, cách xử lý vật liệu có khả năng gây hại và nhiều yếu tố an toàn khác.
- Tài liệu hướng dẫn về thiết bị bảo hộ cá nhân PPE (Personal Protective Equipment): Phần này sẽ mô tả chi tiết về các loại trang thiết bị bảo hộ cá nhân mà nhân viên cần phải sử dụng trong quá trình thực hiện các hoạt động. Hướng dẫn về cách sử dụng, bảo quản và kiểm tra PPE cũng sẽ được cung cấp.
- Tài liệu hướng dẫn về phòng ngừa tai nạn và sự cố: Phần này sẽ tập trung vào cách phòng ngừa tai nạn và sự cố. Các nguyên tắc cơ bản về an toàn trong môi trường làm việc sẽ được giới thiệu, bao gồm cách phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng để đảm bảo tình trạng an toàn.
- Hướng dẫn xử lý sự cố và báo cáo tai nạn: Trong phần này, sẽ mô tả cách xử lý sự cố và tai nạn khi chúng xảy ra. Cách báo cáo tai nạn, ghi chép và quy trình thông báo cần thực hiện sẽ được đề cập để đảm bảo rằng các vấn đề liên quan đến an toàn được giải quyết đúng cách.
- Tài liệu hướng dẫn Săn sóc (S4): Qui định về việc thực hiện S1, S2, S3 và S6 hàng ngày; quản lý trực quan; kế hoạch và chương trình đánh giá 6S; tiêu chuẩn đánh giá 6S; qui trình và hướng dẫn đánh giá 6S.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá và tiêu chuẩn đánh giá 6S cho mỗi khu vực:
- Liệt kê các tiêu chí kiểm tra: Dựa trên các bước của quá trình 6S, liệt kê các tiêu chí muốn kiểm tra cho mỗi bước.
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá: Để đánh giá mỗi tiêu chí, xác định tiêu chuẩn cụ thể sẽ sử dụng để đánh giá xem tiêu chí đó đã được thực hiện đúng cách hay không. Tiêu chuẩn có thể dựa trên các quy định, quy trình, hoặc tiêu chí đạt được đã thiết lập trong mỗi bước.
- Chính sách và mục tiêu:
- Tham gia và đóng góp: Việc xây dựng hệ thống tài liệu 6S cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Điều này tạo điều kiện để họ có thể tham gia vào việc quyết định công việc mình sẽ thực hiện. Tham gia tích cực của mọi người là yếu tố quan trọng để thực hiện thành công hoạt động 6S và các hoạt động Kaizen khác theo phong cách Nhật Bản.
- Giám sát và khuyến khích tiến bộ: Sau khi hệ thống tài liệu 6S đã được xây dựng, cần phải có cơ chế giám sát để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được thực hiện, tuân thủ và được cải tiến. Đồng thời, cần tạo ra cơ chế khuyến khích, thúc đẩy tinh thần thi đua 6S trong nội bộ tổ chức và với các tổ chức khác. Lãnh đạo cao nhất của công ty cần thường xuyên đánh giá và ghi nhận thành tích của từng bộ phận và cá nhân trong hoạt động 6S. Kết quả của các hoạt động 6S cần phải được cập nhật liên tục lên bảng tin 6S để mọi người có thể theo dõi và tham gia bình luận, từ đó tạo ra động lực để cùng nhau thi đua và góp phần xây dựng môi trường làm việc hoàn hảo hơn.
