LEAN Lịch sử hình thành hệ phương pháp

Để hiểu hơn về tiến trình hình thành Lean Manufacturing chúng ta xét chi tiêt và các đặc tính của từng thời kỳ áp dụng.

Vào những năm 1900 là thời kỳ của Kỹ năng và sự khéo léo/ Skilled Craftsmanship

Vào thời kỳ nay Frederich Taylor đã sử dụng các phương pháp và công cụ như Tiêu chuẩn hóa công việc, nghiên cứu thời gian và thao tác chuẩn để áp dụng cho sản xuất đơn chiếc.

Đặc tính của sản xuất đơn chiếc: dựa vào kỹ năng và sự khéo léo của người thao tác khi mà kỹ thuật và công nghệ chưa phát triển

  • Chúng ta hình dung khi sản xuất xe Ô tô: Chiếc xe đứng yên, người thao tác di chuyển từ xe này qua xe khác để hoàn thành công việc của họ
  • Yêu cầu năng lực cá nhân ở mức rất cao để có thể hoàn thành công việc, người lành nghề được coi trọng
  • Không có chính xác hai công việc hoàn toàn như nhau.
  • Chất lượng rất tuyệt vời
  • Tốn rất nhiều chi phí cho sản xuất

Thời kỳ sản xuất hàng loạt/Mass Production/1930

Henry Ford đã đề cập tới dây chuyền lắp ráp và sản xuất theo dây chuyền nhằm tạo dòng nguyên liệu liên tục trong suốt quá trình sản xuất, chuẩn hóa các qui trình và lọai bỏ lãng phí

Đặc tính của sản xuất hàng loạt

  •  Kỹ năng của người thao tác thấp, thực hiện một công việc nhỏ trong dây chuyền
  • Số lượng rất quan trọng
  • Sự thỏa mãn trong công việc thấp
  • Chi phí sản xuất rẻ

*** Sự ra đời của hệ thống sản xuất Toyota tiền thân của Lean Manufacturing/1960

Cách tiếp cận Lean Manufacturing

  • Ảnh hưởng từ Edwards Deming, Juran đã có tác động lớn tới hệ thống sản xuất của thế giới. 
  • Sau thế chiến thứ II sự lớn mạnh của Nhật bản về chất lượng của sản phẩm.
  • Từ thập niên 1960 các công ty toàn cầu đã nổ lực để cải tiến dựa trên các ý tưởng của họ.

Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) ra đời dựa trên:

Sự kế thừa và phát triển Hệ thống sản xuất làm đổi thay thế giới.

Năm 1950, Eiji Toyoda và các giám đốc thực hiện chuyến nghiên cứu các nhà máy ở Hoa Kỳ 2 tuần. Họ ngạc nhiên khi thấy kỹ thuật sản xuất hàng loạt không thay đổi nhiều từ những năm 1930. Bằng quan sát thực tế, Taiichi Ohno đã thấy sự lãng phí lớn từ việc sản xuất hàng loạt, tạo ra một lượng lớn thành phẩm và bán thành phẩm tồn kho, phế phẩm và bán thành phẩm lỗi ẩn trong những lô lớn sản phầm. Tòan bộ nơi làm việc vô tổ chức và mất khả năng kiểm sóat. Với các xe nâng di chuyển hàng núi vật liệu ở khắp nơi, nhà máy trong giống như nhà kho nhiều hơn. Không mấy ấn tượng trước những hình ảnh như vậy, Mr. Ohno và các cộng sự trong Toyota dã nhìn thấy cơ hội bắt kịp nước Mỹ. Ông đã bắt đầu bằng việc nghiên cứu lại cuốn sách “Hôm nay và ngày mai” của Henry Ford. Trong cuốn sách của mình, Ford đã nêu lên tầm quan trọng của việc tạo dòng nguyên liệu liên tục trong suốt quá trình sản xuất, chuẩn hóa các qui trình và lọai bỏ lãng phí. Nhưng thực tế Công ty của Ông đã không luôn thực hiện điều này. Kế thừa bài học của Henry Ford cộng với việc nhìn thấy “hệ thống kéo” được các siêu thị ở Mỹ sử dụng. Ở bất kỳ siêu thị hoạt động hiệu quả nào thì lượng hàng hóa trên kệ được bổ sung chính xác bằng số khách hàng vừa lấy đi. Nghĩa là việc sản xuất hòan tòan phù hợp số lượng vừa tiêu thụ. Toyota cũng trân trọng áp dụng bài giảng về chất lượng của W.Edwards Deming (sư tổ của quản lý chất lượng hiện đại) về việc đáp ứng và đáp ứng vượt yêu cầu của khách hàng là nhiệm vụ của tổ chức. Deming cũng đưa ra nguyên tắc bước tiếp theo là khách hàng và mở rộng khái niệm khách hàng bao gồm khách hàng bên trong và khách hàng bên ngòai. Toyota còn thực hiện cải tiến liên tục theo PDCA – Họach định – Thực hiện – Đo lường – Cải tiến (còn gọi là chu trình Deming). Tất cả đã tạo nên Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), tập trung vào việc sản xuất dòng sản xuất 1 sản phẩm liên tục (one-piece-flow), rút ngắn thời gian sản xuất bằng việc lọai bỏ lãng phí có trong từng công đọan của qui trình sản xuất để đạt chất lượng tốt nhất mà chi phí là thấp nhất, cùng với mức an tòan và tinh thần làm việc cao.

Mô hình ngôi nhà chất lượng của Toyota


Qua nhiều thập niên, Toyota đã áp dụng TPS tại nơi sản xuất của mình mà không ghi thành tài liệu. Cho đến khi nhu cầu về việc huấn luyện hệ thống TPS cho các đối tác cung ứng được đặt ra. Đến lúc đó Fuji Cho, hoc trò của Taiichi Ohno đã xây dựng một ngôi nhà để biểu diễn hệ thống sản xuất Toyota (Đọc  14 nguyên tắc tạo ra chất lượng và văn hóa Toyota)

Hình đồ ngôi nhà TPS đã trở thành một trong những biểu tượng dễ nhận biết nhất trong giới sản xuất hiện đại, thể hiện sự vững chắc bằng hệ thống có kết cấu chặt chẽ liên kết với nhau. Bắt kỳ sự khiếm khuyết nào cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng ngôi nhà. Bắt đầu từ phần nền tảng bằng triết lý kinh doanh dài hạn, quản lý trực quan, chuẩn hóa qui trình và cân bằng sản xuất. Hai trụ cột vững chắc là Just-in-Time (Vừa đúng lúc – JIT) nghĩa là sản xuất vừa lúc cần đến, không sản xuất thừa; và Jidoka (Tự kiểm lỗi): không bao giờ để cho phế phẩm có thể đi qua giai đoạn tiếp theo, giai đoạn sau được coi là khách hàng của giai đoạn trước và phải được đáp ứng đúng yêu cầu. Phần nội thất và trung tâm căn nhà là con người và tập thể, cải tiến liên tục và tích cực giảm lãng phí. Mái nhà là tập hợp các yếu tố Chất lượng, Chi phí, Thời gian giao hàng, An tòan, Tinh thần lao động.

Thành quả đạt được và các thời điểm đáng ghi nhớ của Toyota

  • 1930: Thành lập và bắt đầu sản xuất xe tải nhẹ. Tham quan Ford và GM để học hỏi cách thức lắp ráp sản phẩm theo dây chuyền.
  • 1948: Nỗ lực tồn tại trong giai đoạn sau chiến tranh. Lạm phát phi mã ở Nhật Bản, khan hiếm tiền mặt dẫn đến tổng số nợ phải thu của Toyota lên đến 8 lần vốn của Công ty, cắt giảm chi phí gắt gao bao gồm việc tự nguyện giảm lương của quản lý và 10% lương nhân viên. Nhà sáng lập Công ty Ô tô Toyota là Kiichiro nhận trách nhiệm và từ chức, đồng thời với việc nhiều công nhân tự nguyện xin thôi việc.
  • 1950: Tạo ra Hệ thống TPS. Eiji Toyoda và các Giám đốc thực hiện chuyến nghiên cứu các Nhà máy của Hoa Kỳ trong 12 tuần. Bắt đầu thực hành và từng bước tạo ra Hệ thống Sản xuất Toyota làm đổi thay thế giới.
  • 1960: Bắt đầu phát triển thành triết lý mạnh mẽ cho các Công ty noi theo:
  • 1973: Khủng hỏang dầu mỏ đưa thế giới vào thời kỳ suy thóai trong đó Nhật Bản bị ảnh hưởng nặng nề nhất và Toyota một lần nữa bị rơi vào tình thế khó khăn giữa tồn tại hay là chết nhưng cũng lại vượt lên sớm nhất và có lợi nhuận trở lại nhanh hơn so với các công ty khác ở Nhật.
  • 1980: Ở Nhật, mọi người ồ ạt rời bỏ Toyota và các Công ty liên kết với Toyota để sang làm việc với các công ty khác.
  • 1989: Đưa nhãn hiệu xe cao cấp Lexus ra thị trường và đến năm 2002 có lượng bán nhiều hơn BMW, Cadillac và Mercedes-Benz trên thị trường Mỹ trong 3 năm liên tục.
  • 1997: Ra mắt chiếc Prius của thế kỷ mới, xe hybrid sản suất đại trà đầu tiên của thế giới, thân thiện môi trường và bảo tồn tài nguyên thiên nhiên.
  • 2003: Vượt qua Ford và Chevrolet về doanh số bán hàng ở Mỹ
  • 2006: Vượt qua DaimlerChrysler để giành vị trí thứ 3 tại thị trường Mỹ
  • 2007: Lần đầu tiên vượt GM về Doanh số bán hàng tòan cầu, đồng thời với việc dẫn trước về lợi nhuận liên tục cho đến nay.

****Mô hình lean Manufacturing là phần tiếp theo của hệ thống sản xuất TPS

  • Nhằm phản ánh triết lý phải loại trừ lãng phí và thời gian quản lý
  • Kỹ năng được nâng lên cao hơn, công việc theo dạng “work cell”
  • Chú trọng vào chất lượng và hiệu quả

Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990, trong quyển The Machine that Changed the World (Cỗ máy làm thay đổi cả thế giới) của các tác giả James Womack, Daniel Jones và Danile Roos. Lean được sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp giúp liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh.

Lean trong tiếng Anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền lạc. Các cấp độ trong Lean bao gồm Lean manufacturing (sản xuất Lean), Lean enterprise (Doanh nghiệp Lean), Lean thinking (Tư duy Lean).

Con đường Lean

  • Zero Tolerance for Waste
  • A Stable Production Environment
  • Customer “Pull”  / Just-in-Time

Tư tưởng Lean I

1. Không có dung sai nào cho lãng phí tồn tại

  • Tất cả các loại lãng phí có thể được ngăn chặn và loại trừ
  • Trạng thái công việc đơn giản, mục tiêu thì hoàn thiện

Tư tưởng Lean II

2. Môi trường sản xuất ổn định và bền vững

  • Sản phẩm có chất lượng tốt nhất có thể chỉ đạt được dựa trên một môi trường sản xuất ổn định. Các vấn đề tạo nên sự ổn định phải được nhận diện nhanh chóng và giải quyết một cách lâu dài
  • Tiêu chuẩn hóa, kiên định, có thể dự đoán được, và phải được lặp đi lặp lại để thực hiện được các mục tiêu

Tư tưởng Lean III

3. Khách hàng kéo “Pull” / Vừa đúng lúc/Just-In-Time (JIT)

  • Một sản phẩm chỉ có thể được làm ra để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chỉ làm ra những gì khách hàng muốn, và bán nó khi nó được kỳ vọng và với chất lượng hoàn thiện nhất
  • Các kết quả của tiếp cận này là tốt nhất cho việc sử dụng tối đa nguồn lực của công ty,  với việc dẫn đầu để có lợi ích cao hơn và bảo về người lao động

CON ĐƯỜNG THÀNH CÔNG CỦA TOYOTA – THE TOYOTA WAY

Con đường thành công của Toyota

14 nguyên tắc quản lý của nhà sản xuất vĩ đại nhất thế giới

 Tư tưởng

 Toyota gây được sự chú ý lần đầu tiên của thế giới vào những năm 1980 khi mà khách hàng bắt đầu nhận ra rằng xe Toyota có tuổi thọ dài hơn và ít sửa chữa hơn xe Mỹ. Ngày nay họ là một trong những nhà sản xuất xe hơi có lãi nhất trên thế giới, sản xuất xe hơi chất lượng cao, theo thị hiếu của người dùng, sử dụng ít giờ lao động và hàng hóa tồn kho. Đến ngày hôm nay, Toyota vẫn tiếp tục gia tăng sản xuất, phát triển sản phẩm và hòan thiện quy trình

 “Con đường thành công của Toyota” giải thích nguyên tắc quản lý và triết lý kinh doan đã mang đến sự thành công của Toyota. Sách trình bày  cách tiếp cận của Toyota đối với việc sản xuất tiết kiệm (được biết đến như hệ thống sản xuất Toyota) và 14 nguyên tắc đã đưa Toyota đến sự nổi tiếng về chất lượng và vượt trội. Sách cũng trình bày cách thức mà ta có thể áp dụng cùng những nguyên lý vào việc cải tiến các quy trình kinh doanh mà vẫn có thể cắt giảm chi phí sản xuất và họat động.

 Sức mạnh tầm cỡ thế giới của “Con đường Toyota”

 “Con đường Toyota”: lấy khả năng sản xuất xuất sắc làm vũ khí chiến lược.

 Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và sản xuất tiết kiệm (lean production)

 Toyota đã sáng chế ra hệ thống sản xuất tiết kiệm vào những năm 40 và 50. Công ty đã tập trung vào việc lọai bỏ thời gian và vật liệu thừa của từng công đọan trong quy trình sản xuất (từ nguyên liệu cho đến sản phẩm hòan chỉnh)

 Kết quả cho ra một quy trình linh họat và nhanh mà có thể đáp ứng những gì khách hàng muốn, khi nào họ cần nó, với chất lượng tốt nhất và một chi phí chấp nhận được. Toyota đã cải tiến việc sản xuất bằng cách:

  • Lọai bỏ thời gian và tài nguyên thừa
  • Xây dựng hệ thống chất lượng cho các hệ thống làm việc
  • Tìm cách giảm chi phí và các phương pháp thay thế các công nghệ mới đắt tiền
  • Hòan thiện các quy trình làm việc

Xây dựng văn hóa học tập để phục vụ cho mục đích cải tiến liên tục

Toyota trở thành nhà sản xuất tốt nhất thế giới như thế nào

Toyota đã phát triển hệ thống sản xuất Toyota (TPS) sau thế chiến thứ hai. Trong khi đó Ford và GE vẫn sử dụng việc sản xuất hàng lọat và kiểm sóat theo quy mô, Toyota đã đối mặt với các điều kiện kinh doanh rất khác nhau. Thị trường của Toyota rất nhỏ nhưng phải sản xuất các lọai xe khác nhau trên cùng một dây chuyền  theo yêu cầu của khách hàng. Giải pháp cho việc này:  làm cho các quá trình vận hành phải rất linh họat. Điều này đã dẫn tới sự ra đời của TPS.

TPS đã mượn một số ý tưởng của Hoa Kỳ. Ý tưởng chính của hệ thống “Just in time” (JIT) có được từ khái niệm của “hệ thống kéo” mà đã  lấy cảm hứng từ hệ thống siêu thị Mỹ. Trong hệ thống kéo, mỗi món hàng sẽ được cung cấp thêm khi mà chúng bắt đầu vơi đi trên kệ.

Áp dụng vào công ty Toyota, điều này có nghĩa là bước đầu tiên của quy trình sẽ không được hòan tất cho tới khi bước hai sử dụng nguyên liệu hoặc nguồn cung cấp của bước 1. Trong quy trình sản xuất, Toyota đã sử dụng Kaban để ra hiệu cho bước trước đó khi các phụ tùng cần được bổ sung

 Công ty cũng được truyền cảm hứng từ ông W.Edwards Deming. Ngòai việc định nghĩa một cách tổng quát khách hàng gồm có khách hàng bên ngòai và khách hàng nội bộ, ông cũng khuyến khích Toyota áp dụng cách tiếp cận một cách có hệ thống trong việc giải quyết vấn đề, mà đã trở thành cốt lõi trong việc cải tiến liên tục ( được biết như là Kaizen)

Thực chất của hệ thống sản xuất Toyota: lọai bỏ sự thừa thải

Điểm chính của hệ thống TPS là giảm thiểu thời gian sử dụng trong các họat động không tạo ra thêm giá trị bằng cách bố trí nguyên liệu và các dụng cụ sao cho gần dây chuyền lắp ráp nhất có thể

Các kiểu lãng phí chính trong quy trình sản xuất và kinh doanh:

  • Sản xuất thừa
  • Chờ đợi hoặc..
  • Sự vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết
  • Gia công thừa hoặc xử lý không chính xác
  • Khiếm khuyết
  • Không sử dụng tính sán tạo của nhân viên
  • Tồn kho quá nhiều

Các nguyên tắc kinh doanh trong “Con đường thành công của Toyota”

Nguyên tắc 1: quyết định của bạn phải dựa trên triết lý dài hạn, ngay cả khi phải tiêu tốn cho những mục đích tài chính ngắn hạn.

Thông điệp của Toyota rất nhất quán: hãy làm điều tốt cho công ty, nhân viên của công ty, khách hàng hay xã hội nói chung. Triết lý dài hạn này là nhiệm vụ của công ty mà đã liên tục tìm tòi để cung cấp cho khách hàng, nhân viên, cổ đông chất lượng và dịch vụ tốt nhất.

Mục tiêu dài hạn nên thay thế các quyết định hay mục tiêu ngắn hạn. Phát triển, làm việc, tăng trưởng và hướng công ty theo mục tiêu chung có ý nghĩa hơn là kiếm tiền. Nhiệm vụ cao cả của bạn là và nên là nền tảng của tất cả nguyên tắc khác.

Toyota đi theo hướng làm hài lòng khách hàng. Họ tin rằng những khách hàng hài lòng sẽ quay lại và đem lại nhiều công việc hơn. Điều này sẽ tạo ra giá trị cho khách hàng, xã hội và nền kinh tế.

Một trong những yếu tố chính tạo nên thành công của Toyota là nó sống với triết lý tín nhiệm lẫn nhau và tinh tần “ tự chúng ta làm”. Điều này được minh họa rõ nhất khi họ tham gia vào ngành công nhiệp ô tô hạng sang. Họ không mua lại công ty đã sản xuất ô tô hạng sang. Thay vào đó, côn ty đã tạo ra một bộ phận xe hơi hạng sang riêng – dòng Lexus- từ đống tạp nham để học hỏi và hiểu được bản chất của xe hơi hạng sang.

Nguyên tắc 2: tạo nên dòng xử lý liên tục để giải quyết các vấn đề

Hệ thống sản xuất hàng lọat mà được nhiều nhà sản xuất sử dụng đã tạo nên sự dư thừa với khối lượng lớn mà sẽ dẫn đến hàng hóa tổn kho không được dùng đến và chiếm chỗ nhà máy. Hệ thống sản xuất tiết kiệm của Toyota đã thiết kế lại quy trình làm việc sao cho việc di chuyển nguyên liệu và thông tin nhanh hơn.

Để tối ưu việc di chuyển nguyên liệu sao cho nhanh hơn, Toyota đã giảm độ lớn của một đợt sản xuất và các đơn vị công việc sẽ được nhóm theo sản phẩm hơn là quy trình. Dòng xử lý liên tục sẽ kết nối quy trình và con người với nhau để mà khi có một vấn đề xuất hiện, nó sẽ được giải quyết ngay.

Lợi ích của dòng xử lý liên tục/ nguyên khối

  • Xây dựng chất lượng
  • Tạo nên độ linh động thật sự
  • Tạo nên năng suất cao hơn
  • Cải tiến an tòan lao động
  • Nâng cao tinh thần làm việc
  • Giảm chi phí hàn tồn kho
  • Giải phóng mặt bằng

Nguyên tắc 3: sử dụng “hệ thống kéo” để tránh việc sản xuất thừa

Hệ thống kéo xoay quanh ý tưởng cung cấp thêm hàng hóa dựa trên nhu cầu hàng ngày của khách hàng hơn là cố định theo một lịch trình  hoặc hệ thống. Nó được gọi là hệ thống linh họat theo nhu cầu của khách hàng

Hệ thống “just in time” (JIT) sẽ cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn, khi nào và số lượng mà khách hàng cần. Nguyên liệu được cung cấp thêm tùy vào sự tiêu thụ, giảm thiểu công việc  trong quy trình và  sự sắp xếp hàng hóa tồn kho. Bạn chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung chúng dựa trên những gì mà khách hàng thật sự lấy đi.

Thuyết nhu cầu của Maslow đã thỏa mãn các nhu cầu ở cấp thấp hơn và khích lệ nhân viên lên cấp bậc cao hơn là tự thể hiện mình. Phương pháp của Toyota là trả lương cao, đảm bảo việc làm, điều kiện làm việc an tòan thỏa mãn các nhu cầu của nhân viên. Văn hóa của việc cải tiến liên tục của Toyota đã hộ trợ cho sự phát triển về hướng tự thể hiện mình.

  1. Thuyết làm phong phú công việc của Herberg đã lọai bỏ “những người bất mãn” và thiết kế công việc để tạo ra những người thõa mãn tích cực là nền tảng của sự phát triển chương trình nghiên cứu về lao động 5 S, quản lý về tầm nhìn và các chính sách nhân sự về các tiêu chuẩn vệ sinh. Cải tiến liên tục của Toyota, luân chuyển công việc và các nhà khích lệ hành động như các người thỏa mãn tích cực
  2. Thuyết quản lý có khoa học của Taylor đã thiết kế công việc một cách chuẩn hóa và lựa chọn một cách khoa học, cũng như đào tạo và khen thưởng thành tích theo kết quả làm việc. Toyota làm theo các nguyên tắc quản lý có khoa học của Taylor ở mức độ nhóm hơn là cá nhân
  3. Thuyết thay đổi hành vi củng cố thêm cho hành vi của việc dòng chảy liên tục của Toyota sẽ tạo nên thời gian lãnh đạo ngắn hơn vì có hồi đáp nhanh hơn. Các vấn đề được chú ý nhanh hơn và các nhà lãnh đạo có mặt thường trực để cho thấy sự ủng hộ của họ
  4. Thuyết thiết lập mục tiêu cần thiết cho các mục tiêu rõ ràng, đo lường được, có khả năng đạt được. Toyota đã đặt ra các mục tiêu theo tiêu chuẩn này thông qua hoshin Kanri ( phát triển các chính sách)

Nguyên tắc 11: đánh giá cao việc mở rộng mạng lưới đối tác và nhà cung cấp bằng các đưa ra những thử thách và giúp họ cải tiến

Đối xử với đối tác và nhà cung cấp như một phần mở rộng công việc kinh doanh của bạn.

Toyota duy trì nguyên tắc hiệp hội. Công ty xem các nhà cung cấp như các đối tác làm ăn. Toyota không chỉ thử thách nhân viên của họ để có được kết quả xuất sắc và có sự tiến bộ, họ cũng thử thách cả các nhà cung cấp

Theo tác giả, việc phát triển nhà cung cấp được thực hiện với một lọat các chỉ tiêu và thử thách gắt gao. Các nhà cung cấp muốm làm việc với công ty vì họ biết rằng họ sẽ trở nên tốt hơn và gia tăng sự tín nhiệm giữa các đơn vị cung cấp và các khách hàng khác

Toyota luôn xem xét nhà cung cấp mới với một sự thận trọng và đặt hàng rất ít . Tuy nhiên, một khi họ đã có được lòng tin của Toyota, và chứng minh cho thấy sự thành thật của họ trong việc cam kết tuân theo các tiêu chuẩn của Toyota về chi phí, chất lượng và giao hàng, Toyota sẽ chấp nhận họ và dạy theo cách của Toyota. Mối quan hệ với các nhà cung cấp và các hiệp hội thường là dài hạn và hiếm khi nào có sự thay đổi nhà cung cấp trừ khi mắc phải sai lầm tệ hại.

Nguyên tắc 12:  tự mình đi và xem xét để hiểu rõ hòan tòan một vấn đề (Genchi Genbutsu)

Nghĩ và phát biểu dựa trên những thông tin và dữ liệu đã được tự mình kiểm chứng.

Đi và tự mình chứng thực các thông tin. Luôn nhớ rằng bạn là người chịu trách nhiệm cho các báo cáo và thông tin cung cấp cho người khác. Giải quyết vấn đề và cải tiến các quy trình bằng cách đi đến tận nơi và tự mình xem xét và xác nhận thông tin và dữ liệu

Không phải tự suy xét về những gì đã nghe hoặc người khác nói với bạn là một việc rất quan trọng. Khi chính bạn đi tìm hiểu thì bạn sẽ hiểu thấu đáo vấn đề hơn.

Nguyên tắc 13: ra quyết định phải chậm sau khi cân nhắc mọi khả năng và có sự đồng tâm; thực hiện nó một cách nhanh chóng

Quá trình lấy ý kiến của mọi người sẽ giúp tìm ra nhiều giải pháp và việc thực hiện các quyết định nhanh chóng hơn.

Đối với Toyota, cách thức để ra được quyết định cũng quan trọng như chất lượng của quyết định. Không nên vội vàng ra quyết định nếu chưa xem xét mọi yếu tố, các khả năng khác và tham khảo ý kiến của những người chịu ảnh hưởng bởi kết quả của quyết định đó. Khi bạn đã có được giải pháp thì nên thực hiện nó nhanh nhưng với sự cẩn trọng.

Tham khảo ý kiến sẽ làm giúp cho việc chấp nhận giải pháp dễ dàng hơn và quá trình thực hiện được suông sẽ hơn. Sự xuất sắc của Toyota đã được trình bày chi tiết. Công ty đã xem xét tất cả yếu tố (chi phí, chất lượng, khó khăn, giải pháp và chủ đầu tư)

5 yếu tố chính được xem xét trong quá trình ra quyết định

  • Tìm hiểu những gì thật sự đang xảy ra
  • Hiểu các nguyên nhân của vấn đề và tự hỏi tại sao 5 lần
  • Tính đến những giải pháp thay thế và chi tiết hóa giải pháp  được lựa chọn
  • Xây dựng sự đồng thuận của nhân viên, nhà cung cấp
  • Sử dụng kênh thông tin một các hiệu quả để truyền đạt các bước từ bước 1 đến 4

Nguyên tắc 14: trở thành một tổ chức học hỏi thông qua sự suy nghĩ không ngừng (hansei) và sự cải tiến liên tục (kaizen)

Thiết lập một quy trình có sự giám sát và cải tiến liên tục. Một khi bạn thiết lập được một quy trình ổn định và chuẩn hóa, hãy sử dụng các công cụ cải tiến liên tục để tìm ra nguyên nhân sâu xa của việc kém hiệu quả để áp dụng các phương pháp phù hợp

Tạo ra một quy trình mà yêu cầu tối thiếu ( nếu có thế không) hàng tồn kho. Điều này sẽ giúp phát hiện và sửa chữa các nguồn tài nguyên và thời gian thừa.

Bảo vệ chất xám bằng cách phát triển đội ngũ nhân viên ổn định, học hỏi liên tục. Đào tạo nhân viên trở thành những nhà lãnh đạo và làm việc hiệu quả. Thăng chức cho nhân viên của công ty.

Chuẩn hóa quy trình tốt nhất cho mỗi dự án mới và nhà quản lý mới

Áp dụng phương pháp của Toyota vào công ty của bạn

 Ứng dụng phương pháp của Toyota để thay đổi các công ty dịch vụ và kỹ thuật

 Phát triển và thực hiện biểu đồ dòng giá trị qua các buổi hội thảo Kaizen

Giai đọan 1: Chuẩn bị cho buổi hội thảo

  1. Định nghĩa rõ ràng phạm vi công việc. Xác định điểm bắt đầu hoặc điểm kích họat và sản phẩm sau cùng phân phối đến cho khách hàng
  2. Thiết lập các mục tiêu. Đưa ra các mục tiêu có thể đo lường cho nhóm. Các mục tiêu phải phù hợp với văn hóa của công ty và nên đặt ra sao cho giảm thời gian lãnh đạo, cải tiến chất lượng , giảm chi phí
  3. Tạo ra bản đồ tình trạng hiện hành sơ bộ. Có một nhóm gồm khỏang 3-4 người xem xét quy trình hiện tại. Ghi chú lại thời gian để thực hiện một công việc và thời gian chờ đợi giữa các quá trình. Đây là hoạt động chủ yếu cần chuẩn bị trước vì như vậy sẽ tiết kiệm thời gian quý báu trong buổi hội thảo.
  4. Thu thập tất cả tài liệu liên quan. Ngòai việc thu thập bản đồ tình trạng hiện hành, nhóm cũng cần lấy các biểu mẫu của từng bước. Tất cả thủ tục chuẩn phải có trong suốt buổi hội thảo.
  5. Bố trí bản đồ tình trạng hiện hành trong phòng

Giai đọan 2: Hội thảo Kaizen

  1. Ai là khách hàng của chúng ta ? Nhóm đã xác định các nhu cầu của khách hàng và quy trình hỗ trợ đi theo chưa ?
  2. Phân tích tình trạng hiện hành. Phân tích các bước của quy trình và dòng chảy thông tin. Xác định những mục tạo nên giá trị và không tạo ra giá trị. Lọai bỏ những việc không tạo giá trị
  3. Phát triển triển vọng trong tương lai. Động não và các học viên phải viết ra các ý tưởng của họ. Nhóm nên đánh giá từng ý tưởng để xem ý tưởng nào có thể giúp trong việc hòan thành mục tiêu
  4. Thực thi. Phát tiển kế họach đào tạo và truyền thông
  5.  Đánh giá. Đo lường kết quả bằng cách thiết lập các thông số của quy trình để theo dõi và cải tiến liên tục

Giai đọan 3 : Sau buổi hội thảo –  cải tiến liên tục

  1. Xem xét lại trạng thái của các công việc đang làm
  2. Xem lại các thông số của quy trình để đảm bảo việc cải tiến có khả năng đạt được
  3. Thảo luận những cơ hội cải tiến khác
  4. Tiếp tục cải tiến quy trình

Xây dựng một công ty gọn nhẹ của riêng bạn, mượn ý tưởng của Toyota

13 lời khuyên trong việc chuyển đổi công ty thành một công ty gọn nhẹ (lean)

  1. Bắt đầu hành động với hệ thống kỹ thuật. Bắt kịp nhanh đối với  thay đổi văn hóa
  2. Học hỏi bằng công việc trước rồi đào tạo sau
  3. Bắt đầu với người tiên phong hăng say để tập trung vào hệ thống tiết kiệm và đưa ra mô hình mẫu
  4. Sử dụng việc sắp xếp theo cấp để phát triển tầm nhìn trong tương lai và
  5. Áp dụng kaizen để truyền bá và tạo nên những thay đổi nhanh chóng
  6. Tổ chức dựa trên dòng giá trị
  7. Biến mọi thứ thành những điều kiện bắ buộc
  8. Khủng hoàng có thể là bắt đầu của sự cải tiến, nhưng không nhất thiết làm cho công ty thay đổi một cách đảo lộn
  9. Tận dụng các cơ hội để đón nhận các cơ hội có tác động mạnh về tài chính.
  10. Liên kết các tiêu chuẩn đo lường dựa trên dòng giá trị
  11. Xây dựng nền tảng của công ty và phát triển lối đi riêng
  12. Tuyển dụng hoặc phát triển các nhà lãnh đạo và phát triển đội ngũ kế thừa
  13. Dùng chuyên gia để huấn luyện nhằm có kết quả nhanh chóng 

Nguyên tắc 8: chỉ sử dụng công nghệ đã được kiểm ta kỹ càng và tin cậy để phục vụ con người và quy trình

Việc đưa vào công nghệ mới phải hỗ trợ con người, các quy trình và các giá trị của họ. Công nghệ mới không được thay thế hoặc thế chỗ chúng. Chỉ giới thiệu công nghệ mới sau khi đã được kiểm tra và chứng minh với các bên liên quan của công ty của bạn.

Trước khi chấp nhận một công nghệ mới.  Toyota đầu tiên phải phân tích ảnh hưởng của nó đối với các quy trình đang tồn tại. Nếu họ thấy nó công  nghệ mới làm tăng thêm giá trị cho hệ thống cũ. Công ty sẽ phân tích tiếp để xem có xung đột với triết lý của công ty và các nguyên lý họat động hay không. Nếu nó vi phạm bất kỳ nguyên tắc nào, Toyota sẽ lọai bỏ ngay công nghệ mới đó.

Việc giới thiệu công nghệ mới sẽ được làm thông qua một quá trình đồng tâm, phân tích và lên kế họach cho tất cả nhân viên và chủ đầu tư liên quan tới quy trình. Một quy trình chặt chẽ như vậy sẽ cho kết quả triển khai công nghệ mới suông sẽ mà không có sự kháng cự của nhân viên hoặc đổ vỡ quy trình

Nguyên tắc 9: Phát triển các nhà lãnh đạo hiểu rõ hòan tòan công việc, toan tâm với triết lý của công ty và dạy nó cho nhân viên.

Phát triển các nhà lãnh đạo từ trong công ty hơn là thuê mướn bên ngoài.

Toyota không bao giờ “cướp” chủ tịch hoặc CEO của các công ty khác. Thay vào đó, họ tìm kiếm các nhà lãnh đạo chủ chốt trong công ty- ở các bộ phận bán hàng, phát triển sản phẩm, sản xuất và thiết kế. Triết lý của công ty trong việc thăng chức và có được các nhà điều hành cấp từ trung tới cao trong công ty xuất phát từ niềm tin của công ty rằng họ đã lọai bỏ được sự thay đổi thất thường ở cấp điều hành.

Việc thay đổi văn hóa khi mà có một nhà lãnh đạo mới đến, mang theo sự lộn xộn ở các cấp, nhân viên phải hiệu chỉnh theo các điều lệ mới. Điều này cũng không phát triển năng lực thật sự hoặc lòng trung thành của nhân viên

Toyota tin rằng các nhà lãnh đạo trong tổ chức của họ phải sống và hiểu văn hóa của Toyota mỗi ngày. Họ cũng mong đợi các nhà lãnh đạo của họ đào tạo các cấp dưới cũng sống và hiểu “con đường thành công của Toyota”

Nguyên tắc 10: phát triển những con người tài ba đi theo triết lý của công ty

Sử dụng và hiểu rõ thuyết động viên.

Toyota đã sử dụng các thuyết động viên khác nhau để khích lệ và truyền cảm hứng cho nhân viên của họ để hòan thành xuất sắc nhiệm vụ

Nguyên tắc 4: Cân bằng khối lượng công việc (heijunka)

Hệ thống làm theo đơn hàng cứng nhắc tạo nên rất nhiều hàng tồn kho, chi phí chung, chất lượng sản phẩm và dịch vụ nghèo nàn hơn, và che dấu các vần đề. Để lọai bỏ được nhược điểm này, Toyota đã đưa ra ý đồ cân bằng kế họach sản xuất.

Cân bằng mức sản xuất theo khối lượng và hỗn hợp sản phẩm được biết như heijunka. Quy trình đã không sản xuất ra sản phẩm theo đơn hàng thật sự của khách hàng. Thay vào đó, nó tính tổng khối lượng đơn hàng trong một khỏang thời gian và Cân bằng ra. Kết quả là sản xuất cùng một khối lượng cho mỗi ngày.

Lợi ích của kế họach Cân bằng:

  • Linh hoạt trong việc làm theo những gì khách hàng muốn và khi nào họ cần
  • Giải thiểu rủi ro của hàn hóa không bán được
  • Cân đối giữa lao động và hàng hóa

Nguyên tắc 5: Xây dựng văn hóa mua sắm để giải quyết vấn đề, đạt được chất lượng tốt ngay lần đầu.

Chất lượng cho khách hàng là một động lực của bất kỳ triết lý của công ty nào. Chất lượng được xây dựng trong công ty hoặc ở các quy trình sản xuất. Xây dựng thiết bị cảnh báo sớm trên dây truyền hoặc thiết bị ngăn  không cho sự cố xảy ra làm ngừng họat động hệ thống. Điều này sẽ giúp giảm chi phí và họat động hiệu quả hơn là kiểm tra và sửa chữa các sự cố sau khi xảy ra.

Bạn cũng nên xây hệ thống hỗ trợ để nhanh chóng khắc phục sự cố và tạo ra các tiêu chuẩn. Phát triển nguyên tắc của công ty là ngừng hoặc trì hõan công việc khi có sự cố xảy ra và đạt chất lượng tốt để gia tăng năng suất và lợi nhuận trong dài hạn

Nguyên tắc 6: Chuẩn hóa các công việc là nền tảng cho việc cải tiến liên tục và trao quyền cho nhân viên

Sự chuẩn hóa các công việc là nền tảng cho việc cải tiến liên tục, đổi mới, tăng trưởng và chất lượng. Không thể đề cao bất kỳ quy trình nào cho tới chúng được chuẩn hóa. Chất lượng cũng được bảo đảm như vậy thông các quy trình chuẩn hóa để đảm bảo sự đảm bảo sự nhất quán trong quy trình và sản phẩm.

Khi thực hiện việc chuẩn hóa, cân đối giữa việc cung cấp cho nhân viên các quy trình công ty với lại để cho họ tự do sáng tạo và đổi mới là một việc rất quan trọng. Các tiêu chuẩn nên đủ rõ ràng để đưa ra được những hướng dẫn hữu ích, tổng quát và cho phép một số thay đổi.

Nguyên tắc 7: sử dụng phần điều khiển có hiển thị để không có lỗi nào bị che dấu

Năm S để lọai bỏ sự lãng phí:

  • Phân lọai Chỉ giữ lại những gì cần và vứt bỏ những thứ không cần
  • Sắp xếp. Duy trì sự ngăn nắp. Luôn nhớ rằng, luôn có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ có chỗ của nó
  • Ánh sáng họăc sự sạch sẽ. Quy trình dọn vệ sinh thường là một hình thức kiểm tra mà có thể phát hiện ra các hư hỏng hoặc tình trạng bất thường có thể ảnh hướng đến chất lượng
  •  Chuẩn hóa hoặc đưa ra các điều lệ. Phát triển hệ thống và các quy trình để duy trì và giám sát 3 quy định đã nêu trên
  • Duy trì. Giữ gìn nơi làm việc ổn định là một quá trình đang thực hiện của việc cải tiến liên tục

  theo:  http://www.abcsach.com/

 Mô hình “4P” của “Con đường Toyota”

 tps

Lãng phí trong công việc và các hoạt động ở văn phòng

7 loại lãng phí trong văn phòng (7 Office Waste)

Khi chúng ta nói về 7 loại lãng phí theo TPS (phương thức sản xuất Toyota) rất nhiều người nghĩ rằng chỉ xẩy ra trong hệ thống sản xuất. Không có gì để làm trong các hoạt động của cộng viêc văn phòng. Tuy nhiên, Tôi cố gắng liên tưởng đến các loại lãng phí trong công việc và các hoạt động hàng ngày của chúng ta, Tôi thấy rằng lãng phí tác động tới hiệu quả của bản thân mỗi chúng ta dù bất kì trong sản xuất hay trong công việc văn phòng.

Over production: Bạn đã bao giờ bị Sếp bạn bắt làm lại báo cáo chưa? Bởi vì lý do là báo cáo của bạn quá nhiều thông tin không liên quan và không cần thiết tới yêu cầu của ông ấy, bạn sẽ rất buồn vì bạn làm việc chăm chỉ và siêng năng, mà không được thừa nhận.
Đây là một ví dụ về sản xuất thừa trong văn phòng, Vào ngày 04/01/08 tôi có cơ hội trình bày với Ban Giám đốc FPT-HCM về hoạt động cải tiến, tôi đã tốn rất nhiều công sức để muốn truyền tải được tất cả các vấn đề muốn nói muốn trình bày. Tôi làm slide trình bày vô số, bên cạnh đó tôi còn in ra giấy và đóng thành quyển tài liệu để gửi cho các Anh chị ấy đọc trong khi trình bày.
Vâng bạn có thể điền vào rất nhiều thông tin mà theo bạn sự chuẩn bị đó là rất hiệu quả cho Sếp bạn, và ông ấy sẽ rất thích, nhưng thực chất thì không. Chúng ta gặp phải vấn đề này vì chúng ta không hiểu khách hàng của chúng ta cần gì. Để trách các vần đề này phát sinh trở lại, hãy cố hiểu đúng và chính xác khách hàng của bạn cần gì, bằng cách hỏi họ rằng họ đang kỳ vọng những gì và chỉ bàn giao (truyền tải) cho họ những gì mà họ yêu cầu.

Waiting: Tôi đã từng thấy một số người thích làm việc với rất nhiều công việc khác nhau tại cùng một thời điểm, họ luôn bận với mọi thứ, nhưng cuối cùng thì không có gì xẩy ra, không kết quả rõ ràng, tất cả công việc đều duy trì ở một phía (WIP: bán thành phẩm) sinh ra trì hoãn, không hoàn thành và có cảm giác chán nản.
Phải chắc chắn rằng bạn hiểu năng lực, và khả năng thực thụ của bạn, thực hiện công việc của bạn một cách hợp lý và chỉ khởi động (bắt đầu) một nhiệm vụ mới khi mà công việc trước đó ở trạng thái hoàn thành.
Ví dụ: Tôi yêu cầu các bạn trong phòng của tôi thực hiện các task công việc với thời gian hoàn thành dự kiến cụ thể, nhưng khi Tôi hỏi kết quả thì thường là chưa xong vì nhiều lý do, đặc biệt là lý do đang bận làm nhiều công việc quá cùng một lúc. Vậy tôi lại bị chờ vì công việc liên quan, mặc dù task công việc của tôi đang sẵn sàng.

Transportation: Chúng ta có thể tránh đi lòng vòng trong suốt một tổ chức rộng lớn để gặp các đồng nghiệp cho các hoạt động kinh doanh và cho các công việc liên quan đến họ.
Hãy lấy một ví dụ của bạn tôi đang làm việc tại Vedan, khoảng cách giữa phòng bạn tôi và nhà xưởng cách xa khoảng 10 phút đi bộ, bạn có thể tưởng tượng, khi tôi hỏi có khi nào ông bực mình về chuyện đó không? Bạn tôi nói có nhiều khi dự định đi tới nhà xưởng mình sẽ làm một số việc đang nghĩ trong đầu, nhưng khi đến nhà xưởng, vì đi xa quá và xao lãng nên đã quên đi minh muốn làm gì, hay có khi một ai đó muốn gọi về văn phòng gấp để tham gia một cuộc họp ngoài kế hoạch thì…
Bây giờ để tránh đi bộ không cần thiết, bạn tôi sẵn sàng lên kế hoạch cho chuyến đi tới nhà xưởng. Bên cạnh đó có đầu tư xe đưa đón nội bộ.
Vậy bạn có biết các dự án liên quan đến 1 cửa một dấu của chính phủ chưa? Họ làm tới đâu rồi?

Over processing: Có thể có quá nhiều phím tắt (shortcut) đã được phát triển bởi Microsoft, và tôi cũng muốn thử sức mình, tôi muốn biên chế thêm các cách thức tắt (shortcut) để tìm kiếm dễ dàng, thực hiện dễ dàng, thao tác nhanh gọn. Tôi không hoàn toàn tuân theo quy trình trong rất nhiều trường hợp, và cuối cùng công việc đã bị từ chối hay không thể hoàn thành đúng thời gian vì tôi không hoàn thành thông tin theo quy trình đã quy định. Thời gian của tôi đã bị lãng phí, người quản lý, kiểm soát quy trình hay người làm ra quy trình đó cũng bị lãng phí,
Vì vậy làm ơn hãy tuân theo quy trình, để tránh lãng phí này chúng ta phải cải tiến liên tục quy trình cũng như đo lường được tính hiệu quả của nó nhằm nâng cao hiệu lực buộc mọi người phải tuân theo.

Excess of inventory: Nếu chúng ta xem xét kiểm tra công việc được giao như là kiểm tra đầu vào dòng nguyên vật liệu đang bị trì hoãn cho quá trình có giá trị (VA). Chúng ta bắt buộc phải sử dụng hết nguyên vật liệu đó càng nhanh càng tốt nhằm duy trì mức tồn kho thấp. Thật sự trong công việc chúng ta không làm như thế, mà chúng ta muốn giữ lại các nhiệm vụ được giao đó trong người. Thời gian giữ lại lâu hơn, thì càng nặng nề khi thực hiện triển khai công việc, trường hợp này trở thành tồi tệ khi có nhiều và rất nhiều dòng các công việc tới ngày hết hạn vì thế chúng ta bắt buộc phải làm việc cực khổ hơn để hoàn thành.

Tại sao chúng ta giữ lại công việc? Tại sao chúng ta không thể cầm nó lên, xử lý nó và chuyển nó cho quá trình kế tiếp trong thời gian ngắn nhất?
Ông cha ta có câu “Nước tới chân mới nhảy”

Unnecessary motion: Đối với tôi trốn tránh (đùn đẩy) là loại motion không cần thiết nhất trong một khu vực làm việc. Tôi tin rằng tất cả chúng ta rất ghét một nơi làm việc mà có rất nhiều lý do để trốn tránh công việc, người mà luôn muốn đùn đẩy công việc cho người khác khi có một trách nhiệm nào đó đến với họ, Nhóm người đó thật sự họ rất sáng tạo và họ có thể nói với bạn vô vàn lý do, hay hỏi bạn rất nhiều các câu hỏi làm bạn thiếu mạch lạc và họ đẩy công việc đó về lại cho bạn.

Trong rất nhiều các trường hợp, chúng ta tốn rất nhiều thời gian thương thảo với việc đùn đầy và lẩn tránh, nó có thể lớn gấp nhiều lần thời gian xử lý để hoàn thành công việc trong thực tế.
Tôi có một ví dụ: Ngày đó tôi thực hiện một công việc liên quan tới trách nhiệm của người khác và nhờ họ giúp đỡ để sửa chữa sai hỏng của một thiết bị xử lý tự động. Cuối cùng, tôi chiến thắng trận đấu khẩu và Anh ta đưa ra các chỉ dẫn cho kỹ thuật của Anh ta. Chuyện đáng buồn cười là, nhân viên kỹ thuật chỉ mất 4 giờ để sửa chữa xong vấn đề đó, trong khi tôi phải mất 2 ngày để chiến đấu bằng miệng, bằng mail, . .. và nài nỉ.

Xin hãy nhớ rằng, nếu bạn cho bạn là một chuyên gia, xin hãy hành động như một chuyên gia.

Defect: Làm một việc đúng ngay từ đầu. Nếu bạn yêu cầu giúp đỡ, hãy gọi ngay khi có thể, đừng giữ nó trong lòng rồi tiếp tục thực hiện những sai hỏng. Không có nơi nào cho bạn cả ngàn lý do hay là hành động sửa sai trong tương lai sau khi mọi việc đã lộn xộn lên.
Bạn có thể hiệu quả hơn trong công việc nếu bạn sẵn sàng viết ra tất cả các lãng phí mà bạn tạo ra hàng ngày và hãy thực hiện các hành động cần thiết để loại bỏ chúng từ thói quen của chính bạn.

Đừng hiểu sai về Lean

Đừng hiểu sai về Lean

Trong khi quá trình hình thành và phát triển của hệ thống sản xuất tinh gọn trên thế giới đã diễn ra từ rất lâu, thì ở Việt nam chúng ta vẫn còn rất ít các doanh nghiệp tiếp xúc với hệ phương pháp cải tiến liên tục này. Điều này cũng dễ giải thích khi mà trong nước chưa có nhiều chuyên gia tư vấn tầm cỡ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng Lean đúng hướng và mang lại kết quả lâu dài. Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp lại có suy nghĩ thiển cận rằng chỉ đầu tư nếu việc áp dụng Lean mang lại kết quả tức thì, trong khi những người tham gia triển khai tại doanh nghiệp lại hiểu lầm rằng Lean là tinh gọn, nghĩa là bao gồm cả tinh giản nhân sự, nên họ luốn ái ngại. Trong thực tế thì Lean không đề cập đến tinh giản nhân sự mà là tìm ra phương thức hoạt động hiệu quả nhất, nhanh nhất, chất lượng nhất cho quá trình liên quan đến các nhân sự đang phụ trách. Có thể trong thực tế sẽ loại trừ được các hoạt động không mang lại giá trị, và vì thế không cần nhiều nhân lực cho quá trình đó. Đối với các doanh nghiệp đã triển khai Lean thành công, thì họ sử dụng nhân sự dư ra sau khi tối ưu quá trình để thực hiện các trọng trách lớn hơn nhiều, đó là Liên tục cải tiến tại nơi mình làm việc. Trường hợp không đầu tư người cho công việc cải tiến liên tục toàn thời gian thì sẽ phát sinh thêm một hiểu lầm nữa là, việc triển khai Lean khiến các thành viên trong tổ chức bận rộn và vất vả hơn vì phải làm thêm các hoạt động cải tiến.

Hiểu lầm tiếp theo là cho rằng Lean là công cụ, hay là tập hợp một bộ công cụ rất lằng nhằng và rối rắm. Trong thực tế áp dụng triển khai Lean, doanh nghiệp cần được đào tạo rất nhiều về nhận thức. Lean là loại trừ lãng phí (chi phí), và việc sử dụng công cụ nào hiệu quả nhất để loại trừ là điều cần suy nghĩ và chọn lựa, cấm kị việc áp dụng tất cả các công cụ vào doanh nghiệp rồi tính sau.

Cho đến thời gian này thì hầu như tất cả các loại hình doanh nghiệp đều có thể áp dụng Lean được, không nhất thiết chỉ là Lean sản xuất, mà bây giờ chúng ta có Lean doanh nghiệp, rồi tư duy Lean/Lean thinking… Đây cũng là một điều hiểu lầm đáng tiếc khi nghĩ rằng Lean chỉ có thể áp dụng cho sản xuất mà thôi, trong khi lãng phí xuất hiện khắp nơi, kể cả trong nhà nước, chính phủ, hoặc các cơ quan nghiệp vụ khác.

Có rất nhiều doanh nghiệp hiểu rằng áp dụng Lean là làm cho năng suất đầu ra tăng. Đây là một hiểu lầm nho nhỏ, trong khi Lean định nghĩa một trong 7 loại lãng phí quan trọng nhất là Sản xuất thừa/thiếu (Over Production). Nếu tăng năng suất mà không tăng chất lượng thì lãng phí còn lớn hơn nhiều, hoặc nếu tăng năng suất mà không dựa vào nhu cầu của khách hàng thì còn gây hại hơn là tồn kho quá lớn. Cần phải hiểu đúng vấn đề của Lean là tối ưu nguồn lực.

Lean tại Việt nam

«Mọi người thường copy kết quả cuối cùng của lean thay vi sử dụng phương pháp tư duy “lean” vào tình hình thực tế của mình»

Jamie Flinchbaugh, Lean Learning Center

Vài năm trở lại đây, phong trào áp dụng và triển khai Lean có nhiều chuyển biến tích cực hơn thông qua các hoạt động của câu lạc bộ Lean6sigma network.

Có thể kể tên các doanh nghiệp Việt Nam đang triển khai áp dụng Lean khá thành công như: Hải sản Minh Phú, Bút bi Thiên Long, Giày dép Bitis, Dệt San Hoàng, May Minh Hoàng,…

Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng hoạt động cải tiến liên tục theo Lean, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn. Lý do là vì họ không đầu tư đích đáng và dài hạn cho Lean; chưa có cam kết cao về thực hiện triển khai các thay đổi; chưa tạo ra được một văn hóa doanh nghiệp Lean là luôn tư duy Lean để cắt giảm lãng phí bằng tối ưu nguồn lực và các hoạt động; chưa tìm ra được đội ngũ tư vấn đủ trình độ, năng lực và hiểu biết về văn hóa tập quán của doanh nghiệp Việt Nam để triển khai rộng khắp; sư biến động về nhân sự của các thành viên trong doanh nghiệp triển khai Lean,…

Những trường hợp triển khai Lean thành công là các công ty nước ngoài tại Việt nam như: Nike, các nhà cung cung ứng của Nike, Adidas, các nhà cung ứng của Adidas,, Toyota,…

Nike là công ty áp dụng và triển khai Lean thành công nhất Việt Nam cho tới hiện tại. Nike cũng có thỏa thận với các nhà cung ứng của Nike trên toàn thế giới về yêu cầu triển khai Lean để đạt chi phí thấp nhất, chất lượng tốt nhất và giao hàng đúng hạn.

Đặc biệt Nike chọn Việt nam để thành lập NOS – trung tâm đào tạo và triển khai hệ thống Lean (NOS: là Nike Operation System). Tại đây, các chuyên gia Lean của Nike tổ chức đào tạo huấn luyện Lean và Liên tục cải tiến cho các nhà cung ứng của mình, đồng thời tư vấn triển khai Lean cũng như Liên tục cải tiến cho các đơn vị trực thuộc Nike.

Tương lai nào cho Lean tại Việt nam?

Với những động thái tích cực của các tổ chức, các chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước, với sự quan tâm ban đầu của các cơ quan ban ngành có liên quan, điều quan trọng nhất bây giờ là cần phải có một đội ngũ tư vấn đủ trình độ và kinh nghiệm thực tế, am hiểu văn hóa và ngôn ngữ Việt Nam, nhằm giúp đỡ định hướng cho các doanh nghiệp trong nước tiếp cận theo một lộ trình bài bản và chính thống khi triển khai áp dụng Lean. Thực hiện các khóa đào tạo, chia sẻ rộng khắp cho các lãnh đạo doanh nghiệp biết được tầm quan trọng của việc triển khai áp dụng Lean và hiệu quả lợi ích thật sự từ việc này. Thực hiện triển khai mẫu 3-5 doanh nghiệp đa ngành khác nhau nhằm làm bài học kinh nghiệm và tham khảo thực tiễn.

Và cuối cùng là nên tổ chức các trung tâm đào tạo như Nike để truyền bá và đả thông tư tưởng của tất cả các loại hình doanh nghiệp cũng như các cơ quan chức năng khác.

Phạm Thanh Diệu

5S & Quản lý trực quan

5S quan luc truc quan CiCC

Thân gửi các bạn đọc.

Trong thời gian qua tôi nhận được rất nhiều các yếu cầu về đào tạo- huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, vì thế tôi cố gắng chia sẻ với mọi người các kinh nghiệm để áp dụng triển khai 5S thành công và mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, nó được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng và lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng của mình nữa.

Tôi xin bắt đầu với yêu cầu khi đào tạo 5S là phải gắn liền với công cụ hỗ trợ để 5S thành công là Quản lý hiển thị, 5S không thể nào truyền tải một cách cứng nhắc, nếu chúng ta cứ rập khuôn và sử dụng cái văn hóa luôn chia sẻ,  luôn sẵn sàng làm việc nhóm với tính nguyên tắc và luôn tuân thủ các quy định của người Nhật mà áp vào văn hóa doanh nghiệp Việt Nam thì quả thật rất gian nan.

Hiện nay các tổ chức và các doanh nghiệp ở Mỹ hay ở Châu Âu họ cũng đào tạo và triển khai áp dụng 5S và Quản lý hiển thị, nhưng họ nói rằng hoạt động này là sự khởi động cho một kế hoạch triển khai dài hơi đó là Doanh nghiệp Lean6sigma.

Vậy làm sao để hướng dẫn áp dụng 5S và Quản lý hiển thị gắn liền với các hoạt động cải tiến liên tục Lean6sigma.

Chúng ta nên bố cục lại chương trình đào tạo 5S truyền thống như sau: 

5S & Quản Lý Hiển Thị

GIỚI THIỆU CHUNG:

Khóa học 5S & Quản lý hiển thị được giới thiệu cho bất cứ tổ chức nào đang chuẩn bị bước vào giai đoạn đầu thực hiện Lean6sigma hoặc nhắm đến việc quản lý cơ cấu tổ chức của mình một cách hiệu quả nhất.

NỘI DUNG KHÓA HỌC T/GIAN
Tổng quan về cải tiến liên tục, cấu trúc tổ chức, quản lý điều hành và thực thi các dự án cải tiến, thúc đẩy và duy trì các hoạt động bao gồm cả Kaizen va Innovation trong tổ chức. Hoạt động 5S và Quản lý hiển thị cũng là một phần công việc của Cải tiến liên tục (CI). Ngày 1
Tổng quan về hệ thống sản xuất tinh gọn Lean, nền tảng cơ bản của Lean và công cụ nên bắt đầu là 5S và quản lý hiển thị, nó giúp cho mọi thứ trong tổ chức được phơi bày và thấy rõ, cũng như giúp tổ chức dự đoán trước được tình hình trong tương lai. bên cạnh đó còn rất nhiều các công cụ khác của Lean có thể giúp 5S và Quản lý hiển thị tốt lên, . .
Giới thiệu các loại lãng phí, với triết lý của Lean là loại trừ lãng phí, các lãng phí được lần lượt giới thiệu và tìm cách nhận diện và áp dụng vào mỗi S theo kiểu 5S truyền thống và các hoạt động để loại trừ triệt để các nguyên nhân cốt lõi . . gây ra sai hõng
Giới thiệu & thực tập căn bản 5S (Bài tập trong lớp) cho tới đây bạn sẽ được giới thiệu một cách bài bản mỗi S nhưng theo triết lý của Lean, lúc này đây bạn sẽ cảm nhận được 5S là gì và sự khao khát của bạn đối với hoạt động cải tiến tại khu vực mà mình phụ trách trong đó bao gồm cả khu vực của tôi (my area), Máy móc của tôi (My Machine) và công việc của tôi (My Job). Cứ thế bạn được dẫn dắt qua các cách thức để trực quan các vấn đề, các cải tiến và các đề xuất của mình nhằm cải tiến liên tục khu vực làm việc của bạn.
Ôn tập – kiểm tra. Cách tốt nhất để bạn ghi nhớ và luôn trau dồi các kỹ năng của mình là ôn tập và làm một ít các kiểm tra nho nhỏ, có thể là cùng nhau hỏi đáp, có thể là các ý tưởng được trình bày.
Giới thiệu & thực tập căn bản Quản lý hiển thị (Bài tập trong lớp). Bạn sẽ được giới thiệu về các mức độ của quản lý hiển thị, và lý do tại sao chúng ta phải làm điều đó, lý do tại sao nó phải gắn liền với mỗi S trong chương trình 5S . . . . các cách thức trình bày và các form mẫu được giới thiệu nhằm giúp cho mỗi vị trị có được cách tốt nhất và nhanh nhất mang lại hiệu quả nhiều nhất. Ngày 2
Mối liên hệ giữa 2 công cụ 5S & Quản lý hiển thị, tới đây thì bạn hoàn toàn liên tưởng được mình phải làm gì trong thực tế triển khai, lúc này bạn luôn được suy nghĩ về mỗi S và làm sao để hiển thị, cải tiến nó, được mọi người nhìn thấy cùng chia sẻ và luôn chấp nhận. . .
Vai trò & trách nhiệm trong phát triển và duy trì 5S & Quản lý hiển thị, sự thanh công hay thất bại của các chương trình thì đối với tôi nó đến từ khoảng 50% là sự ủng hộ theo đuổi và quan tâm đôn đốc thúc đẩy của Lãnh đạo, 20% tiếp theo là kỹ thuật, là những thứ mà các chuyên gia truyền tải cho bạn, còn lại 30% tôi nghĩ là đến từ chính bản thân bạn, nếu bạn không chấp nhận thay đổi các thói quen thì có 70% trên là vô nghĩa nếu có thì cũng chỉ mang tính đối phó trong ngắn hạn.
Hướng dẫn lập kế hoạch triển khai 5S & Quản lý hiển thị, đên đây thì mọi chuyện đã trở nên hoàn toàn đơn giản, bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng các phần mềm, các form mẫu, các kiểu lên kế hoạch và theo dõi đôn đốc, thúc đẩy triển khai, bạn cũng sẽ được truyền tải cách thức quản lý 1 dự án là như thế nào. . .
Hướng dẫn đánh giá và duy trì hoạt động 5S & Quản lý hiển thị, vậy làm sao bạn duy trì và luôn khuyến khích được mọi người cùng tham gia, cách mà bạn được học là rất uyển chuyển trong mọi tình huống, và trong tương lai bạn sẽ được đào tạo thành các chuyến gia đánh giá hiện trạng và cải tiến liên tục . . .
Thực hành nhóm thực tế và trình bày, bạn đã bao giờ sử dụng 1 máy ảnh để chụp 1 hiện trạng của 1 khu vực nào đó chưa, trong phần này bạn được chia thành nhóm và thực hành thực tế theo chủ đề của nhóm và làm một bài trình bày ngắn theo nội dung khóa học đã hướng dẫn . .
Ôn tập – kiểm tra,

NHỮNG KẾT QUẢ MONG MUỐN:

  • Hiểu được nguồn gốc lịch sử Lean và sự khác biệt giữa Lean & sản xuất truyền thống.
  • Hiểu được sự cần thiết và quan trọng của 5S & Quản lý hiển thị tại nơi làm việc
  • Nắm được phương pháp thiết lập, tổ chức và cải tiến nơi làm việc
  • Nắm được cách thức giảm chi phí và thời gian tại nơi làm việc
  • Hiểu được vai trò và trách nhiệm của bản thân và tổ chức trong duy trì và phát triển 5S & Quản lý hiển thị  tại nơi làm việc.
  • Khuyến khích, động viên bản thân và mọi người tạo ra nơi làm việc an toàn, sạch sẽ và hiệu quả mọi nơi và mọi lúc.

PHƯƠNG PHÁP:

Trình bày nội dung, chia sẻ cá nhân, thuyết trình cá nhân/đội nhóm, trò chơi vận động kết hợp hoạt động…

HỌC VIÊN: Nhân viên, các cấp Giám Sát và Quản Lý (từ cấp cơ sở đến cấp cao)

THỜI GIAN HỌC:  2 ngày (8.30am – 5.00pm)

SỐ LƯỢNG HỌC VIÊN: Tối đa 24 người

Lean – những câu chuyện ở Việt Nam

A. BĂN KHOĂN…

Nguyên tắc chủ đạo của Lean là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng”. Vì thế, muốn áp dụng Lean, doanh nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền… Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu, hoặc loại bỏ, những hoạt động nào làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng.

Tại hội thảo “Ứng dụng Lean trong quản lý doanh nghiệp để gia tăng lợi nhuận”, do Mekong Capital tổ chức hồi tháng 9, ông Andrew Cheah, chuyên viên Công ty Tư vấn Lean Advisors, cho biết nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu lầm ứng dụng Lean là… sa thải nhân viên. Ông nói: “thực ra Lean chẳng dính dáng gì đến chuyện này mà ngược lại, ứng dụng Lean sẽ không thành công nếu doanh nghiệp giảm bớt nhân sự”. Cũng trong hội thảo, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã nêu lên những khó khăn của mình trong quản lý. Một nhà sản xuất đồ chơi trẻ em bằng gỗ cho biết ông đang gặp khó khăn với vấn đề lãng phí nguyên vật liệu. Khách hàng yêu cầu sản phẩm xuất xưởng phải đẹp và ông đã tìm mua nguyên liệu có chất lượng cao để đáp ứng yêu cầu này. Tuy nhiên, vì sản phẩm có kích thước rất nhỏ nên quá trình sản xuất mắc nhiều lỗi, dẫn đến lãng phí rất nhiều vật liệu. Một nhà sản xuất khác lại gặp vấn đề về năng suất lao động thấp; tinh thần làm việc của nhân viên uể oải; tinh thần phối hợp nhóm để giải quyết công việc chưa cao. Có nhà sản xuất lại đau đầu với giá nguyên liệu tăng mà không thể tăng giá bán sản phẩm…Và điều mà tất cả mọi người đều muốn biết là phải ứng dụng Lean như thế nào để thành công.

Liệu doanh nghiệp nhỏ có cần thiết áp dụng Lean hay không? Theo ông Cheah, đừng nên đợi công ty lớn mạnh mới chuyển sang áp dụng Lean, vì khi đó việc chuyển đổi các hình thức quản trị, sản xuất… sẽ rất phức tạp. “Áp dụng Lean đơn giản chỉ là giải thích cho nhân viên về những gì cần làm để tăng thêm giá trị cho khách hàng, những gì ngược với mối quan tâm của khách hàng là lãng phí”, ông Cheah nói.

B. KINH NGHIỆM VÀ THÀNH CÔNG:

Có lẽ Toyota Bến Thành là câu chuyện về ứng dụng Lean thành công ở Việt Nam được nhắc đến nhiều trong thời gian qua. Đây là một trong những trung tâm dịch vụ bảo trì hàng đầu của Toyota tại Việt Nam. Nhờ áp dụng Lean, Toyota Bến Thành đã rút ngắn được hơn ba phần tư thời gian bảo trì định kỳ cho một chiếc xe, từ 240 phút xuống còn khoảng 50 phút. Đầu tiên, Toyota Bến Thành khắc phục khoảng thời gian chết, chiếm đến hơn một phần tư thời gian bảo trì xe, chủ yếu do các nhân viên phải đợi nhau trong lúc giao và nhận phụ tùng giữa các công đoạn của quy trình. Tuy nhiên, vẫn còn một nửa thời gian bảo trì cần phải đẩy nhanh tiến độ theo yêu cầu của khách. Để cắt giảm lượng thời gian thừa này, Toyota Bến Thành nghiên cứu lại việc sắp xếp chỗ đứng của công nhân trong thao tác để có thể hỗ trợ nhau nhiều hơn, ít mất thời gian di chuyển hơn; sắp đặt lại dụng cụ theo từng thao tác phù hợp để công nhân sử dụng được thời gian tối ưu trong việc lựa chọn dụng cụ làm việc; trang bị thêm các thiết bị chuyên dùng và huấn luyện công nhân sử dụng thành thạo các thiết bị này…
     

Câu chuyện ứng dụng thành công Lean của Toyota Bến Thành cho thấy việc tổ chức quy trình sản xuất hợp lý có ý nghĩa hơn là đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm tăng năng suất lao động. Trên thực tế, nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp ở Việt Nam vẫn chưa thấy được tầm quan trọng của việc quy hoạch mặt bằng nhà xưởng, bố trí máy móc thiết bị phù hợp, rút ngắn thời gian vận chuyển nguyên liệu từ kho vào dây chuyền sản xuất… sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc của công nhân như thế nào. Ở trường hợp của Toyota Bến Thành, vốn đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị mới chỉ khoảng 10.000 đô la Mỹ, còn lại mọi thứ đều tương tự như các trung tâm bảo trì xe hơi khác. Kết quả mang lại không chỉ là sự hài lòng của khách hàng mà còn là lợi ích kinh tế: Toyota Bến Thành đã tăng số lượng xe được bảo trì từ sáu lên 16 chiếc/ngày.

 Đầu năm nay, một doanh nghiệp trong ngành dệt may cũng đã áp dụng Lean khá thành công. Người đại diện doanh nghiệp cho biết, áp dụng Lean thời gian đầu đã gặp phải không ít những nghi ngờ về hiệu quả thiết thực của chương trình, vì nó tác động trực tiếp vào quan điểm quản trị và cách thức điều hành hoạt động của công ty. Giới quản lý cấp cao tại doanh nghiệp này phản đối việc áp dụng Lean vì nó phủ nhận công lao đóng góp của họ. Theo một chuyên gia tư vấn về Lean, đây là tình trạng chung mà phần đông các doanh nghiệp tư nhân Việt Nam gặp phải vì một số người được xem là “trụ cột” phải đối mặt với những thay đổi có thể tác động đến vị trí và tầm ảnh hưởng của họ tại doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp dệt may trên, chủ doanh nghiệp một mặt đã phải hết sức mềm mỏng thuyết phục những người chống đối, mặt khác phải tin vào việc ứng dụng Lean.

Sau khi đã “đả thông tư tưởng” trong ban giám đốc, người chủ doanh nghiệp này lại phải đối mặt với một khó khăn khác: nhân lực quản lý chuyên biệt. Chẳng hạn, trước đây mỗi một sản phẩm may mặc sẽ có một người chuyên phụ trách việc cắt vải, bây giờ áp dụng Lean chỉ còn một người phụ trách việc này cho các nhóm sản phẩm. Đây là điều cực kỳ khó khăn vì tức thời không dễ tìm, hay đào tạo, một người có kỹ năng “chuyên sâu” như thế. Bên cạnh đó, Lean yêu cầu chỉ sản xuất vừa đủ, hạn chế hàng tồn kho. Nhưng điều này lại làm lộ ra nhiều tổn thất tiềm ẩn và tăng áp lực cho nhà quản lý như máy hư không sửa kịp, công nhân bệnh đột xuất… dẫn đến không làm kịp đơn hàng. Tuy nhiên, khi vượt qua được những khó khăn trên thì Lean thực sự phát huy tác dụng. 

Kinh nghiệm đầu tiên ở doanh nghiệp trên là thực hiện chuyền mẫu, tức bố trí công nhân ngồi đúng sơ đồ máy theo luồng di chuyển hợp lý của sản phẩm. Trước đây, mỗi công nhân tự chọn cho mình một chỗ ngồi tùy thích, dẫn đến gián đoạn chuyền sản xuất vì có khi hai công đoạn liền nhau nhưng hai máy lại đặt cách xa nhau. Bài học kế tiếp là cách trả lương. Lâu nay doanh nghiệp trả lương căn cứ theo số lượng, mà không căn cứ vào độ khó của việc tạo ra sản phẩm ở từng công đoạn nên luôn có sự cách biệt lớn về thu nhập trong cùng một chuyền sản xuất. Nay lương được trả theo sản lượng của cả một chuyền sản xuất, nên thu nhập của người lao động được tính toán hợp lý hơn. Người có tay nghề cao hay thâm niên thì doanh nghiệp cho nhân thêm hệ số để giữ chân, đồng thời khuyến khích họ giúp đỡ những người yếu nghề hơn trong chuyền sản xuất của mình. Những kết quả tiếp theo khi doanh nghiệp này áp dụng Lean bao gồm giảm thời gian thực hiện đơn hàng từ 30 ngày xuống còn 15 ngày; giải quyết được tắc nghẽn trong dây chuyền sản xuất (vì bây giờ người giỏi nghề sẽ hỗ trợ người yếu, người làm công đoạn đơn giản sẽ được phân thêm việc cho bằng với thời gian người làm công đoạn phức tạp). Quan trọng hơn hết là giờ đây ở doanh nghiệp, tính đoàn kết của các bộ phận tăng lên, từ đó chuyền sản xuất hoạt động liên tục, công việc giữa các thành viên được cân bằng và thời gian hư hỏng máy móc cũng được rút ngắn lại.

 Nguồn: Văn Hóa – TB Kinh tế Sài gòn

Quality function Deployment (QFD)

Quality function Deployment (QFD) – Triển khai chức năng chất lượng – được diễn giải là trận đồ chức năng chất lượng, đó là một công cụ quan trọng trong ngành công nghiệp sản xuất để cải thiện chất lượng, QFD được nghiên cứu và phát triển tại Nhật cuối thập niên 1960, bởi Giáo sư Shigeru Mizuno và Yoji Akao. Mục đích của Mizuno và Yoji Akao là phát triển một phương pháp kiểm tra chất lượng chắc chắn trong đó sự thoả mãn têu cầu của khách hàng được đưa vào sản phẩm trước khi tạo ra nó. Ý nghiã quan trọng của việc kiểm soát chất lượng này là hướng đến việc cải thiện những vấn đề trong quá trình tạo ra sản phẩm cũng như quá trình sau đó và hướng sản phẩm sau cùng đạt đến những yêu cầu của khách hàng một cách cao nhất.

Mặc dù QFD được hình thành vào cuối thập niên 1960, nhưng mãi đến năm 1972 nó mới được ứng dụng tại xưởng đóng tàu Kobe của Mitsubishi Heavy Industry ở Nhật. QFD đạt đến đỉnh cao khi công ty sản xuất ôtô Toyota ứng dụng và phát triển thành một bảng chất lượng với một “mái ” phía bên trên và tên của bảng này là “ngôi nhà chất lượng”. Ngôi nhà chất lượng mới trở nên quên thuộc ở Hoa Kỳ từ 1998.

Từ 1983, QFD mới được đến Mỹ và châu Âu. Một trường hợp nghiên cứu đầu tiên được ghi nhận vào năm 1986, khi Kelsey Hayes sử dụng QFD để phát triển máy cảm biến với đầy đủ yêu cầu khách hàng. Khi QFD trở nên phổ biến hơn, những người sử dụng QFD bắt đầu nhận thấy khi kết hợp sử dụng nhiều bảng và ma trận của QFD nó sẽ trở nên hữu ích hơn. Mãi cho đến khi American Supplier Institute phát triển và ứng dụng sơ đồ QFD thông qua 4 giai đoạn (kết hợp 4 QFD đơn) thì QFD mới được ứng dụng một cách phổ biến cho những khâu thiết kế mang tính chất phức tạp.

Six Sigma có thể áp dụng cho Doanh nghiệp Việt nam?

Thật đơn giản, Tôi hỏi các chuyên gia nước ngoài rằng:

Câu hỏi:

We are a $4 million per year software company with 35 employees running very lean at the current time and had our first quarter of profitability in 6-years since the company was sold in 2002.  Can we really afford to have full-time “Master Black Belts” and full-time “Black Belts” in a small company?  I am really afraid of the cost of implementing Six Sigma in our company.  Any thoughts out there?

Trả lời:

  • No firm is too small.  COPQ is much higher than many small companies realize and the benefits of quality improvement and management nearly always pay for themselves.  Quality is free, as Phillip Crosby noted.  That said, there are some caveats I use for small, and especially for very small businesses:
  • – Small, rapid projects.  If you don’t have the manpower for dedicated project teams and if you don’t get rapid return on investment you’ll probably abandon the effort.
  • – Focus on core, value added processes — i.e. processes that really matter to your customers.  You may realize savings when you improve internal operations and support functions but your customers won’t know or care.  You may be better off not doing these at all or paying someone else to do them.
  • – Keep it simple.  There are well over 100 tools in the six sigma toolkit.  Some are highly statistical and/or complex.  Others are designed to elicit and exploit the group knowlege of teams.  You may not have the expertise or manpower for either.  When I work with very small businesses I rarely use much more than a Charter, Time Value Chart, Fishbone, and Control Plan.  You may not want to get this lean on your toolkit but I find that it works.
  • – It’s part of the job, not a separate role.  You may not be able staff a six sigma group with full time black belts, or even a single full-time black belt.  Even if you can, that may not be the best idea since everyone else will tend to see that person as responsible.  And, let’s face it, when things get tough that position is likely among the first to go.  For six sigma to really work it needs to become part of the way everyone works.  That doesn’t mean that everyone needs to be a six sigma expert, or even know that they are using six sigma techniques.

=====

Đừng bao giờ nghĩ rằng các chương trình triển khai 6 Sigma chỉ có các Tập đoàn hay các công ty giàu mạnh mới đủ nguồn lực và tiền tài để áp dụng

Hãy suy nghĩ về câu nói này” For six sigma to really work it needs to become part of the way everyone works.  That doesn’t mean that everyone needs to be a six sigma expert, or even know that they are using six sigma techniques”

Tương tự như thế Tôi xin giới thiệu các phát biểu được rút ra từ kinh nghiệm triển khai của các Công ty trên thế giới:

I. Mr. Jeff Osborne Vice President of Six Sigma Plus Honeywell Aerospace’s.

10 commandments of Six Sigma:

  • 1. Six Sigma has one purpose: to serve the business. The business does not serve Six Sigma.
  • 2. The Six Sigma vision and strategy must be a subset of the business vision and strategies.
  • 3. Six Sigma organization must be directly aligned to the business model.
  • 4. Focus on application instead of certification.
  • 5. Project selection is owned by senior management, not by the Black Belts.
  • 6. Measure the business results, not Six Sigma activity.
  • 7. Never overstate Six Sigma benefits. Math wins every time.
  • 8. Six Sigma resources must be business leaders and not statisticians.
  • 9. Six Sigma resources must be full time and dedicated.
  • 10. Six Sigma is a mindset, not a quality program.

What Can’t Six Sigma Do?

  • Six Sigma Can’t Make a Bad Product Marketable
  • Six Sigma Won’t Raise Stock Prices
  • Six Sigma Won’t Bring Immediate Results
  • Six Sigma May Be Too Complex for Young Companies

You’re not going to get to six sigma in one or two years. It takes you anywhere from four to eight years.” The real gains, he adds, come once a company moves beyond improving existing processes to replacing them with more efficient processes tailored to customer requirements

———–

Kết luận:

Leadership Lesson James O’Toole identifies a problem. The problem is not that we don’t know. We know what to do. The problem is that we don’t apply what we know. Because we have not accepted the knowledge. We have not learned. We have not changed. We cannot make others do what we resist.

========

Vậy theo bạn các Doanh nghiệp Việt nam đang ở đâu so với sự thay đổi của Thế giới

Có bao giờ bạn nghĩ một Doanh nghiệm Việt nam chưa bao giờ tiếp xúc với những công cụ này?

Theo bạn, bạn đã biết các công cụ và phương pháp nào rồi?

Tổng hợp CiCC

5S và Quản lý trực quan

5S quan luc truc quan CiCC

Phương pháp 5S

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp luận nổi tiếng. Danh sách này là đề cập đến một phương pháp luận đặc trưng cho, nói một cách không chính xác lắm, “chuẩn hóa việc vệ sinh”, tuy nhiên phương pháp này nhiều hơn chỉ là “vệ sinh”. 5S là một triết học và một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý của quy trình.

Vậy 5S là gì?

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức. Đôi khi 5S được xem như là một phương pháp luận cho công việc giữ vệ sinh, song sự đặc trưng này có thể không chính xác vì việc tổ chức một nơi làm việc hơn hẳn viện việc giữ vệ sinh ( Tham khảo thảo luận về “Seiton” ở dưới đây).

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc. Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng cần thiết. Thêm vào đó, nó chỉ ra nhanh khi cái gì đó bị thiếu bằng những chỉ thị vị trí. Những người ủng hộ 5S tin tưởng lợi ích của phương pháp luận này đến từ việc quyết định cái gì cần phải bị giữ, nơi mà nó cần phải bị giữ, và nó cần phải được cất giữ ra sao. Quá trình ra quyết định này thông thường đến từ một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các công việc cần được thực hiện như thế nào. Nó cũng phát huy tính làm chủ quá trình trong mỗi nhân viên.

Thêm vào đó, sự phân biệt quan trọng khác giữa 5S và “tiêu chuẩn hóa việc giữ vệ sinh” là Seiton. Seiton thường được hiểu lầm, có lẽ vì những cố gắng dịch nghĩa từ này sang tiếng Anh bằng từ bắt đầu với chữ “S” (đại loại như “Sort” hay “Straighten”). Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách nhằm đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những lưu trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả, …

5S bao gồm:

Giai đoạn1 – Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.

Giai đoạn 2 – Seiton (整頓) Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào hiệu quả. Khi chúng tôi dịch điều này bằng “Straighten or Set in Order”, nó có vẻ thích hợp với sàng lọc hay quét dọn, nhưng thực ra chủ ý là sắp xếp công cụ, thiết bị và phụ tùng theo một cách đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp. Chẳng hạn, những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh lưu trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc.

Giai đoạn 3 – Seisō (清掃) Sweeping Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng. Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu. Điểm quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn.

Giai đoạn 4 – Seiketsu (清潔) StandardisingSăn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa. Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình.

Giai đoạn5 – Shitsuke () SustainingSẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem xét các tiêu chuẩn. Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở nên phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ. Tuy nhiên, khi có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp.

Mối quan hệ với các khái niệm khác

5S được sử dụng với những khái niệm Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just-In-Time (JIT). Những nguyên tắc 5S yêu cầu loại bỏ những thứ không cần đển nhằm làm cho việc lấy dụng cụ và phụ tùng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đây là nền tảng của SMED, nhằm tạo điều kiện cho JIT. Bước đầu tiên ở TPM là thao tác dọn dẹp máy móc, cơ bản của 5S. Masaaki Imai (một nhà tư vấn Nhật Bản về quản trị chất lượng) cũng đã đề cập việc sử dụng chiến lược 5S trong cuốn sách về Kaizen của ông.

(theo Wikipedia)

Tổng quan về Six Sigma

Six Sigma là gì?

“Đi theo con đường Six Sigma không đơn thuần là một chiến thuật thực hiện trong việc tiết kiệm chi phí. Six Sigma là một triết lý quản trị. Đó là sự cam kết về quản trị xuyên suốt các quá trình, không phải quản lý chức năng, mà ra quyết định dựa trên các sự kiện thực tế và dữ liệu hơn là các kĩ năng cố hữu. Ban quan trị phải chắc chắn rằng áp dụng Six Sigma là một quết định quản trị vô cùng to lớn.” Trích lời phát biểu trong quyển sách “Making Six Sigma Last,” George Eckes, John Wiley & Sons, Inc. 2001, p. 185

Six Sigma có nghĩa là:

“Six Sigma là một triết lý quản trị ”

“Quản trị theo quá trình, không phải theo chức năng”

“Ra quyết định dựa trên các sự kiện thực tế và dữ liệu hơn là các kĩ năng cố hữu”

Six Sigma được xây dựng dựa vào sự ưu tiên cái gì là quan trọng nhất đối với khách hàng:

  • Sử dụng các công cụ phân tích chuyên sâu để cải tiến quá trình
  • Tập trung hoàn toàn vào giảm sự biến động và sai lỗi.

Sai lỗi xảy ra khi đầu ra của quá trình không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Mục đích của Six Sigma là cải tiến năng lực quá trình để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.

Quá trình 1-Sigma là gì?

khái niệm hoạt động six sigma

Sigma ( ) là một ký tự trong bảng chữ cái Hy Lạp, trong thống kê nó được sử dụng để diễn tả “độ lệch chuẩn” là một đơn vị đo lường mức độ giao động của quá trình

Cộng hoặc trừ một độ lệch chuẩn xung quanh giá trị trung bình là khoảng 68% tổng đầu ra quá trình đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Quá trình đạt 6-Sigma là gì?

Nếu quá trình có bên trai và bên phải 6 độ lệch chuẩn so với trị trung bình đều nằm trong yêu cầu cho phép của khách hàng thì quá trình có 99.99966% cơ hội đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Nói cách khác quá trình có mức Sigma càng cao thì mức độ giao động càng giảm tức độ ổn định càng cao, và mục tiêu cuối cùng của quá trình Six Sigma là, chỉ có 3,4 sai lỗi triên 1.000.000 khả năng gây lỗi.

Mức Sigma – Chi phí kém chất lượng trong sản xuất kinh doanh

Chi phí kém chất lượng là các chi phí phải gánh chịu bởi vì chất lượng của sản phẩm hay quá trình không đảm bảo được 100% hiệu quả tại bất kỳ thời điểm nào.

Chi phí kém chất lượng trong cùng một ngành nghề cao hay thấp là khác nhau giữa các công ty. Nhưng hầu hết các công ty, chi phí kém chất lượng chiếm một tỹ trọng rất cao so với doanh số. Việc đạt được mức Sigma cao hơn thì chi phí kém chất lượng càng giảm đi.

Bảng thống kế sau cho thấy điều đó:

Chi phí lãng phí
Mức Sigma Lỗi trên 1 triệu khả năng Chi phí kém chất lượng
2 308.537 Không có Công ty nào quá tệ hơn mức 2 Sigma
3 66.807 25-40% doanh số
4 6.210 15 -25% doanh số
5 233 5-15% doanh số
6 3,4 <1% doanh số

Với một kết luận đã được kiểm chứng từ nhiều công ty triển khai Six Sigma thành công. Khi tăng mỗi mức Sigma thì tạo ra sự cải tiến 10% thu nhập ròng.

Lịch sử của Six Sigma

Vào những năm 1980, vấn đề thật sự của Motorola là chất lượng của họ quá tệ, cùng vào thời điểm đó thì hầu hết các công ty Mỹ tin rằng sản phẩm có chất lượng thì phải tốn nhiều chi phí. Bill Smith một kỹ sư của Motorola đã nghiên cứu mối quan hệ giữa đời sống của sản phẩm và số lần sữa chữa lại trong suốt quá trình sản xuất của sản phẩm. Năm 1985, Bill Smith đã đưa ra kết luận “Nếu một sản phẩm được tìm thấy khuyết tật và được sữa chữa lại trong quá trình sản xuất thì khuyết tật đó sẽ mất đi nhưng sau đó lại bị khách hàng tìm thấy trong quá trình sử dụng sản phẩm”. Tuy nhiên, khi sản phẩm sản xuất không có khuyết tật thì cũng hiếm khi mà khách hàng tìm thất khuyết tật trong khi sử dụng. Quan điểm về chất lượng sản phẩm có được là do phòng ngừa sai hỏng ngay từ đầu thông qua thiết kế sản phẩm và kiểm soát sản xuất được chú trọng và sự liên hệ giữa chất lượng cao và chi phí thấp hơn dẫn đến sự phát triển của Six Sigma. Dựa vào luận điểm của Bill Smith, Mikel Harry – một kỹ sư trưởng về điện tử đã tạo ra một tiến trình chi tiết cho việc cải tiến mẫu mã sản phẩm, giảm thời gian sản xuất và chi phí sản xuất cho công ty Motorola. Tiến trình này được Motorola đăng ký bản quyền và phát triển thành phương pháp luận Six Sigma bất kỳ một dự án cải tiến liên tục nào sự dụng phương pháp luận Six Sigma đều đi qua các bước tiến hành sau: Define (Xác định) Measure (Đo lường) Analyse (Phân tích) Improve (Cải tiến) Control (Kiểm soát).

Sau đó được phổ biến rộng rãi bởi thành công của tập đoàn General Electric (GE) vào năm 1995. Các tổ chức như Honeywell, Citigroup, Starwood Hotels, DuPont, Dow Chemical, American Standard, Kodak, Sony, IBM, Ford đã triển khai các chương trình Six Sigma xuyên suốt các hoạt động kinh doanh đa dạng từ sản xuất công nghệ cao cho đến dịch vụ và các hoạt động tài chính. Tuy chưa được phổ biến rộng ở Việt Nam, nhưng một vài công ty có vốn đầu tư nước ngoài như American Standard, Ford, LG và Samsung đã đưa chương trình Six Sigma vào triển khai áp dụng.

Những con số biết nói; số liệu tham khảo tại một số công ty áp dụng thành công

BB: Black Belt (Đai đen) người được lựa chọn để đào tạo, thực hiện và quản lý hoàn tất 3 dự án cải tiến có ảnh hưởng liên bộ phận liên chức năng và có kỳ vọng tiết kiệm hay cải tiến phải trên 50 Ngàn USD/năm/1 dự án.

GB: Green Belt (Đai xanh) người được lựa chọn để đào tạo, thực hện và quản lý 1 dự án cải tiến có ảnh hửng trong pham vị công việc của họ, và có kỳ vọng tiết kiệm hay cải tiến phải trên 20 ngàn USD/năm/1 dự án.

WB: White Belt (Đai trắng) là những thành viên trong các đội dự án cải tiến, và tất cả các nhân viên Công ty đều được tiếp cận với 6sigma.

COPQ: Cost of poor quality (Chi phí kém chất lượng) các giá trị tiết kiệm và cải tiến bằng tiền được xác nhận bởi bộ phận tài chính kế toán của Công ty, vi du năm 2007 theo biểu đồ bên trên Công ty tiết kiệm được từ thực thi 13 dự án cải tiến Green belt và 1 dự án Black belt mang về cho công ty một khoảng tiền là 5 triệu USD/năm, tương tự cho năm 2002- 2006.

Số liệu tham khảo tại Công ty phần mềm WIPRO Ấn độ:

Bắt đầu áp dụng triển khai Six Sigma vào năm 1998, từ năm 1998 – 1999, Wipro tuyển dụng và đào tạo các Đai (Belt) thực thi 80 dự án cải tiến 6sigma và có 13 Đai đen và 3 Đai đen làm việc toàn thời gian cho các dự án cải tiến liên tục 6sigma, đào tạo được 150 Đai xanh.

Đến năm 2003 thì Wipro đã thực hiện 1,046 dự án cải tiến Six Sigma và có 170 Đai đen, 38 người làm việc toàn thời gian cho cải tiến liện tục 6sigma, với 700 người có Đai xanh. Tiết kiệm và cải tiến cho Công ty hơn 31 triệu USD/năm.

Do nhu cầu thay đôi và tìm hướng tiếp cận tốt hơn cho những thay đổi đó, Wipro bắt đầu áp dụng triển khai Lean (hệ thống sản xuất tinh gọn) vào năm 2004. Tương tự vào năm này Công ty thực hiện 877 dự án cải tiến Six Sigma và 45 dự án cải tiến theo Lean, mang lại giá trị tiết kiệm và cải tiến cho Công ty khoản tiền là gần 28 triệu USD/năm.

Vào năm 2007, Wipro có tông công khoảng 80,000 nhân viên, thông qua thực hiện 520 dự án 6sigma và 579 dự án Lean, tiết kiệm và cải tiến cho Công ty số tiền là gần 24 triệu USD/năm.

Từ năm 2005 – 2007 Wipro có 10 MBB (Master Black Belt) Trưởng đai đen, MBB là người hoàn toàn am hiểu về kỹ thuật Lean6sigma và có kỹ năng đào tạo và hướng dẫn các Green belt và Black Belt, để được cấp bằng MBB thì người này phải trải qua các khóa huấn luyện đặc biệt và thực hiện các khóa đào tạo hướng dẫn cho ít nhất là 5 BB,

Số liệu tham khảo tại Công ty Johnson Cotrols:

Cấu trức tổ chức cải tiến liên tục của Johnson Controls như hình bên dưới:

Báo cáo lên lãnh đạo cao nhất của nhà máy là CI (Continuous Manager) trưởng phòng cải tiến liên tục.

Trong phòng cải tiến liên tục có các Black belt 6sigma và các chuyên gia triển khai Lean

Đối với các Black Belt 6sigma thưc hiện các dự án cải tiến liên tục theo 6sigma tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Đối với các chuyên gia triển khai Lean, thự hiện các dự án cải tiên liên tục theo Lean, tập trung vào cái tiến các dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu và hiệu quả hoạt động nhà máy.

Trách nhiệm của Lean và 6sigma là phải phối hợp với nhau trong tất cả các hoạt động cải tiến liện tục tại Công ty.

Theo số liệu tình toán và được báo cáo:

Cứ mỗi 100 người thì có 1 Black belt tại Johnson Control.

Và khi đầu tư vào 1 người làm việc toàn thời gian và có đẳng cấp Black Belt thì số tiền tiết kiệm và cải tiến cho Công ty mỗi năm được tính thông qua các dự án cải tiến hoàn thành là:

Đối với hệ thông sản xuất ghế xe Ô tô (theo Just in time: vừa đúng lúc) thì cứ 1 Black Belt hàng năm thu lơi về cho Công ty hơn 511 ngàn USD/năm/1 BB

Đối với hệ thống trang trí nội thất xe Ô tô là hơn 766 ngàn USD/năm/1 BB

Đối với hệ thống nệm xe Ô tô: 280 ngàn USD/Năm/1 BB

Đối với hệ thống may bao ghế xe Ô tô: 534 ngàn USD/năm/1 BB

Số liệu tham khảo tại Công ty General Electric:

GE công bố đạt năng lực Six Sigma năm 2000

General Electric Allied Signal
1995    1999 1995    1999
Tiết kiệm qua Six Sigma – –         $2.1 tỷ $ – –         $0.6 tỷ $
Lợi nhuận tăng 18%     22% 13%     18%
Giá cổ phiếu $32      $135 $22      $57

Kinh nghiệm từ thành công cua GE đã được chia sẻ:

Jack Welch được yêu mến đặt cho nhiều biệt danh khác nhau như “Icon of The Leaders” (Hình tượng lãnh đạo), “A Heroic Form of CEO,” (Một mẫu CEO huyền thoại), “The World Greatest Business Leader,”(Nhà lãnh đạo doanh nghiệp vĩ đại nhất thế giới), “The Manager of the Century,” (Nhà quản lý của thế kỷ) và “CEO of the century.” (Vị CEO của thế kỷ).

Jack Welch – Cựu Tổng Giám đốc của tập đoàn General Electric

Cam kết của Lãnh đạo cấp cao

Việc triển khai Six Sigma thể hiện một cam kết dài hạn và sự thành công của các dự án Six Sigma tùy thuộc cơ bản vào mức độ cam kết bởi ban quản lý cấp cao. Sự thành công của General Electric đối với Six Sigma phần lớn do vai trò đóng góp của ông Jack Welch (cựu Chủ tịch Tập đoàn) trong việc không ngừng ủng hộ Six Sigma và kết hợp chương trình này vào trọng tâm chiến lược của công ty. Jack Welch đã xem Six Sigma là một công cụ quan trọng. Jack Welch được coi là CEO thành công nhất. Tạp chí Fortune tặng cho ông danh hiệu “CEO tạo ra giá trị cao nhất thế giới”. Giá trị thị trường của GE từ 1993 đến 1998 luôn đứng đầu, chỉ đạt 12 tỉ năm 1981 và đã có lúc lên tới 598 tỉ. Những cuốn sách viết về những kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo của ông luôn được người đọc, nhất là giới kinh doanh, đón nhận.

Khi Jack Welch quyết định theo đuổi Six Sigma, năng lực của tất cả các quá trình của GE chi đạt khoảng chừng 3 – 4 sigma, tức khoảng 35.000 lỗi/1.000.000 khả năng gây lỗi, năng lực này là thông thường ở hầu hết các công ty.

Với sự thành công vượt trội khi áp dụng Six Sigma, chỉ riêng năm 1997 các dự án cải tiến theo Six Sigma đã mang lại cho GE khoảng tiết kiệm 300 triệu USD, năm 1998 là 750 triệu USD . . .

So sánh Công ty 3 Sigma và Six Sigma

Công ty 3 Sigma tương đương 93.32% hoàn thiện Công ty Six Sigma tương đương 99.99966% hoàn thiện
  • Chi từ 25~40% doanh số bán hàng cho chi phí kém chất lượng
  • Tạo ra 66,807 ppm (part per million) cơ hội sai hỏng
  • Tin tưởng vào việc kiểm tra để tìm ra sai hỏng
  • Cho rằng chất lượng cao thì giá cao
  • Không có nguyên tắc để thu thập và phân tích số liệu
  • Tự so sánh mình với nhà cung cấp
  • Cho rằng 99% là đủ tốt tức chỉ có 3.8 sigma
  • Xác định CTQ (critical to quality) các điểm trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng trong nội bộ
  • Chi nhỏ hơn 1% doanh số bán hàng cho chi phí kém chất lượng
  • Tạo ra  3.4 ppm cơ hội sai hỏng
  • Tin tưởng vào khả năng của quá trình không tạo ra sai hỏng
  • Biết rằng tạo ra chất lượng cao là tạo nên giá thấp
  • Sử dụng đo lường phân tích cải tiến và kiểm soát và đo lường phân tích và thiết kế
  • Tự so sánh mình với hạng nhất của thế giới
  • Cho rằng 99% là chưa chấp nhận được
  • Xác định CTQ theo yêu cầu bên ngoài

Chất lượng truyền thống /Chất lượng Six Sigma

Danh mục Tiếp cận truyền thống Tiếp cận Six Sigma
Chỉ số
  • % (Tỷ lệ sai hỏng)
  • Tỷ lệ phần triệu (ppm: part per million) hay mức Sigma
Số liệu
  • Số liệu rời rạc
  • Số liệu rời rạc + liên tục
Mục tiêu
  • Hài lòng với quá trình SX
  • Sự hài lòng của khách hàng
Khoảng lỗi
  • Nằm ngoài tiêu chuẩn
  • Cải tiến các giao động động
Phương pháp
  • Công việc+ kinh nghiệm
  • Công việc+kinh nghiệm+ năng lực thống kê
Hành động
  • Từ thấp đến cao
  • Từ cao xuống thấp
Ứng dụng
  • Quá trình sản xuất
  • Thiết kế, SX, bán hàng, bảo hành, dịch vụ  . . .

Nguồn CiCC biên tập và sưu tầm

 

Tiến trình tư vấn Lean Six Sigma và cách thức tiếp cận của CiCC

Phương pháp tiếp cận bắt đầu với một đợt đánh giá hiện trạng gọi là “Lean Six Sigma Assessment”, Nó hoàn toàn phù hợp với mô hình triển khai chuẩn mà các tổ chức áp dụng Lean Six Sigma thành công là theo một cấu trúc chương trình đào tạo và “huấn luyện- trên thực tiễn – trên mỗi thành viên “on-site one-on-one coaching”. Trong đợt đánh giá này các chuyên gia CiCC sẽ nhận diện được những hiện trạng thực tế về tình hình kinh doanh của tổ chức thông qua một báo cáo toàn diện. Các sản phẩm của đợt đánh giá là một lưu đồ dòng giá trị hiện trạng của tổ chức, một danh mục các vấn đề cần triển khai thực hiện cải tiến theo Lean Six Sigma, và một kế hoạch để định hướng cho tổ chức trong việc chuyển đổi mô hình sang Lean Six Sigma. Chúng tôi cố gắng hỗ trợ tổ chức của bạn thay đổi bởi chính bản thân bạn bằng cách phát triển cho bạn một sự khát khao thay đổi để tốt hơn và một khả năng tự thay đổi trong tổ chức và sau đó cung cấp một bộ các công cụ và kỹ thuật để nhận thức được sự thay đổi đó. Để duy trì được kết quả, bạn phải làm điều đó cho chính mình – không có người nào khác làm điều đó thay cho bạn.

Những đề nghị sau đó bao gồm các dịch vụ cần thiết để thực hiện theo kết quả của quá trình đánh giá hiện trạng. Sau khi hoàn thành đánh giá, Chuyên gia tư vấn CiCC sẽ giới thiệu đến bạn với một kế hoạch toàn diện việc triển khai áp dụng Lean Six Sigma và các đề nghị từ phía chúng tôi bao gồm các khoản chi phí và cung cấp cho bạn một cấu trúc các khóa đào tạo và huấn luyện tại chổ nhằm giúp bạn trong việc thực hiện Lean Six Sigma một cách tốt nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.

 

Quá trình đánh giá

Quá trình đánh giá Lean Six Sigma bao gồm ba phần – I. Một lưu đồ hiện trạng của tổ chức, II. Một danh mục các trường hợp cần thực hiện triển khai Lean Six Sigma, III. Một kế hoạch cho việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma. Quá trình bắt đầu với một bảng câu hỏi danh cho khách hàng của bạn nơi mà các khách hàng trả lời các câu hỏi về bạn như là nhà cung cấp, khách hàng, năng lực, quá trình đặt hàng, tổ chức, và các quá trình xử lý khác . . . Mục đích của những câu hỏi này cơ bản là để chuẩn bị cơ sở dữ liệu trước khi các chuyên gia của CiCC đến với bạn. Kết nối các thông tin này giúp cho các Chuyên gia có cái nhìn nhanh chóng và chính xác từ yêu cầu của khách hàng đối với tổ chức của bạn, và các chuyên gia sẽ cố gắng chuyển các thông tin đó thành các hành động để triển khai Lean Six Sigma.

I. Lưu đồ hiện trạng

Lưu đồ hiện trang là một bức tranh tổng quát nhất hiển thị các luồng thông tin, và luồng nguyên vật liệu với lưu lượng của nó, và lịch trình kèm theo thời gian trong quá trình sản xuất kinh doanh của Tổ chức. Chúng tôi sử dụng các định dạng và các biểu tượng tiêu chuẩn phát triển bởi Hệ thống sản xuất Toyota và “Học tập để thấy” của Mike Rother và John shook. Lưu đồ hiện trạng sẽ được phát triển bởi các chuyên gia của CiCC cùng với các thành viên trong tổ chức của bạn. Phương pháp của chúng tôi là không chỉ thiết lập các mốc ranh giới của hiện tại mà còn chỉ cách cho bạn chuẩn bị một lưu đồ đánh giá sự tiến bộ trong lương lại của Tổ chức. Với lưu đồ hiện trạng này, chúng tôi thiết lập các chỉ số đo lường Lean Six Sigma như: Lead time, thời gian chu trình, tỹ lệ chất lượng, năng suất, và chỉ số an toan . . . Trên lưu đồ chúng tôi sẽ ghi nhận các khu vực có cơ hội cải tiến hoặc “các lãng phí” đang tồn tại trong Tổ chức của bạn. Các lãng phí sẽ được nhận diện để xác định các trường hợp nghiên cứu cải tiến điển hình cho việc tiến đến Tổ chức Lean Six Sigma. Phụ thuộc vào độ trưởng thành về Lean Six Sigma của Tổ chức của bạn, mà chúng tôi có thể đồng thời đào tạo và giời thiệu về Lean Six Sigma.

II. Danh mục các trường hợp cần triển khai Lean Six Sigma

Một trường hợp tương đồng với một dự án cần cải tiến được nhận diện từ Lưu đồ hiện trạng sử dụng các dữ liệu hiện tại của Tổ chức để xác định xem có bao nhiêu tiền có thể tiết kiệm được thông qua việc thực hiện triển khai các dự án Lean Six Sigma. Chúng tôi nhìn vào các lãng phí được xác định từ: dữ liệu của khách hàng, dữ liệu sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, chất lượng, tồn kho, và chi phí của giao hàng trể . . . để xác định giá trị của dự án Lean Six Sigma. Chúng tôi sau đó ước tính tổng chi phí của việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma gồm dịch phí dịch vụ tư vấn của Chúng tôi và các chi phí nội bộ khác mà Tổ chức của bạn phải trả nhằm so sánh vời số tiền tiết kiệm được hàng năm khi triển khai thành công Lean Six Sigma (ROI). Nếu phân tích đầu tư này đáp ứng các tiêu chí của tổ chức thì chúng tôi có thể tiến hành với sự tin tưởng cao việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma tại Tổ chức của bạn. Nếu phân tích này không đáp ứng được các tiêu chí của Tổ chức của bạn thì chúng tôi có thể dừng lại hoặc đánh giá lại chiến lược để tiến tới các thỏa thuận trong lương lai.

III. Kế hoạch triển khai Lean Six Sigma

Mỗi một hoạt động trong kế hoạch triển khai đều có một bộ các hành động đề xuất với các yêu cầu về thời gian và nguồn lực để hoàn thành đúng cam kết. tiêu biểu hoạt động này bao gồm:

  • Phát triển cấu trúc Lean Six Sigma nhằm thay đổi nền tảng cơ bản của tổ chức bằng cách hình thành một ban chỉ đạo triển khai áp dụng Lean Six Sigma và một đội ngũ các chuyên gia cải tiến liên tục theo Lean Six Sigma cho Tổ chức
  • Kế hoạch đào tạo cho quản lý và điều hành
  • Kế hoạch đạo tạo cho nhân viên
  • Kế hoạch phát triển một hệ thống đo lường hiệu quả theo Lean Six Sigma (thẻ cân bằng scorecard)
  • Tầm nhìn dài hạn cho bố trí mặt bằng theo Lean Six Sigma
  • Tầm nhìn cho lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất theo Lean Six Sigma
  • Kế hoạch cho “thí điểm Lean Six Sigma”
  • Kế hoạch và thời gian cho kế triển khai với quy mô rộng khắp toàn Tổ chức
  • Kế hoạch và thời gian cho việc lôi kéo nhà cung ứng tham gia vào việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma

IV. Kế hoạch cho hoạt động đánh giá

Hai tuần trước khi đánh giá, CiCC sẽ gửi cho bạn một bảng câu hỏi rất chi tiết. Bạn phải điền vào tất cả các dữ liệu và gửi lại cho chúng tôi trước khi bắt đầu ngày đánh giá tại Tổ chức của bạn.

CiCC sẽ gửi một nhóm gồm hai đến ba chuyên gia trong vòng ba ngày đến năm ngày để cùng với đội ngũ được lựa chọn trong Tổ chức của bạn, những người này phải có kiến thức sâu rộng về tổ chức và được quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho, dữ liệu chất lượng, dữ liệu sản xuất, dữ liệu lương nhân viên, tổ chức, kế hoạch dài hạn của Tổ chức.

  • Trong thời gian tại Tổ chức bạn nhóm sẽ:
  • Tham quan chi tiết các phòng ban chức năng, nhà xưởng . . .
  • Phỏng vấn với các nhà quản lý
  • Lên lịch phỏng vấn với các phòng ban
  • Phỏng vấn với các quản lý chuyền, nhà xưởng
  • Phỏng vấn với kế toán
  • Phỏng vấn chi tiết với đội ngũ lãnh đạo được lựa chọn tham gia vào ủy bản triển khai
  • Phỏng vấn với đội kỹ thuật hệ thống
  • Phỏng vấn với Mua hàng
  • Xem xét lại dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng
  • Xem xét các dữ liệu sản xuất
  • Xem xét các tiêu chuẩn sản xuất và hiệu quả hoạt động
  • Xem xét các tài liệu lưu trữ
  • Xem xét các dòng thông tin
  • Xem xét các mô hình mới giới thiệu các tiêu chuẩn
  • Xem xét các chi phí tiện ích

CiCC sẽ chuẩn bị lưu đồ hiện trạng của Tổ chức, các trường hợp cần cải tiến và kế hoạch thực hiện triển khai áp dụng Lean Six Sigma.

CiCC sẽ trình bày các báo cáo với lãnh đạo của Tổ chức.

V. Chi phí đề nghị

Chi phí cho việc đánh giá và trình bày phương án được tính trong trường hợp bạn không đồng ý ký kết hoặc ngừng kế hoạch triển khai tiếp theo (liên hệ với chúng tôi để biết chi tiết). Nếu Tổ chức của bạn lựa chọn đi tiếp với một cấu trúc đào tạo hàng tháng và tư vấn huấn luyện triển khai thực tế tại chổ như các đề nghị từ đợt đánh giá hiện trạng thì chi phí đánh giá này sẽ được tình vào chi phí của việc triển khai thực hiện trong tương lai dưới hình thức hợp đồng tư vấn là từ một năm đến năm năm.

 Tải file: Quá trình từ vấn Lean Six Sigma của CiCC (Tại đây)

Gioi thieu CiCC

Khóa học kiểm soát dòng lưu chuyển nguyên vật liệu / Material Control – Kanban

Kanban là gì?

Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. 

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả doanh nghiệp nói chung đều có phương pháp quản lý sản xuất khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Từ đó mang lại hiệu quả kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp và tạo được sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường, góp phần củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp, trong đó Kaban là có thể được coi là một mô hình quản trị riêng, hoặc là một phẩn của Lean Manufacturing 

Khái niệm

Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method ). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. Phương thức quản lý ở Toyota bao gồm 1 phần rất quan trọng là “Phương thức quản lý KANBAN”.

Nội dung

Kanban là công cụ kiểm soát SX, có thể có nhiều màu sắc để chỉ định nguyên liệu và các công đoạn khác nhau. Đối với trạm công việc này kanban là một phiếu (thẻ) đặt hàng, còn đối với trạm kế tiếp nó trở thành một phiếu vận chuyển – chỉ định rõ phải nhận bộ phận, chi tiết hay nguyên liệu nào từ trạm trước nó với số lượng bao nhiêu.

Thông tin trên kanban:

  • Tên và mã số các bộ phận chi tiết,
  • Tên và vị trí nơi sản xuất ra các bộ phận chi tiết đó (ở qui trình trước),
  • Tên và vị trí nơi các bộ phận chi tiết sẽ đến (qui trình sau),
  • Vị trí khu vực tồn trữ,
  •  Số lượng các bộ phận chi tiết trong một lô hàng, loại thùng chứa, sức chứa mỗi thùng …

Kaban Kép

8-a337d9180a
 
7-eb96318019

 Ví dụ 1 thẻ kanban

10-37fd98c354Phân Loại

Kanban vận chuyển (transport kanban): đây là loại dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm cho công đoạn sau.
Kanban sản xuất (production kanban): đây là loại dùng để báo cho dây chuyền sảnxuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm để bù vào lượng hàng đã giao đi.
Kanban cung ứng (supplier kanban): đây là loại dùng để thông báo cho nhà cung cấp biết cần phải giao hàng.
Kanban tạm thời (temporary kanban): kanban được phát hành có thời hạn trong cáctrường hợp bị thiếu hàng.
Kanban tín hiệu (signal kanban): là loại dùng để thông báo kế hoạch cho các côngđoạn sản xuất theo lô

 Nguyên tác của Kanban

  • Mỗi thùng hàng phải chứa một thẻ Kanban trên đó ghi tên chi tiết, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng
  • Chi tiết luôn được “kéo” bởi công đoạn sau
  • Không bắt đầu sản xuất khi không nhận được kanban
  • Mỗi khay, thùng phải đựng đúng số lượng được chỉ định
  • Không được giao chi tiết phế phẩm cho công đoạn sau
  • Số lượng kanban cần được giảm thiểu
  • Khoảng thời gian giữa các lần giao cần được giảm thiểu 
13-a9fcc3b596
Kanban là phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bằng các bảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn. Trong dây chuyền sản xuất không có chi tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất không có sản phẩm tồn kho, cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho.
Đúng chính xác giờ A thì chi tiết,linh kiện được ráp trên dây chuyền đến công đoạn A, ngay tại thời điểm linh kiện đến công đoạn A thì các bộ phận vệ tinh phải đưa chi tiết (hàng) vào đúng ngay giờ khắc và dây chuyền công đoạn đó, đưa đúng đủ số lượng cần thiết, không dư không thiếu và không thể lệch một phút, khi đến công đoạn B ,C,D thì cũng như vậy cho đến khi hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh.
Sản phẩm hoàn thành xong sẽ được giao cho khách hàng hoặc đưa xuống cảng tập trung để xuất khẩu ngay lập tức đúng với hợp đồng, vận đơn đặt hàng. Khôngcó sản phẩm tồn kho trong bãi sản xuất.

Ưu điểm của phương pháp Kanban

  • Độ chính xác giờ giấc
  • Độ chính xác sản phẩm…
  • Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu 
  • Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao.
Ví dụ một mẫu xe mới nếu như công GMC của Mỹ với quy trình quản lý cũ là họ ômhết từ A đến Z thì sẽ mất 10 năm mới đổi model xe được thì với Toyota chỉ cần một hoặc 2 năm là họ có thể thay đổi mẫu mã xe mới toàn bộ vì họ áp dụng phương pháp sản xuất này.

 Nhược điểm của phương pháp Kanban

  • Đòi hỏi phải có một hệ thống cơ sở hạ tầng của xã hội tốt, hoàn hảo.
  • Đòi hỏi toàn dây chuyền sản xuất phải có một hệ thống nhân viên và kỹ thuậtviên có trình độ và kiến thức cao,ý thức kỷ luật lao động cao, bởi vì chỉ cần một nhân viên của bộ phận vệ tinh vô kỷ luật, kiểm tra một con ốc không kỹ thì cả dây chuyền phải ngưng làm việc.
  • Đòi hỏi Chính phủ, Nhà nước phải có một hệ thống văn bản pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh, một hệ thống nhân viên chính phủ giữ đúng kỷ cương tôn trọng pháp luật vì ví dụ chỉ cần một nhân viên hải quan nhũng nhiểu làm khó dễ trong lúc chuyển vận hàng hoá phụ kiện là sẽ kéo theo việc ngưng hoạt động toàn bộ dây chuyền liên quan đến toàn bộ quy trình hoạt động ngay lúc đó
  • Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh nghiêm ngặt, nếu không rất dễ bị lộ kỹ thuật ra ngoài

Sưu tầm

Page 3 of 612345...Last »
Share

*Tư vấn - Đào tạo - Huấn luyện theo yêu cầu với nhiều hình thức thanh toán linh hoạt - Địa điểm phù hợp với từng nhu cầu cụ thể* Dismiss