Tôi rất vui về việc tham gia vào buổi nghị sự này. Trong thời gian đó tôi đã đưa ra việc huấn luyện và dịch vụ tư vấn về Benchmarking. Trong cuộc metting này hứa hẹn một cơ hội để gặp gỡ những người huấn luyện, tư vấn và những khách hàng tiềm năng khác. Nó cũng là một cơ hội để xác định  tình trạng thực tế Benchmarking như được đại diện bởi một vài tổ chức hiểu rõ do nó có thể xem xét qua kinh nghiệm từ các quá trình. Nó là một chương trình nghị sự thu hút ở hầu hết các bộ phận  những người tìm ra một chương rtình tuyệt vời. Những người tham gia thì dường như đã có một suy nghĩ tốt về nó từ trước và sau sự kiện đó.

Tôi tham gia vào buổi hội nghị để quan sát  và lắng nghe những người tham gia khác và nghe những gì mà những người đại diện phát biểu. Những khán giả tại đại hội được chia thành hai loại rõ ràng. Loại thứ nhất là những người có kiến thức sâu về Benchmarking. Có lẽ những người này đã đọc về nó hoặc là đã vượt qua khoá học của giải thưởng Baldrige hoặc đã tham dự vào một hội nghị về chất lượng. Họ tham gia vào buổi hội nghị này để tìm tất cả quá trình áp dụng Benchmarking như thế nào trong tổ chức của họ. Điều quan trọng là những người tham gia khá im lặng. Họ sẽ có dịp để hỏi nhưng hầu hết họ chỉ im lặng lắng nghe. Nhóm thứ hai gồm những người tham gia đe thực hiện quá trình này. Trong một vài trường hợp tổ chức của họ đã bắt đầu giới thiệu quá trình và họ đang tạo ra sự ăn khớp trong mục tiêu Benchmarking đầu tiên. Những người tham gia khác có một vài kinh nghiệm và họ tham gia để mở rộng tầm nhìn, học hỏi từ những chuyên gia và bắt đầu quá trình Benchmarking cùng với những người làm Benchmarking khác Một bộ phận khác của nhóm này có nhiệm vụ huấn luyện và quản lý quá trình Benchmarking trong tổ chức của họ. Những câu hỏi của họ cụ thể và đầy đủ để mở rộng và tạo nên các phương pháp.

Thông tin từ những đại diện có logic giúp cho những khán giả dễ dàng theo dõi. Hầu như tất cả những người đại diện đều hiểu rõ về quá trình Benchmarking bởi vì nó được sử dụng trong tổ chức của họ và họ minh hoạ bằng những ví dụ từ chính quá trình của họ. Họ cũng làm tăng thêm thú vị cho nhưng bài học từ chính những kinh nghiệm của họ. Những bài học  này được học  chăm chỉ  sau khi đã chạm trán với  vấn đề về quá trình. Bất cứ khi nào họ có nhu cầu cơ bản về những bài học này.

Suốt buổi hội nghị, lời bình luận của những khán giả thì xác thực và lạc quan. Những câu chuyện không hay được truyền bá giữa những người tham gia. Buổi hội nghị kết thúc vào ngày thứ hai lời bình luận và việc lập lại những hành động  trong buổi hội nghị của những người tham gia trở nên thú vị hơn việc đại diện của chính họ. Tôi tìm kiếm những gì thừa thãi của chính mình trong thời gian giải lao.

Ba cách thảo luận  bắt đầu với một vài quy tắc. Đầu tiên, những người bắt đầu chú ý những sự đại diện phải có những đặc trưng riêng. Những câu chuyện, mô hình và những bài học tất cả bắt đầu giống nhau. Đây là những tin tức tốt – xấu được nhắc lai: dường như những thông tin tốt là những thông tin từ những người làm Benchmarking có kinh nghiệm, những tin tức xấu dường như là những yếu tố buồn chán.

Loại thứ hai của buổi thảo luận là mô hình đưa ra trong buổi thứ hai  là khác nhau. Mặc dù họ cũng xuất hiện tương tự nhưng mặt còn lại không phải là 2 mô hình giống hệt nhau. Những khán giả hỏi,”có phải là chúng tôi phải tự tạo ra mô hình cho mình không?”. Những cá nhân tìm kiếm những thông tin rõ ràng về việc mở rộng chính xác, sự khác biệt của những mô hình là sự tăng lên của những câu hỏi. Những tin tức tốt là tất cả những mô hình được chia sẻ  bởi điểm đặc trưng, tin tức xấu là việc không tao ra cho khán giả những yếu tố chung này.

Loại thứ ba của buổi hội nghị là phần mà tôi quan tâm nhất. Nhiều người tham gia  cảm thấy rằng họ nhận được nhiều kinh nghiệm về Benchmarking từ mỗi tổ chức đại diện. Tuy nhiên, khi họ rời khỏi buổi hội nghị họ vẫn không biết là họ phải xây dựng một  chương trình Benmarknig cho chính tổ chức nào. Mặc dù họ không mong đợi mỗi hành động có thể được xem xét, những người này cảm thấy không đủ thời gian để bắt đầu chương trình Benchmarking.

Có một suy nghĩ tinh quái (có điều thiếu sót hơn là lợi nhuận). Tôi ghi chép sự quan sát của tôi từ buổi hội nghị và tìm kếm một cơ hội để kiểm tra lại những điều  mà mình đã kết luận. Tôi có cơ hội thứ 2 trong 3 tháng tới. Buổi hội nghị tương tự thứ hai bởi một tổ chức khác làm về Benchmarking. Cả hai đều diễn ra vào 2 ngày, mỗi ngày có khoản 150 phần. Những vấn đề đặt ra trong buổi hội nghị thì  thật sự chính trong lần đầu tiên tôi đã tham gia. Tuy nhiên, lần này tôi không những lắng nghe báo cáo từ những người tham gia đại hội nữa, mà tôi còn đặt ra những tình huấn phỏng vấn nhỏ khi có cơ hội. Tôi hỏi những câu hỏi mở: bài học nào quan trọng bạn thu được từ hội thảo? Yếu tố nào cua quá trình Benchmarking mà bạn nghĩ là nó chi tiết hơn. Thách thức của bạn ngay lúc này là gì? Bạn và tổ chức của bạn bắt đầu từ đâu? Có nhiều người đã hỏi tôi nếu tôi là người báo cáo.

Câu trả lời ở hai cuộc hội nghị này là giống nhau. Mặc dù có một hoặc hai người đại diện trong buổi hội nghị này họ thảo luận những vấn đề của Benchmarking, nhưng họ đại diện cho một phần nhỏ trong vấn đề lớn của hội nghị.

Kinh nghiệm của việc tham gia từ những cuộc meeting này và lắng nghe những điều cần thiết về Benchmarking và từ dó tôi viết nên cuốn sách này. Cuốn sách này đại diện cho một mô hình Benchmarking chung cho bất kỳ tổ chức nào, cho dù nó lớn hay nhỏ, sản xuất, dịch vụ, công cộng hoặc cá nhân, nội bộ hoặc nước ngoài. Tôi đề nghị một chương trình mà 1 cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức đều có thể thiết lập quá trình Benchmarking cho mình.

(Còn tiếp)