7-loai-lang-phi

7 loại lãng phí trong văn phòng (7 Office Waste)

Khi chúng ta nói về 7 loại lãng phí theo TPS (phương thức sản xuất Toyota) rất nhiều người nghĩ rằng chỉ xẩy ra trong hệ thống sản xuất. Không có gì để làm trong các hoạt động của cộng viêc văn phòng. Tuy nhiên, Tôi cố gắng liên tưởng đến các loại lãng phí trong công việc và các hoạt động hàng ngày của chúng ta, Tôi thấy rằng lãng phí tác động tới hiệu quả của bản thân mỗi chúng ta dù bất kì trong sản xuất hay trong công việc văn phòng.

Over production: Bạn đã bao giờ bị Sếp bạn bắt làm lại báo cáo chưa? Bởi vì lý do là báo cáo của bạn quá nhiều thông tin không liên quan và không cần thiết tới yêu cầu của ông ấy, bạn sẽ rất buồn vì bạn làm việc chăm chỉ và siêng năng, mà không được thừa nhận.
Đây là một ví dụ về sản xuất thừa trong văn phòng, Vào ngày 04/01/08 tôi có cơ hội trình bày với Ban Giám đốc FPT-HCM về hoạt động cải tiến, tôi đã tốn rất nhiều công sức để muốn truyền tải được tất cả các vấn đề muốn nói muốn trình bày. Tôi làm slide trình bày vô số, bên cạnh đó tôi còn in ra giấy và đóng thành quyển tài liệu để gửi cho các Anh chị ấy đọc trong khi trình bày.
Vâng bạn có thể điền vào rất nhiều thông tin mà theo bạn sự chuẩn bị đó là rất hiệu quả cho Sếp bạn, và ông ấy sẽ rất thích, nhưng thực chất thì không. Chúng ta gặp phải vấn đề này vì chúng ta không hiểu khách hàng của chúng ta cần gì. Để trách các vần đề này phát sinh trở lại, hãy cố hiểu đúng và chính xác khách hàng của bạn cần gì, bằng cách hỏi họ rằng họ đang kỳ vọng những gì và chỉ bàn giao (truyền tải) cho họ những gì mà họ yêu cầu.

Waiting: Tôi đã từng thấy một số người thích làm việc với rất nhiều công việc khác nhau tại cùng một thời điểm, họ luôn bận với mọi thứ, nhưng cuối cùng thì không có gì xẩy ra, không kết quả rõ ràng, tất cả công việc đều duy trì ở một phía (WIP: bán thành phẩm) sinh ra trì hoãn, không hoàn thành và có cảm giác chán nản.
Phải chắc chắn rằng bạn hiểu năng lực, và khả năng thực thụ của bạn, thực hiện công việc của bạn một cách hợp lý và chỉ khởi động (bắt đầu) một nhiệm vụ mới khi mà công việc trước đó ở trạng thái hoàn thành.
Ví dụ: Tôi yêu cầu các bạn trong phòng của tôi thực hiện các task công việc với thời gian hoàn thành dự kiến cụ thể, nhưng khi Tôi hỏi kết quả thì thường là chưa xong vì nhiều lý do, đặc biệt là lý do đang bận làm nhiều công việc quá cùng một lúc. Vậy tôi lại bị chờ vì công việc liên quan, mặc dù task công việc của tôi đang sẵn sàng.

Transportation: Chúng ta có thể tránh đi lòng vòng trong suốt một tổ chức rộng lớn để gặp các đồng nghiệp cho các hoạt động kinh doanh và cho các công việc liên quan đến họ.
Hãy lấy một ví dụ của bạn tôi đang làm việc tại Vedan, khoảng cách giữa phòng bạn tôi và nhà xưởng cách xa khoảng 10 phút đi bộ, bạn có thể tưởng tượng, khi tôi hỏi có khi nào ông bực mình về chuyện đó không? Bạn tôi nói có nhiều khi dự định đi tới nhà xưởng mình sẽ làm một số việc đang nghĩ trong đầu, nhưng khi đến nhà xưởng, vì đi xa quá và xao lãng nên đã quên đi minh muốn làm gì, hay có khi một ai đó muốn gọi về văn phòng gấp để tham gia một cuộc họp ngoài kế hoạch thì…
Bây giờ để tránh đi bộ không cần thiết, bạn tôi sẵn sàng lên kế hoạch cho chuyến đi tới nhà xưởng. Bên cạnh đó có đầu tư xe đưa đón nội bộ.
Vậy bạn có biết các dự án liên quan đến 1 cửa một dấu của chính phủ chưa? Họ làm tới đâu rồi?

Over processing: Có thể có quá nhiều phím tắt (shortcut) đã được phát triển bởi Microsoft, và tôi cũng muốn thử sức mình, tôi muốn biên chế thêm các cách thức tắt (shortcut) để tìm kiếm dễ dàng, thực hiện dễ dàng, thao tác nhanh gọn. Tôi không hoàn toàn tuân theo quy trình trong rất nhiều trường hợp, và cuối cùng công việc đã bị từ chối hay không thể hoàn thành đúng thời gian vì tôi không hoàn thành thông tin theo quy trình đã quy định. Thời gian của tôi đã bị lãng phí, người quản lý, kiểm soát quy trình hay người làm ra quy trình đó cũng bị lãng phí,
Vì vậy làm ơn hãy tuân theo quy trình, để tránh lãng phí này chúng ta phải cải tiến liên tục quy trình cũng như đo lường được tính hiệu quả của nó nhằm nâng cao hiệu lực buộc mọi người phải tuân theo.

Excess of inventory: Nếu chúng ta xem xét kiểm tra công việc được giao như là kiểm tra đầu vào dòng nguyên vật liệu đang bị trì hoãn cho quá trình có giá trị (VA). Chúng ta bắt buộc phải sử dụng hết nguyên vật liệu đó càng nhanh càng tốt nhằm duy trì mức tồn kho thấp. Thật sự trong công việc chúng ta không làm như thế, mà chúng ta muốn giữ lại các nhiệm vụ được giao đó trong người. Thời gian giữ lại lâu hơn, thì càng nặng nề khi thực hiện triển khai công việc, trường hợp này trở thành tồi tệ khi có nhiều và rất nhiều dòng các công việc tới ngày hết hạn vì thế chúng ta bắt buộc phải làm việc cực khổ hơn để hoàn thành.

Tại sao chúng ta giữ lại công việc? Tại sao chúng ta không thể cầm nó lên, xử lý nó và chuyển nó cho quá trình kế tiếp trong thời gian ngắn nhất?
Ông cha ta có câu “Nước tới chân mới nhảy”

Unnecessary motion: Đối với tôi trốn tránh (đùn đẩy) là loại motion không cần thiết nhất trong một khu vực làm việc. Tôi tin rằng tất cả chúng ta rất ghét một nơi làm việc mà có rất nhiều lý do để trốn tránh công việc, người mà luôn muốn đùn đẩy công việc cho người khác khi có một trách nhiệm nào đó đến với họ, Nhóm người đó thật sự họ rất sáng tạo và họ có thể nói với bạn vô vàn lý do, hay hỏi bạn rất nhiều các câu hỏi làm bạn thiếu mạch lạc và họ đẩy công việc đó về lại cho bạn.

Trong rất nhiều các trường hợp, chúng ta tốn rất nhiều thời gian thương thảo với việc đùn đầy và lẩn tránh, nó có thể lớn gấp nhiều lần thời gian xử lý để hoàn thành công việc trong thực tế.
Tôi có một ví dụ: Ngày đó tôi thực hiện một công việc liên quan tới trách nhiệm của người khác và nhờ họ giúp đỡ để sửa chữa sai hỏng của một thiết bị xử lý tự động. Cuối cùng, tôi chiến thắng trận đấu khẩu và Anh ta đưa ra các chỉ dẫn cho kỹ thuật của Anh ta. Chuyện đáng buồn cười là, nhân viên kỹ thuật chỉ mất 4 giờ để sửa chữa xong vấn đề đó, trong khi tôi phải mất 2 ngày để chiến đấu bằng miệng, bằng mail, . .. và nài nỉ.

Xin hãy nhớ rằng, nếu bạn cho bạn là một chuyên gia, xin hãy hành động như một chuyên gia.

Defect: Làm một việc đúng ngay từ đầu. Nếu bạn yêu cầu giúp đỡ, hãy gọi ngay khi có thể, đừng giữ nó trong lòng rồi tiếp tục thực hiện những sai hỏng. Không có nơi nào cho bạn cả ngàn lý do hay là hành động sửa sai trong tương lai sau khi mọi việc đã lộn xộn lên.
Bạn có thể hiệu quả hơn trong công việc nếu bạn sẵn sàng viết ra tất cả các lãng phí mà bạn tạo ra hàng ngày và hãy thực hiện các hành động cần thiết để loại bỏ chúng từ thói quen của chính bạn.

Phạm Thanh Diệu

Related posts: