5S và Quản lý trực quan

Phương pháp 5S

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng. Danh sách này là đề cập đến một phương pháp luận đặc trưng cho, nói một cách không chính xác lắm, “chuẩn hóa việc vệ sinh”, tuy nhiên phương pháp này nhiều hơn chỉ là “vệ sinh”. 5S là một triết học và một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý của quy trình.

Vậy 5S là gì?

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức. Đôi khi 5S được xem như là một phương pháp luận cho công việc giữ vệ sinh, song sự đặc trưng này có thể không chính xác vì việc tổ chức một nơi làm việc hơn hẳn viện việc giữ vệ sinh ( Tham khảo thảo luận về “Seiton” ở dưới đây).

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc. Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng cần thiết. Thêm vào đó, nó chỉ ra nhanh khi cái gì đó bị thiếu bằng những chỉ thị vị trí. Những người ủng hộ 5S tin tưởng lợi ích của phương pháp luận này đến từ việc quyết định cái gì cần phải bị giữ, nơi mà nó cần phải bị giữ, và nó cần phải được cất giữ ra sao. Quá trình ra quyết định này thông thường đến từ một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các công việc cần được thực hiện như thế nào. Nó cũng phát huy tính làm chủ quá trình trong mỗi nhân viên.

Thêm vào đó, sự phân biệt quan trọng khác giữa 5S và “tiêu chuẩn hóa việc giữ vệ sinh” là Seiton. Seiton thường được hiểu lầm, có lẽ vì những cố gắng dịch nghĩa từ này sang tiếng Anh bằng từ bắt đầu với chữ “S” (đại loại như “Sort” hay “Straighten”). Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách nhằm đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những lưu trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả, …

5S bao gồm:

Giai đoạn1 – Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.

Giai đoạn 2 – Seiton (整頓) Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào hiệu quả. Khi chúng tôi dịch điều này bằng “Straighten or Set in Order”, nó có vẻ thích hợp với sàng lọc hay quét dọn, nhưng thực ra chủ ý là sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng theo một cách đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc.

Giai đoạn 3 – Seisō (清掃) Sweeping Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu. Điểm quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn.

Giai đoạn 4 – Seiketsu (清潔) StandardisingSăn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa. Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình.

Giai đoạn5 – Shitsuke () SustainingSẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem xét các tiêu chuẩn. Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở nên phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ. Tuy nhiên, khi có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp.

Mối quan hệ với các khái niệm khác

5S được sử dụng với những khái niệm Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just-In-Time (JIT). Những nguyên tắc 5S yêu cầu loại bỏ những thứ không cần đển nhằm làm cho việc lấy dụng cụ và phụ tùng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đây là nền tảng của SMED, nhằm tạo điều kiện cho JIT. Bước đầu tiên ở TPM là thao tác dọn dẹp máy móc, cơ bản của 5S. Masaaki Imai (một nhà tư vấn Nhật Bản về quản trị chất lượng) cũng đã đề cập việc sử dụng chiến lược 5S trong cuốn sách về Kaizen của ông.

(theo Wikipedia)

Khóa học 5S và Quản lý trực quan/5S and Visual Management

GIỚI THIỆU CHUNG:

Khóa học 5S & Quản lý hiển thị được giới thiệu cho bất cứ tổ chức nào đang chuẩn bị bước vào giai đoạn đầu thực hiện Lean6sigma hoặc nhắm đến việc quản lý cơ cấu tổ chức của mình một cách hiệu quả nhất.

NỘI DUNG KHÓA HỌC:

NỘI DUNG KHÓA HỌC

T/GIAN

Tổng quan về cải tiến liên tục

Ngày 1

Tổng quan về hệ thống sản xuất tinh gọn Lean
Giới thiệu các loại lãng phí
Giới thiệu & thực tập căn bản 5S (Bài tập trong lớp)
Ôn tập – kiểm tra
Giới thiệu & thực tập căn bản Quản lý hiển thị (Bài tập trong lớp)

Ngày 2

Mối liên hệ giữa 2 công cụ 5S & Quản lý hiển thị
Vai trò & trách nhiệm trong phát triển và duy trì 5S & Quản lý hiển thị
Hướng dẫn lập kế hoạch triển khai 5S & Quản lý hiển thị
Hướng dẫn đánh giá và duy trì hoạt động 5S & Quản lý hiển thị
Thực hành nhóm thực tế và trình bày
Ôn tập – kiểm tra

NHỮNG KẾT QUẢ MONG MUỐN:

–    Hiểu được nguồn gốc lịch sử Lean và sự khác biệt giữa Lean & sản xuất truyền thống.

–    Hiểu được sự cần thiết và quan trọng của 5S & Quản lý hiển thị tại nơi làm việc

–    Nắm được phương pháp thiết lập, tổ chức và cải tiến nơi làm việc

–    Nắm được cách thức giảm chi phí và thời gian tại nơi làm việc

–    Hiểu được vai trò và trách nhiệm của bản thân và tổ chức trong duy trì và phát triển 5S & Quản lý hiển thị  tại nơi làm việc.

–    Khuyến khích, động viên bản thân và mọi người tạo ra nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và hiệu quả mọi nơi và mọi lúc.

PHƯƠNG PHÁP:

Trình bày nội dung, chia sẻ cá nhân, thuyết trình cá nhân/đội nhóm, trò chơi vận động kết hợp hoạt động…

HỌC VIÊN: Nhân viên, các cấp Giám Sát và Quản Lý (từ cấp cơ sở đến cấp cao)

THỜI GIAN HỌC:  2 ngày (8.30am – 5.00pm)

CHI PHÍ TRỌN KHÓA CHO DOANH NGHIỆP: Liên hệ để biết thêm chi tiết

SỐ LƯỢNG HỌC VIÊN: Tối đa 30 người

LIÊN HỆ: 

——————————–

Pham Thanh Dieu | Director, Lean6sigma Consultant

Continuous Improvement Consulting JSC.

6F, 41 – 43 Tran Cao Van St., Ward 6, District 3, HCMC, VN

Tel: 84-8-5422 1148       Fax: 84-8-5422 1149   | M: 0988 000 364

dieu.pham@cicc.com.vn 

www.cicc.com.vn or  www.leansigmavn.com

========================================