Giải quyết nhanh vấn đề theo 8 D Quick Problem Solving

 / Giải quyết nhanh vấn đề theo 8 quy tắc/ Eight Disciplines Quick Problem Solving

Kết quả 1 – 10 trong khoảng 7.560.000 cho giải quyết vấn đề. (0,04 giây

Nếu thay tìm kiếm bằng “phương pháp giải quyết vấn đề” thì kết quả 1 – 10 trong khoảng 3.580.000 cho phương pháp giải quyết vấn đề

 Nếu chúng ta cố gắng đọc và hiểu các cách thức và phương pháp giải quyết vấn đề theo các từ khóa tìm kiếm trên thì rõ ràng không nơi nào đề cập tới một phương pháp luận nào cụ thể cả, mà chỉ nói rất chung, giải quyết các vấn đề một cách đơn lẻ, phụ thuộc rất nhiều vào các ý kiến chủ quan của người giải quyết. 

Bài này tôi xin giới thiệu một công cụ được áp dụng rất rộng rãi tại các Công ty đa quốc gia từ các chương trình áp dụng và triễn khai Lean manufacturing và Six sigma cũng như từ các chương trình cải tiến liên tục, đặc biệt là các Công ty mà các sản phẩm và dịch vụ của họ phát sinh các thay đổi liên tục từ các yêu cầu của khách hang từ khâu thiết kế đến sản xuất chế tạo và sau khi bàn giao sản phẩm cho khách hang, ví dụ như: ngành phần mềm, ngành xây dựng, ngành chế tạo . . . 

Giải quyết nhanh vấn đề theo 8 quy tắc/ Eight Disciplines Quick Problem Solving

(8D)là một công cụ quản lý nhằm hướng dẫn thông qua quá trình 8 bước để giải quyết một vấn đề, vấn đề được nhận diện để áp dụng cách giải quyết theo 8D thường sử dụng phổ biến là: than phiền của khách hàng, khách hàng trả lại hoặc các vấn đề phát sinh bên trong tổ chức có tính nghiêm trọng phải ra quyết định dừng sản xuất và liên quan đến nhiều bộ phận khách nhau. Hiệu quả của 8D từ thực tế là chúng ta kết hợp được tất cả các khía cạnh quan trọng

của vấn đề. The output of an 8D process is the 8D report, the format of which follows the steps of the 8D process.Các kết quả của một quá trình 8D là báo cáo 8D, trong đó định dạng có các bước sau.

Below is the basic outline of an 8D process/8D report.Dưới đây là phác thảo cơ bản của một quá trình 8D/ và báo cáo 8D.

Thông thường khi các Công ty đã áp dụng 8D thành thạo thì họ đi qua bước 0 rất nhanh bằng cách thành lập được ngay một nhóm để giải quyết vấn đề.

Trong này bước 0: Áp dụng trong một vài trường hợp cần phải có phản ứng ngay, phải nhận thức ngày vấn đề, ví dụ: một công nhân ở bộ phận cắt, vấn đề xây ra là Anh ta cắt mất một ngón tay của mình, thì trong trường hợp này ở bước 0 là phải cầm máu cho Anh ta, mọi người xung quanh Anh ta phải đưa Anh ta đi nhà thương . .. 

Discipline 1.Quy tắct 1.Form the TeamThành lập nhóm (team)   

This is the first step of the 8D process and the first part of the 8D report. Đây là bước đầu tiên của 8D This step  defines the composition of the 8D team.  The team should be cross-functional and should include as members the process owner, a member from QA, and others who will be involved in the containment, analysis, correction and prevention of the problem., bước này xác định thành phần của đội ngũ 8D. Nhóm này nên bao gồm các chức năng của quá trình các thành viên sở hữu quá trình, một thành viên từ QA, và những người khác sẽ được tham gia vào việc ngăn chặn lỗi (containment), phân tích, chỉnh sửa xác nhận và công tác phòng ngừa các vấn đề phát sinh trở lại.The names of the members as well as their positions in the company organization must be enumerated in this part of the report. Tên và chữ ký của các thành viên cũng như các vị trí của họ trong công ty tổ chức phải được liệt kê trong phần này của báo cáo.

  Discipline 2. Describe the ProblemQuy tắct 2. Mô tả vấn đề    

This step involves a detailed assessment of the problem highlighted by the customer. Bước này bao gồm việc đánh giá chi tiết của vấn đề. Theo bước này, các báo cáo 8D cung cấp những thông tin trên và một hình ảnh rõ ràng của vấn đề được nêu bật của khách hàng. It should include the following details: a) the identity of the customer; b) a description of the customer application; c) device information (device, package, lot #, date code, etc.; d) when the problem was encountered; e) where the problem was encountered; f) a specific description of the failure mode; and g) failure rate. Nó sẽ bao gồm các thông tin chi tiết sau đây: nhận dạng của khách hàng, một bản mô tả của các ứng dụng của khách hàng, thiết bị thông tin (điện thoại, gói phần mềm, nhiều #, cấp mã số, vv, khi nào vấn đề đã được phát hiện, có vấn đề đã được gặp, mô tả cụ thể về chế độ thất bại, và các tỷ lệ lặp lại. Áp dụng các cách thức để định nghĩa vấn đề và nhận diện vấn đề như Who, What, Why, Where, When How Much/ Many, How Often, sử dụng các biểu đồ  . . .bước này là bước rất quan trọng nhằm định hướng cách thức giải quyết cho các bước sau, nếu bước nhận mô tả vấn đề không rõ ràng thì vấn đề sẻ không giải quyết được triệt để.

Discipline 3.Quy tắct 3.Contain the Problem Ngăn chặn các triệu chứng và các dấu hiệu bất thường    

This discipline explains the extent of the problem and bounds it.  Based on initial problem investigation, all lots that are potentially affected by the same problem must be identified and their locations pinpointed.  If possible, specific lot #’s and/or date codes of potentially affected lots shall be enumerated in this portion of the report.Điều này giải thích về mức độ nghiêm trọng của vấn đề và phạm vi ảnh hưởng của nó. Dựa vào các vấn đề được mô tả ở bước 2, tất cả đều có rất nhiều khả năng bị ảnh hưởng bởi cùng một vấn đề cần phải được xác định và được chỉ điểm. Sẽ được liệt kê trong phần này của báo cáo.    

Các hành động ngăn chăn được đưa ra nhằm chặn lại sự ảnh hương lan rộng của vấn đề ví dụ như: thu hồi sản phẩm, ngừng dây chuyền. Có khả năng trong bước này sẻ được bổ sung vào nhóm nhiều thành viên khác nữa.

   Quy tắct 4.Identify the Root CauseXác định và kiểm chứng nguyên nhân gốc rễ 

Bước 4 bao gồm các hướng dẫn thực hiện không phân tích và điều tra cần thiết để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Phần này rất quan trọng, đòi hỏi team phải có rất nhiều các kỹ năng và phương pháp thực hiện, ví dụ như kỹ năng làm việc nhóm và branstorming, sử dụng công cụ biểu đồ xương cá và hỏi 5Why

Khi tìm ra bất kỳ một nguyên nhân gốc rễ nào thì phải branstorm để tìm ra các giải pháp và hành động phù hợp cho nguyên nhân đó được báo cáo và theo dõi trong phần 4CA detailed description of the actual failure mechanism must be given, to show that the failure has been fully understood.

Discipline 5. Formulate and Verify Corrective Actions

Quy tắct 5. Xác định hành động khắc phục     

Bước này là bước xác định tất cả các hành động nhằm khắc phục vấn đề được chỉ ra tại các nguyên nhân gốc rễ, người chịu trách nhiệm thực hiện các hành động cam kết ngày hoàn thành và báo cáo thường xuyên

Discipline 6.Quy tắct 6.Correct the Problem and Confirm the Effects Triễn khai và xác minh hiệu quả   

Bước thứ 6 The sixth discipline of the 8D process involves the actual implementation of the identified corrective actions, details of which must be documented in the corresponding portion of the 8D report. bước liên quan đến thực tế việc triển khai thực hiện của các hành động khắc phục, chi tiết của các tài liệu mà cần phải có trong các phần tương ứng của các báo cáo 8D. The dates of completion and owners of the corrective actions must be shown in this section. Ngày hoàn thành và các hành động phải được thể hiện trong phần này.Data showing that the corrective actions are effective in preventing the root cause of the problem must be presented. Dữ liệu cho thấy rằng các hành động khắc phục có hiệu quả trong việc ngăn ngừa các gốc nguyên nhân của vấn đề phải được trình bày. Any deficiency in the effectiveness of the corrective actions must be addressed by improvements in or additions of corrective actions. Trong bất kỳ các hành đông khắc phục thiếu hiệu quả phải được quan tâm và cải tiến thêm hoặc bổ sung các hành động phắc phục khác

Discipline 7.Quy tắct 7.Prevent the Problem Ngăn ngừa các vấn đề  

Phần này phải tách biệt với hoạt động khắc phục, hoạt động ở bước 7 mang tính phòng ngừa. This next discipline should not be confused with ‘correcting’ the problem.  Prevention of the problem entails the identification of devices or packages that are similarly vulnerable to the same problem highlighted by the customer, even if not affected under the current situation.  Actions necessary to prevent these from being affected by a similar problem in the future are called preventive actions. Phòng ngừa vấn đề đòi hỏi phải xác định các thiết bị hoặc phần mềm tương tự, hay các công cụ nhằm triệt tiêu lỗi lặp lại.

Chúng ta phải tiêu chuẩn hóa các hoạt động phòng ngừa và kèm theo la đào tạo hướng dẫn thực hiện xuyên suốt quá trình.

Đây cũng là 1 bước quan trong trong 8D

     Discipline 8. Congratulate the TeamQuy tắct 8. Chúc mừng nhóm và đóng vấn đề     

The last step of the 8D process and the last portion of the 8D report consists of an acknowledgement from management of the good work done by 8D team.  Approvals for the 8D report are also shown in this last discipline. Bước cuối cùng của 8D, báo cáo cuối cùng 8D bao gồm các xác nhận và công nhận của nhóm và người liên quan

Kết luận:

Trong quá trình làm 8D đặc biệt chú ý tới các bước. Bước 2- mô tả vấn đề, thường thì chúng ta mô tả rất cảm tính và chung chung các vấn đề. Bước 4 – hoạt đông phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ, thường thì các nhóm không cố gắng tìm kiếm đến nơi đến chốn các nguyên nhân là cái căn nguyên mà xây ra vấn đề, nhóm chỉ dừng lại ở các triệu chứng và các lý do xây ra vấn đề và đi vá nó. Bước 7 – là bước khó tuy nhiên nếu không làm đến nơi  thì gây rất nhiều lãng phí khi mà để cho các vấn đề không được phòng ngừa và nó sẻ quay trở lại sớm.

Muốn thực hiện tốt 8D các nhóm giải quyết vần đề cần trang bị các kỹ năng: như kỹ năng làm việc nhóm, phương pháp brantorming, cách hỏi 5Why, 5W2H, biết áp dụng SPC và biểu đồ xương cá  . .  .

Muốn duy trì 8D cần có quy chế hoạt động và hướng dẫn rõ ràng trong tổ chức, khi nào, vấn đề nào thì áp dụng 8D . . .

Các báo cáo 8D phải được ban lãnh đạo xem xét và khuyến khích áp dụng, luôn cổ vũ nhóm 8D

Các hành động khắc phục phải được triệt để triển khai áp dụng

Ví dụ như: 4D đầu từ D0 tới D4 phải được kết thúc trong 24 giờ, và 1 nhóm 8D phải kết thúc trong 1 tuần làm việc từ khi có vấn đề phát sinh.